Особенности управления документацией за рубежом

 

Содержание

 

Введение

ГЛАВА ПЕРВАЯ. Особенности управления документацией за рубежом

1. Правовое регулирование управления документацией …………………………… 7
2. Понятие документооборота, организации работы с документами. Особенности электронного документооборота …………………..………………………………. 9
3. Система международных стандартов  ……………………………………………. 14

ГЛАВА ВТОРАЯ

2.1. Нормативное регулирование электронного документооборота и управление документацией …………………………………………………………………………. 20

2.2. Особенности управления документацией и нормативное регулирование ……. 21

ГЛАВА ТРЕТЬЯ. Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта

2.1 Сравнительная характеристика российского и зарубежного направлений развития систем документооборота……………………………………….. …………. 30

2.2 Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в России и пути их решения …………………………………………………………….  37

2.3 Изменение системы национальных стандартов в сфере документационного обеспечения управления как фактор интеграции России в мировое сообщество

Заключение

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ

РИС. 1 Конгресс США

РИС. 2 Объединенная сессия Конгресса в Палате Представителей 28 января 2003 года

Таблица 1. Сравнение российских и западных методов организации  документооборота

 

 

 

Введение

По данным журнала «ASAP», за год в мире производится около 6 млрд. документов; обычный служащий тратит в год около 150 часов на поиск утерянной информации. Встает острая потребность предоставления необходимой информации в готовом  для «потребления» виде с последующим ее предложением. Автоматизация документооборота подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные (адреса, номера договоров, даты заключения договоров, суммы и т.д.), которые могут потребоваться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах. Системы управления документацией являются средством автоматизации крупномасштабного формализованного бизнеса, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную.

Переход к экономике рыночного  типа ставит вопрос о создании соответствующих  современным условиям единых норм и  требований к системе документационного  обеспечения управленческой деятельности.

направленные на переход  от традиционного делопроизводства, от классического деления документации «по системам» к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические  достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и  оперативных целей управления в  любых организациях, особенно в государственном  аппарате управления.

Одним из важных компонентов  этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении – управления документацией и введение его не только в научный оборот, но и в практику.

Термин «управление документацией» широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами  документации, носит название «Национальный  архив и управление документацией» (National Archives and Records Administration). Буквальный перевод немецкого термина «Schriftgutverwaltung» означает «управление письменными документами». Английский термин «Records Management» также переводится как управление документами¹.

Системы электронного документооборота (СЭД) давно стали решением этой проблемы для крупных коммерческих организаций  и органов государственной власти, однако средний и малый бизнес долгое время находился «без присмотра» соответствующих производителей. В  последнее время ситуация стала  меняться в лучшую сторону. Если прежде в автоматизации документооборота у нас были замечены лишь крупные  предприятия и государственные  структуры, то сегодня в этот процесс  всё больше вовлекаются средние  компании и даже небольшие фирмы. Современные СЭД уже дают ощутимый экономический эффект на предприятиях различного масштаба.

 Особенностью современного общества является непрерывный обмен информацией. Актуальная, полная, достоверная, своевременная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации.

Управленческая деятельность связана с информационным обменом  между субъектами и объектами управления. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие своевременных решений, определение стратегии развития организации.

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса  на все сферы деятельности человека является широкое использование информационных технологий. На современном уровне их развития работа с информацией (сбор, анализ, хранение, распространение и т.д.) осуществляется быстрее, эффективнее. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в системе управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается профессионализм специалистов, занятых в управленческой деятельности².

Мы под управлением документацией будем понимать одно из ключевых направлений деятельности, осуществляемой в рамках документационного менеджмента организации, и включает текущее функционирование и оптимизацию подсистемы документационного менеджмента.

В процессе управления документацией  организации решаются следующие  основные задачи:

• организация рационального документооборота;
• контроль исполнения документов;
• оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности организации) архив;
• последующее хранение документов в архиве³.

Конечной целью управления документацией является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку  документированной информации в  обусловленные содержанием деятельности организации сроки и с наименьшими  материальными затратами.

Для совершенствования системы документооборота в деятельности российских организаций и значительного увеличения конкурентоспособности при выборе наиболее рациональной и эффективной организации работы с документами необходимо проанализировать зарубежный опыт в данной сфере в построении законодательной базы и в непосредственном управлении документацией.

Высокая значимость и недостаточная  практическая разработанность проблемы определяют несомненную новизну  данного исследования.

Изучение вопросов, связанных  с данной тематикой, носит как  теоретическую, так и практическую значимость.

Результаты исследования могут быть использованы для разработки методики анализа «Организации документооборота за рубежом». Теоретическое значение заключается в том, что избранная  для рассмотрения проблематика находится  на стыке сразу нескольких научных дисциплин.

Целью дипломной работы является – проведение сравнительного анализа практики внедрения электронного документооборота РФ на примере США и выявление перспектив развития электронного документооборота в РФ.

Для достижения поставленной цели определены теоретические и научно-практические задачи:

Проведение сравнительной  характеристики развития законодательной  базы внедрения электронного документооборота в США и РФ.

1. Рассмотреть развитие законодательной базы использования электронного документооборота РФ и США и основы их взаимодействия.
2. Выявить проблемы технологического внедрения развития электронного документооборота РФ и США.
3. Рассмотреть примеры внедрения электронного документооборота.
4. Сделать выводы по использованию в РФ опыта внедрения национального электронного документооборота США.

Таким образом, предметом  исследования является – национальная система электронного документооборота.

Объектом исследования является – российский и американские законодательные  акты и технология внедрения и  использования электронного документооборота.

Гипотезой дипломной работы является – внедрение электронного документооборота в мировой практике является актуальным в связи с  развитием Сети Интернет и интернет – взаимодействия. США, как первопроходец  в данной сфере является примером схемы национального внедрения  электронного документооборота на котором  можно произвести построение эффективной  схемы создания и внедрения присутствия  страны в Сети Интернет.

Задачи в дипломной  работе затрагивают большой объем  информационной базы, как законодательного, так и практического характера.

Анализ научных статей, учебных пособий, исследований позволяет  утверждать, что интерес к зарубежному  опыту работы с документами растет.

В процессе подготовки курсовой работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Делопроизводитель», «Секретарь-референт».

При написании курсовой работы использовались труды российских специалистов в области документационного  обеспечения управления (А.Ю. Арнд, М.Н. Костомаров, С.Л. Кузнецов, М.В. Ларин, О.А. Романов, О.И. Рысков, Н.А. Храмцовская  и др.).

Обзор литературных и законодательных  источников показал, что степень  изученности разных проблем неодинакова.

В публикациях Семилетова С.И. Храмцовской Н.А. Кукариной Ю., Соловяненко Н рассматриваются  нормативные реламенты создания и развития электронного документооборота, как в России, так и за рубежом. В публикациях Стырина Н.А, Приходько Л.А., Мансуровой Н.А. рассматриваются хронологические этапы внедрения национального электронного документооборота.

Особое внимание уделено  стандартам ИСО 15489-2001 «Информация и документация – Управление документацией» и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Проведенный анализ состояния  теоретического фундамента формирования и совершенствования документационного  обеспечения управления свидетельствует  о том, что многие стороны данной проблемы еще не нашли достаточно полного отражения в публикациях.

Основой методологии исследования, проведенного в данной работе, является сравнительный анализ технологии внедрения  электронного документооборота, различий управления процессом внедрения  и организации материального  обеспечения процесса, как технологической  унифицированной разработкой.

Для решения поставленных задач использовались методы: сравнительного и системно структурного анализа, классификационный, статистический, графический. Методологический фундамент исследования составили принципы объективности и системности, диалектическое представление об процессе и возможностях его познания. Выбор структуры работы обусловлен поставленной целью и последовательностью решаемых задач: работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава первая

1. Правовое регулирование управления документацией

Глобализация международных  отношений на современном этапе  привела к возрастанию значения международно-правового регулирования  документооборота.

Представляют также интерес  консолидированные акты, посвященные  как общим вопросам регулирования  электронной торговли, в том числе электронным сделкам, так и применению электронных подписей, например, Федеральный закон США 2000 г. «Об электронных подписях в международной и внутренней торговле»; Закон «Об информационных технологиях», принятый в 2000 г. в Индии.

Мировой тенденцией является стремление государств обеспечить общий  подход к использованию электронных  документов в трансграничных отношениях. Важный шаг в этом направлении  был сделан с появлением Конвенции  ООН «Об  г. Конвенция регламентирует электронное трансграничное взаимодействие применительно к коммерческим договорам. В ней затрагиваются вопросы местонахождения сторон при заключении договоров с использованием электронных средств, времени и места отправления и получения электронных сообщений, использования автоматизированных систем сообщений для заключения договора, критериев соответствия электронных сообщений бумажным документам, электронных методов подтверждения подлинности.

Важнейшей тенденцией является закрепление в зарубежном законодательстве возможности и даже необходимости  использования информационно-коммуникационных технологий в государственном управлении. Так, например, в США, Италии, Финляндии  и Греции приняты законы, регулирующие переход к электронному документообороту в административных отношениях. В  США в соответствии с законом 1998 г. о ликвидации бумажного документооборота в государственных органах были разработаны правила, направленные на то, чтобы облегчить государственным  органам определение, какие документы  могут быть переведены в электронную  форму, а какие должны быть сохранены в бумажном виде; решить вопрос о регистрации и хранении документов. Создание специальных актов на внутригосударственном уровне не способствует развитию международных отношений, т.к. законодательство разных стран по-разному подходят к определению основных правовых институтов и принципов правового регулирования.