Организационное проектирование систем ДОУ

    Следует отметить, что именно делопроизводство сегодня, предлагая разработку табеля форм документов, пытается провести упорядочение управленческого процесса путем расписывания порядка составления и согласования документов при решении определенных вопросов.

    В последние годы идет массовое внедрение  автоматизированных технологий в процесс управления. И здесь сразу же препятствием становится неупорядоченность управленческих процессов и отражающих их систем делопроизводства. Наиболее часто предлагаются программы автоматизации документооборота. Как известно, документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. И именно автоматизация документооборота требует особенно тщательной подготовки. Прежде всего, надо решить чисто управленческие вопросы: распределение обязанностей, делегирование полномочий для решения задач, определение, кто какие задачи решает, на каком уровне, установление порядка согласования документа, его подписания (16; с. 13).

 

 

1.2. Сущность и задачи  организационного  проектирования

    Научно  обоснованное формирование организационных  структур управления – актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода (22, с. 178).

    Под проектированием вообще понимается прикладная деятельность по созданию моделей определенного объекта или процесса (24, с. 72). Вновь создаваемые или усовершенствованные различные объекты и процессы являются продуктом проектирования.

    В результате проектирования разрабатываются  проекты по созданию новой, либо целенаправленному изменению существующей технологической или социально-экономической системы, либо создание или развитие различных видов процессов (технологических, информационных и т.п.).

    Понятие «проект» используется как в «узком», так и «широком» смыслах. В «узком» смысле проект представляет собой документально оформленный план (модель) сооружения, конструкции, технологии, системы управления и т.п. В «широком» смысле проект рассматривается как единое целое, включающее основные фазы его жизненного цикла: формирование замысла и постановка целей; подготовка и разработка проекта; реализация проекта; завершение проекта (ввод в эксплуатацию, выход на заданную мощность, внедрение в производство и т.п.) (27, с. 308).

    Наиболее  сложным является проектирование производственных систем, предприятий в целом, либо отдельных производств и подразделений. Проектирование производственной системы предполагает разработку и взаимную увязку проектов технической, организационной, информационной, социальной и др. систем, обеспечивающих функционирование предприятия по производству и реализации продукции и услуг.

    Важнейшим средством повышения эффективности  производственно-сбытовой деятельности предприятий на рынке, сохранения его  конкурентоспособности в долгосрочном периоде времени является уровень его «организационного развития», способности приспособления организационной системы к изменениям во внешней и внутренней среде.

    Организационное развитие рассматривается и как  философская концепция и методология  внутрифирменных изменений при рассмотрении предприятия как «открытой системы», и как всеобъемлющая, последовательная и многоуровневая стратегия, нацеленная на средне- и долгосрочные перспективы, и как подход к управлению сложными изменениями на корпоративном уровне и т.п.

    Процесс организационного развития включает семь этапов (14, с. 32):

    1)      определение миссии организации;

    2)      оценка внешних и внутренних условий;

    3)      сбор данных;

    4)      обеспечение вовлеченности персонала в процесс перехода;

    5)      постановка целей изменения;

    6)      осуществление изменений и развивающие мероприятия;

    7)      оценка и закрепление изменений.

    В зарубежной литературе в рамках организационного развития системы выделяют понятия  «организационный инжиниринг» и  «реинжиниринг бизнес - процессов».

    «Организационный  инжиниринг» направлен на рациональные (инжиниринговые) решения широкого комплекса организационных задач. Задачей организационного инжиниринга является выделение и типизация ключевых компонентов производственной системы и их «настройка» (согласование) для достижения поставленных целей в процессе изменений. Ключевыми компонентами организации предприятия как открытой системы, подлежащих изменению (совершенствованию), являются (14, с. 34):

    структура – организационная, юридическая, финансовая и т.д.;

    бизнес-процессы (как способ реализации функций системы);

    системы менеджмента (механизмы, регулирующие бизнес-процессы в организации, и  способы взаимодействия структурных  элементов) – системы внутрифирменного планирования и контроля, мотивации, управления качеством, внутрифирменная нормативная база и т.д.

    «Реинжиниринг бизнес-процессов» (РБП или англ. BPR – business process reengineering) представляет радикальную перестройку деловых (бизнес)-процессов для значительного улучшения показателей работы действующих  бизнес-организаций. Реинжиниринг бизнес-процессов является составной частью и инструментом организационного инжиниринга и направлен на создание совершенно новых и более эффективных бизнес-процессов, часто без учета того, что было ранее на предприятии.

    Важным  являются рассмотрение организационного проектирования как неотъемлемой функции  организации производственной системы, обеспечивающей ее постоянное развитие и совершенствование.

    Организационное проектирование как функция организации  состоит в разработке таких организационных элементов и отношений в создаваемой (моделируемой) системе, при реализации которых возникшее организационное целое обладало бы свойствами высокой надежности, устойчивости и экономичности» (22, с. 41).

    Объектом организационного проектирования является производственная организационная система, а предметом – комплексное моделирование организационной системы (24, с.13).

    Пузыревский Л. С. определяет организационное проектирование предприятия как моделирование организационной системы, осуществляемое либо перед строительством, либо накануне значительных организационных преобразований действующего объединения, предприятия (24, с. 15). При этом им выделяются следующие основные задачи:

    1) подобрать элементы системы в  количественном и качественном отношениях;

    2) разместить элементы в пространстве;

    3) установить структуру системы  как горизонтальную (технологическую), так и вертикальную (управляющую);

    4) разработать регламент процессов,  происходящих в системе;

    5) установить характер информационных взаимосвязей элементов системы;

    6) спроектировать технологию управленческих  процессов.

    Американский  экономист Дж. Гелбрейт под проектированием  организации понимает постоянный поиск  наиболее эффективного сочетания организационных  переменных.

    Авторы работы «Системология организации» считают, что в процессе организационного проектирования осуществляется решение следующих задач:

    1)      разделение труда и специализация;

    2)      депертаментализация и кооперация;

    3)      связи между частями и координация;

    4)      масштаб управляемости и контроля;

    5)      иерархия организации и ее звенность;

    6)      распределение полномочий и ответственности;

    7)      централизация и децентрализация;

    8)      дифференциация и децентрализация;

    9)      дифференциация и интеграция (10, с. 22).

  

 

1.3. Производственная  система как объект  проектирования

    Предприятие или производственная система как  объект организационного проектирования является сложной организационной  динамической системой, функционирующей  в органическом единстве и взаимодействии объекта и субъекта управления. Предприятия создаются для удовлетворения общества в конкретных продуктах и услугах. Основным элементом предприятия как организационной системы являются люди, поэтому важнейшей задачей организационной системы является координация и осуществление деятельности людей, направленную на производство и реализацию требуемых обществу (потребителям) товаром и услуг. Наиболее полным определением организационной системы дано Абдуловым П. В.: «Организационной системой называется такая система, структурными элементами которой являются люди, осуществляющие преобразование ресурсов этой системы. Как правило,  – это сложные многоуровневые системы, состоящие из множества взаимодействующих элементов и подсистем. Характерной особенностью организационной системы, отличающей ее от систем другого типа, например от технических систем, является то, что каждый элемент организационной системы принимает решение по организации действий, т.е. является решающим элементом. Некоторые из них принимают решения по организации только своих собственных действий – это исполнительные элементы. Элементы, принимающие решения по организации не только своих собственных, но и действий некоторых других элементов, объединенных или не объединенных в коллективы или организации, – это руководящие элементы системы» (9, с. 8 – 9).

    Предприятие как сложная система состоит  из большого количества элементов с  их отношениями, объединяемые в различные  подсистемы и подразделения, коллективы которых с помощью комплекса  различного рода сооружений, оборудования, устройств, технологии и т.п., выполняют конкретные задачи. Построение таких систем имеет иерархический характер. Подсистемы различного уровня могут состоять из подсистем и элементов нижестоящего уровня.

    Организационный проект предприятия включает оргпроекты входящих в него подсистем и элементов. При этом в системе «Предприятие» выделяются четыре группы подсистем (24, с. 17):

    1) подсистемы общего управления  – линейное руководство, технико-экономическое  планирование, оперативное планирование, интегрированная обработка информации, подсистема комплексного развития;

    2) комплексные подсистемы – заготовительные,  обрабатывающие и сборочные цехи;

    3) функциональные подсистемы –  конструкторская и технологическая  подготовка, обслуживание, материально-техническое снабжение, сбыт, персонал;

    4) организационно-технические подсистемы  – планировка в пространстве, схема грузопотоков, состав оргоснастки,  условия труда.

    В целом управляющая система предприятия  включает подсистемы общего управления и управляющие блоки комплексных и функциональных подсистем (Приложение 2).

    Предприятие является открытой системой, поэтому  при организации его функционирования требуется учитывать условия  внешней и внутренней сред.

    Внешняя среда предприятия – это его окружение: экономическое (состояние экономики страны, региона), политическое, правовое, социальное, технико-технологическое (научно-технический прогресс), ресурсы (наличие и доступность материальных, трудовых, финансовых, информационных ресурсов), социальное, организационное, международное, а также региональная среда (состояние спроса и предложения, покупатели, поставщики, посредники, конкуренты, инфраструктура рынка).

    Предприятие должно вести постоянный анализ внешней  среды, своевременно выявлять изменения условий внешней среды и принимать эффективные меры, как при разработке стратегии своего развития, так и при принятии решений в текущей производственно-сбытовой деятельности.