Контрольная работа по "Делопроизводству"

Вариант№15

1.Функции документов на  предприятии

2.Нормативные акты, регламентирующие  процесс документирования.

3.Составить распоряжение

 

1 Функции  документов на предприятии

Информационно-документационное обеспечение деятельности любого предприятия  является одной из важнейших обслуживающих  функций.

Существующие системы  организации делопроизводства можно  разделить на три основных вида:

• централизованная;
• децентрализованная;
• смешанная.

При централизованной системе  все операции по осуществлению делопроизводства сосредоточиваются в одном структурном  подразделении.

При децентрализованной системе  организации делопроизводства все  виды работ выполняются самостоятельно каждым структурным подразделением.

Смешанная форма применяется  в крупных учреждениях со значительным объемом документооборота.

На небольших предприятиях эту работу могут выполнять отдельные  лица (секретарь, референт, менеджер по общим вопросам, офис-менеджер и  др.). На крупных предприятиях выполнение функций делопроизводства может  выделяться в самостоятельное структурное  подразделение (управление делами, канцелярия, секретариат и др.) или объединяться, например, в общий отдел, в состав которого включаются:

• секретариат;
• юридическая служба;
• общий отдел (с выполнением ряда функций по материально-техническому обеспечение собственных нужд предприятия);
• экспедиция, которая может включать в себя ряд групп по направлениям работы с документами;
• копировально-множительная служба;
• архив.

При этом возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении.

Служба ДОУ (документационного  обеспечения управления) – структурное  подразделение предприятия, занимающееся вопросами организации и осуществления  документооборота и делопроизводства в целом.

Типовыми функциями службы ДОУ являются:

• полное информационно-документационное обслуживание деятельности предприятия;
• организационно-методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства во всех структурных подразделениях предприятия;
• внедрение и использование современных средств оргтехники с целью совершенствования и рационализации делопроизводства на предприятии;
• организация повышения квалификации работников предприятия в сфере ДОУ.

Стандартом документооборот  определяется как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Требования к документообороту:

• прямоточность движения документов;
• избирательность распределения документов между руководителями и исполнителями;
• прохождение документов кратчайшим путем, исключая или сводя к минимуму встречные и возвратные перемещения;
• обусловленность перемещения документов деловой необходимостью;
• единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов;
• однократность выполнения каждой операции;
• приспособленность к новым информационным технологиям.

Документооборот как технологический  процесс состоит из нескольких частей, называемых документопотоками.

Документопоток – это  совокупность документов, выполняющих  определенное целевое назначение в  процессе документооборота.

Каждый из потоков характеризуется  определенной направленностью, составом и количеством движущихся документов.

Выделяют три основных потока:

• поступающие документы – входящий документопоток;
• исходящие документы – исходящий документопоток;
• внутренние документы – внутренний документопоток.

Документы каждого из потоков  с целью анализа могут классифицироваться по ряду признаков (вид документа; система  подчиненности предприятий; тип  отправителя – юридическое или  частное лицо; массовый или разовый  вид документа); вид рассматриваемых  вопросов – основная или неосновная деятельность; функциональный признак  и др.) Документопотоки регулируются: нормативными документами (стандарты, УСД и др.); целями и задачами самого предприятия, особенностями его деятельности.

Количество документов всех потоков за определенный период времени (месяц, квартал, год) в сумме составляет объем соответствующего документооборота.

Годовой объем документооборота используется для определения численности  работающих; количества и состава  средств оргтехники службы документационного обеспечения предприятия.

Совершенствование, рационализация и разумное уменьшение документооборота является одной из достаточно важных проблем управления.

В то же время существуют объективные факторы, прямо влияющие на рост количества документов:

• создание новых предприятий, организаций и учреждений;
• расширение производственных и торговых связей;
• увеличение выпуска продукции и расширение ее ассортимента.

Одна из важнейших функций  организации работы с документами  – функция учета документов.

Учет обеспечивается регистрацией документов – записью учетных  данных о документе по установленной  форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Также  регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести  поиск документов по запросам подразделений  и работников предприятия.

Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в прил. 2, а  подлежащих и не подлежащих регистрации, в прил. 3.

Хранение документов и  их использование являются важной составляющей организации работы с документами  на предприятии.

Система хранения документов представляет собой совокупность средств, способов и приемов учета и  систематизации документов с целью  их поиска и использования в текущей  деятельности предприятия.

Документы предприятия подшиваются  в дела.

Дело – совокупность документов по отдельному вопросу или участку  деятельности, сформированных в хронологической  или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку.

Номенклатура дел –  систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в системе делопроизводства предприятия, расположенных в определенной последовательности с указанием  сроков хранения.

По срокам хранения (на коммерческих предприятиях) дела классифицируют на дела временного (до 10 лет) и постоянного (свыше 10 лет) хранения.

Движение документов во всех случаях отражает организационную  структуру аппарата управления предприятия  и распределение обязанностей между  его составными частями.

Выделяют типовую схему  движения документа на предприятии. Она включает следующие этапы:

1 – прием и первичная  обработка документов;

2 – предварительное рассмотрение  и распределение документов;

3 – регистрация документов  и ведение справочно-информационной  системы (см. прил. 3);

4 – рассмотрение руководством  и направление документов в  структурные подразделения;

5 – исполнение документов.

В зависимости от типа документа  и особенностей деятельности предприятия  эта схема может меняться.

 

2.Нормативные  акты, регламентирующие процесс  документирования.

В настоящее время регламентации  делопроизводственных процессов уделяется  особенное внимание: разрабатывается  законодательная база, нормативные  документы, создатели которых стремятся  как можно более отчётливо  отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил  ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная  информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании  информационных технологий, установил  обязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон «О бухгалтерском  учете», указав, что бухгалтерский  учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального  учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил  правила оформления первичных учетных  документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться  оправдательными документами. Эти  документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает  создание первичных и сводных  учетных документов на бумажных и  машинных носителях информации. В  последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных  актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических  лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого  одним лицом другому.

В ряде статей установлены  требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ТК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

Федеральные законы «Об акционерных  обществах» и «Об oбществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документом.

Статья 89 закона «Об акционерных  обществах» и ст. 50 закона «Об обществах  с ограниченной ответственностью»  определяют обязанности обществ  по хранению документов. Закон установил  обязательность хранения документов обществ  по месту нахождения их исполнительных органов. Общества отвечают за упорядоченность  документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации.

Эта норма тесно связана  с требованиями Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах, которые установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находившиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому  многие документы учреждений, организаций  и предприятий по истечении определенного  срока должны передаваться на хранение в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.

Закон «О языках народов  Российской Федерации» (в редакции от 24 июля 1998 г) (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

В Федеральном законе «Об  основах государственной службы российской Федерации», посвященном  правовым основам организации государственной  службы и положению государственных  служащих, регламентируется порядок  документирования прохождения государственной  службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного дела.

Правовые акты Российской Федерации

Постановлением правительства  Российской Федерации в 1997 г. утверждены «Правила подготовки правовых актов  федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен  также порядок его государственной  регистрации в Министерстве юстиции  РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и  присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в  силу.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по Уровням доступа к ней.