Экспертиза ценности документов и передача дел на архивное хранение

 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

По дисциплине «Документационное обеспечение управления» 

Тема: Организация экспертизы ценности документов и передача дел на архивное хранение. 
 
 

Исполнитель:

студентка гр.

_______________________

^{(подпись,  дата)}

Руководитель:

Преподаватель

_______________________

^{(подпись,  дата)} 
 
 
 
 
 
 
 
 

Пермь, 2012 
 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ 
 

ВВЕДЕНИЕ 3

1 ПОДГОТОВКА К ПЕРЕДАЧЕ ДОКУМЕНТАЦИИ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ 5

1.1 Экспертиза ценности документов и перечни. 5

1.2 Задачи и функции экспертной комиссии 9

1.3 Порядок проведения экспертизы ценности документов. 10

1.4 Описи, акты на уничтожение дел. 11

2 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 13

3. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА  АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ 20

3.1 Подготовка и передача дел в архив 20

3.2 Оформление документов сдаваемых  в архив 20

3.3 Передача дел в архив организации 21

3.4 Составление описи дел 22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 24

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 25 
 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

     Актуальность  выбранной темы заключается в  том, что ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

     Основные  цели при написании данной курсовой работы являются:

     - Определение и систематизации  необходимой информации, касающееся  экспертизы ценности документов  и передача дел на архивное  хранение;

     Углубление  и систематизирование знание по организации экспертизы ценности документов в организациях, учреждения.

     Исходя, из этого выступает ряд задач:

     - дать понятие ЭЦ документов  и передача дел на архивное  хранение;

     - охарактеризовать критерии ценности  документов;

     - рассмотреть задачи ЭЦ документов;

     - определить состав документов  подлежащих на передачу в архив;

     - исследовать порядок и подготовку  передачи документов в архив.

     Данная  курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы и списка приложения.

     При выполнении работы мною были изучена  и применена следующая литература:

     - Основные правила работы архивов  организаций (одобрены решением  коллегии Росархива от 6 февраля  2002). М. 2004, 150с.

     - Перечень типовых управленческих  архивных документов, образующихся  в деятельности органов РФ, государственных  органов субъектов РФ, органов  местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием  сроков хранения, утвержденный приказом  Министерства культуры и массовых  коммуникаций Российской Федерации  от 25 августа 2010 №558.

     - инструкция по делопроизводству  в администрации Пермского края, исполнительных органах государственной  власти края. Утверждена распоряжением  губернатора Пермского края от 16 марта 2009 № 19-р. 

     - Справочно-информационная система  «КонсультантПлюс».  

 

1 ПОДГОТОВКА К ПЕРЕДАЧЕ ДОКУМЕНТАЦИИ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Экспертиза ценности документов и перечни

 

     Экспертиза  ценностей документов – это определение  политического, народнохозяйственного, социально-культурного и иного  значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.

     Отнесение документов к составу Архивного  фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа. К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа. К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние. Критерий признаки на основании, которых определяется ценность документа. Критерии: универсальные - главные и специальные – вспомогательные.

     Рассмотрим  некоторые критерии.

     1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. В процессе деятельности общества создается огромное количество учреждений, организации и предприятий с разнообразными функциями. Это органы власти и управления, промышленные, кооперативные, акционерные, учебные и другие организации. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется значимостью этого учреждения в системе управления, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества. Документы личного происхождения, отражающие творческую, производственную деятельность государственных деятелей, писателей, художников и т.д., также представляют научный интерес для архивов.

     2. Значимость содержания документов. В общем массиве документации

имеются документы, отражающие деятельность учреждения, и документы,

играющие  вспомогательную роль, нужные для  текущей (оперативной) работы учреждения.

К первой группе документов, наиболее полно  отражающих основную

деятельность  учреждений, относится организационно - распорядительная

документация  учреждений и вышестоящих органов.

Документы второй группы имеют справочное назначение (документы

оперативной и бухгалтерской отчетности и учета и др.) и теряют свое значение через год, три или пять лет.

     3. Время и место образования  документов. Этот критерий является важным для экспертизы. В истории нашего общества были периоды, насыщенные событиями особой важности. Это периоды войн, революций, реконструкции народного хозяйства. При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.

     4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение

предпочтение  всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учреждениями, должны быть заверены, иметь номер и дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять копии документов, особенно документов постоянного срока хранения. Это необходимо для их будущего использования.

     5. Юридическую силу имеют главным образом правильно оформленное

документы (подлинники). Иногда юридической силой  обладают и копии, но

правильно оформлять документы в процессе делопроизводства.

     6. Дублетность документов, Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи широким распространением дублетных документов. Дублетный документ - это один из размноженных экземпляров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного - в областном архиве), то такая Дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.

     7. Полноценность содержания. Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содержание квартальных планов и отчетов годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.

     8. Физическое состояние документа. Этот критерий применяется в

отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу.

     Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». Предприятия, входящие в  какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни типовых управленческих документов. По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечне, экспертная комиссия выносит свое конкретное решение. При этом учитывается важность документов, необходимость их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

     В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие  сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно.

  Экспертная  комиссия предприятия рассматривает  каждое дело, находит в перечне  срок хранения и проставляет его  на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.

     Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя.

     Если  какие-либо документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в  крайнем случае, допускается заменять их заверенными копиями.

     В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы:

1. Документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив.
2. Документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения (со сроком хранения свыше 10 лет).
3. Документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно).
4. Документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение).

     Срок  хранения документов «до минования  надобности» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации. Но он не может быть менее одного года.