Контрольная работа по "Делопроизводству"

Заведующий архивом организации при приеме дел в архив проверяет правильность оформления документов, наличие подписей, даты и других необходимых реквизитов документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для оформления в соответствии с действующими требованиями.

9. В дела должны формироваться только исполненные документы.

Для этого на каждом документе в соответствии с СТБ 6.38-95 оформляется реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Эта отметка проставляется исполнителем документа на нижнем поле первого листа документа слева и содержит следующие данные:

      запись "В дело";

      номер дела, в котором будет храниться документ;

      дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении;

      личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя;

      дату.

Например:

В дело 2-3. .

Подготовлен ответ.

Исх: № 2-3/128 от 13.01.2009

Сухова

13.01.2009

В том случае, если вопросы, изложенные в документе, решены в ходе личных или телефонных переговоров, об этом также делается на документе соответствующая отметка об исполнении.

При формировании документов в деле следует учитывать, что до­кументы внутри дел располагаются в определенном порядке.

1. Вопросно-логический - когда документы в деле располагаются в логической последовательности решения того или иного вопроса.

2. Хронологический. При соблюдении этого принципа в деле формируются документы, относящиеся к определенному хронологическому периоду (год, квартал, месяц). Как говорилось выше, в деле группируются, как правило, документы одного делопроизводственного (календарного) года, за исключением переходящих дел.

3. Нумерационный. Данный принцип используется в том случае, когда в деле группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (приказы, протоколы, квитанции, накладные и др.).

Поскольку регистрация документов осуществляется в течение делопроизводственного года, в наступившем году заводятся дела, в которых документы вновь располагаются с первого номера.

Особо следует обратить внимание на формирование документов, в основном приказов (распоряжений), протоколов, состоящих из нескольких томов. В заголовках таких дел указываются номера документов, сформированных в данном томе. Например:

Дело № 1-3. Т. 1

Приказы №№ 1-99 директора предприятия по основной деятельности

Начато 02.01.2009

Окончено 20.07.2009

Дело № 1-3. Т. 2

Приказы №№ 100-150 директора предприятия по основной деятельности

Начато 21.07.2009

Окончено 31.12.2009

4. Алфавитный. При использовании этого принципа документы в деле группируются в алфавитном порядке - по фамилиям авторов документов, организаций-корреспондентов и др. Этот принцип применяется при формировании в дела, прежде всего лицевых счетов работников на выдачу заработной платы, обращений граждан.

Так, обращения граждан могут располагаться в делах в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Повторные обращения или дополнительные документы подшиваются к данной группе документов. В течение года дела с обращениями граждан можно формировать и по фонологическому принципу. По окончании года их переформировывают по алфавитному принципу, что облегчает в дальнейшем поиск документов, поступивших от конкретного заявителя.

При формировании лицевых счетов в алфавитном порядке по фамилиям работников может быть заведено несколько томов этого дела. В таком случае их заголовки могут быть следующими:

Дело № 5-6. Т. 1

Лицевые счета работников с буквы "А" по букву "К"

на выдачу заработной платы

Дело № 5-6. Т. 2

Лицевые счета работников с буквы "Л" по букву "Я"

на выдачу заработной платы

Говоря о принципах систематизации документов в деле, следует учитывать, что эти принципы, как правило, комбинируются.

Например, в делах с приказами, протоколами сочетаются нумерационный и хронологический принципы; в делах с обращениями граждан - алфавитный и хронологический; в делах с перепиской - вопросно-логический и хронологический.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и др.) формируются в дела по видам и по хронологическому принципу с относящимися к ним приложениями.

Так, если приказами были утверждены инструкции, положения, правила, они формируются в деле с приказами руководителя по основной деятельности вслед за этими приказами. Протоколы заседаний располагаются в делах в хронологическом порядке, по номерам. Документы к заседаниям, являющиеся приложениями к протоколам, при значительном их количестве формируются в отдельные дела и систематизируются в деле по номерам протоколов заседаний. Заголовок такого дела может быть сформулирован следующим образом: "Приложения к протоколам заседания Совета директоров объединения".

Предложения, заявления, жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и разрешению группируются в самостоятельные дела. В этих целях номенклатурой дел в организации предусматривается формирование дела в том или ином структурном подразделении (канцелярии, отделе кадров и др.). Хранение документов и формирование обращений у исполнителей в различных структурных подразделениях запрещается. При этом предложения граждан по улучшению работы данной организации хранятся постоянно и, соответственно, формируются в отдельное дело.

Плановые и отчетные документы формируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от даты их составления или поступления.

Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года действия. Отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года.

Переписка формируется в дела за период делопроизводственного (календарного) года. В дело с перепиской помещаются все документы, возникающие в ходе решения вопроса.

При формировании личных дел документы располагаются в них в следующей последовательности:

        внутренняя опись документов, имеющихся в деле;

        дополнение к личному листку по учету кадров;

        личный листок по учету кадров;

        автобиография;

        копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

        заявление о приеме на работу;

        копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Далее в процессе ведения личного дела документы включаются в него в хронологической последовательности.

При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, индексов, дат и других необходимых реквизитов документов. В личное дело материально ответственного работника включается договор о материальной ответственности. В личное дело не включаются копии приказов о предоставлении отпуска, о наложении взысканий, справки о местожительстве, медицинские справки и др., так как они группируются отдельно от личных дел и хранятся три года.

При большом объеме приказов по личному составу, касающихся приема на работу, увольнения, перевода, командирования, премирования и т. п. (как правило, более двухсот по каждому виду приказов), их целесообразно формировать в самостоятельные дела. При этом осуществляется порядковая нумерация в пределах календарного года по каждой группе приказов.

Оформление дел, принимаемых в архив организации, представляет собой комплекс работ по их технической обработке. Эта работа проводится в структурных подразделениях организации под непосредственным контролем заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел организации.

Документы подшивают и хранят в твердых папках (скоросшивателях). Различают две формы брошюровки документов в скоросшиватели: правую и левую. При правой форме брошюровки документы располагают в порядке поступления, т.е. последний документ подшивают сверху. Эта форма брошюровки пригодна только для временного хранения, так как архивные правила запрещают расположение документов постоянного и долговременного хранения в порядке, обратном хронологическому.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя дела, нумеруются. Листы дела нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, причем цифры не должны задевать текста документа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), также нумеруются отдельно по каждому тому (части).

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне, в левом верхнем углу листа.

Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются.

В тех случаях, когда при нумерации листов было допущено большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом, ставится новый номер листа. В этом случае составляется новый лист-заверитель, который помещается в конце дела.

2. Образец информационного письма

Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.

Информационное письмо оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами информационного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе

Пример письма-напоминания

Общество с ограниченной ответственностью

«СТРОЙ-ТАУН»

Некрасовская ул., д.8/10, Москва, 103031                                                       

Тел.: (495) 325-91-21, факс: (495) 321-99-33

E-mail: stroy@mtu-net.ru

ОКПО 03842808,              ОГРН 10377003887964,

ИНН/КПП 77097033140/771002001

   19.02.2009_ № __02-13/56__

На № ________ от __________                                          Директору Тихорецкого

                                                                                                                завода железобетонных

О выполнении условий договора                                           изделий

поставки от 11.12.2008 № 8/17                                          В.И. Иванову

В соответствии с договором поставки от 11.12.2008 № 8/17 ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес железобетонные изделия различного ассортимента в течение 2009 г. ежемесячно, начиная с февраля месяца, равными партиями, однако партия изделий в количестве 840 шт., предназначенная для поставки в феврале месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 26.02.2009.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку изделий, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.5. договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задержки.

Генеральный директор                            Кондратьев                                          А.Н. Кондратьев

С.С. Сидоров

325-44-98

Заключение

Формированием дел называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.