Экспертиза ценности документов и передача дел на архивное хранение

     Номенклатура  дел организации на предстоящий  календарный год составляется в  последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации  и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 

     Номенклатура  дел должна согласовываться с  архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения  функций и структуры организации  разрабатывается новая номенклатура дел.

     Номенклатура  дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел  следует руководствоваться:

• уставом или положением об организации,
• положениями о структурных подразделениях,
• штатным расписанием,
• номенклатурой дел организации за прошлый год,
• описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
• регистрационными формами,
• ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,
• типовыми и примерными номенклатурами дел.

     В номенклатуре дел предусматриваются  заголовки дел для группировки  документов, отражающие все документируемые  участки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел  организации включаются дела временно действующих органов, документы  которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации  или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации). 

     Номенклатура  дел составляется по следующей унифицированной  форме:

Индекс  дела	Заголовок дела	Количество  дел, томов, частей	Срок хранения и номера статьей по перечню	примечание
1	2	3	4	5

 

       Основой для определения структуры  номенклатуры дел является структура  (штатное расписание) организации.  Разделами, подразделами и другими  делениями номенклатуры дел являются  названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров  и т.п.). 

     Графы номенклатуры дел организации, ее структурных  подразделений заполняются следующим  образом:

• в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);
• в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;
• в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;
• в графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации;
• в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. 

     По  окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры дел  заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного  и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел  организации, в обязательном порядке  сообщаются архивному учреждению, о  чем в номенклатуре дел проставляется  отметка с указанием должности  лица, сделавшего отметку, и расшифровки  его подписи. 

     Форма итоговой записи к номенклатуре дел  организации приводится в основных правил работы архивов организаций.

     При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск  документов. 

 

3 ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ 

3.1 Подготовка и передача дел в архив 

     Подготовка  исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования  в справочной работе учреждений и  пополнение Государственного архивного  фонда Российской Федерации.

     Подготовка  исполненных документов к хранению включает:

• экспертизу ценности документов;
• оформление документов, сдаваемых в архив;
• составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
• обеспечение сохранности дел;
• передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).

3.2 Оформление документов сдаваемых  в архив

 

     Все дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления. При оформлении должна быть проделана  следующая работа:

• документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;
• нумеруют листы дела в правом верхнем углу (простым карандашом или нумератором);
• в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;
• на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составляют внутренние описи дел (если они не были составлены ранее) и подшивают их в начале дела;
• переплетают дело;
• на обложке дела дополнительно указывают количество листов (согласно заверительному листу), срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.

3.3 Передача дел в архив организации

 

     Завершающим этапом процесса делопроизводства архива является передача дел в архив учреждения, или в ведомственный архив (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и в процессе её деятельности.

     Обычно  архив при передача дел руководствуется  следующими правилами. Документы должны быть обязательно дополнительно  оформлены и описаны в унифицированных  учетных архивных формах. Оформление дела - это комплекс работ по его  переучету, нумерации листов, составлению  заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно  с момента заверения дела в  делопроизводстве и завершается  в процессе подготовки к передаче дел в архив после окончания  календарного года, в течение которого дело было заведено. Также архив  при передаче дел может устанавливать  и дополнительные правила, установленные  согласно внутренним инструкция по приёму-передаче документов в архив.  
С момента заведения и до передачи дел архив они хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

     За  сохранность документов, находящихся  в стадии делопроизводства, несет  ответственность руководитель организации. Передаче дел в архив подлежат законченные делопроизводством  документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу после истечения двухлетнего  срока их хранения и использования  в структурном подразделении. Их передача производится только по описям дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный  архив не подлежат и должны храниться  централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных  подразделениях. В исключительных случаях  по решению руководителя организации  они могут быть переданы в ведомственный  архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный  архив.

3.4 Составление описи дел

 

     Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она предназначена для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве.

     Опись составляется на документы одного года. Дела в описи располагаются по степени важности. На дела с документами  постоянного хранения и со сроком хранения более 10 лет составляются отдельные описи.

     В зависимости от объема документооборота в организации, могут составляться как общие описи дел, так и  описи на дела каждого структурного подразделения. Описи дел структурных  подразделений согласовываются  с руководителем службы делопроизводства организации, экспертной комиссией  и утверждается руководителем структурного подразделения.

     Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации  вместе с делами, третий подшивается  к протоколу экспертной комиссии.

     Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной (производственной) деятельности организации  и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные  описи (опись № 1 - для основной деятельности и опись № 2 - для дел по личному  составу). В опись дел по основной деятельности организации включаются:

       - устав (учредительный договор);

       - свидетельство о государственной регистрации;

       - документы о правах на имущество, находящееся на балансе;

       - положение о филиалах;

       - финансовая отчетность;

       - протоколы общих собраний правления;

       - акты ревизий и проверок;

       - внутренние документы организации;

       - приказы по основной деятельности;

       - годовые планы и другие документы (по усмотрению правления).

     В описи по личному составу указываются:

     - книга учета сотрудников (при ее ведении);

     - приказы по личному составу;

     - личные дела или личные карточки;

     - лицевые счета по заработной плате;

     - трудовые книжки (невостребованные).

     На  документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. В акте указываются наименование отдельных документов или дел  и их количество. Например: «Переписка за 2002 год - 2 дела».

 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ