Экспертиза ценности документов и передача дел на архивное хранение

2. Задачи  и функции экспертной комиссии

 

     В основные задачи и функции центральной экспертной комиссии входит: 
    -  Проводит совместно с архивом ежегодный отбор документов предприятия для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению, осуществляет контроль над организацией работы с документами в аппарате предприятия. 
     - Выносит предложения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу; актов о выделении к уничтожению документов, сроки которых истекли. 
- Принимает непосредственное участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел предприятия, экспертизе ценности и подготовке документов для последующего хранения. 
-  Выносит на рассмотрение руководства предприятия предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.

     Экспертная  комиссия осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с ЦЭК  организации-учредителя и получает от нее необходимые организационно-методические указания. 
     ЭК работает по плану, утвержденному руководителем предприятия, и отчитывается перед ним о своей работе. 
     Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже 2-х раз в год. 
     Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Документирование деятельности ЭК предприятия и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии.

3. Порядок проведения экспертизы ценности документов

 

     Экспертиза  ценности документов проводится в несколько  этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном  архиве.

     Первым  этапом определения ценности документов, можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

     Второй  раз экспертиза ценности уже самих  документов проводится через два  года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному храпению или сдаче в архив учреждения.

     И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный  архив.

     Экспертиза  ценности документов в учреждениях  проводится под руководством экспертной комиссии, действующей постоянно. В  крупных учреждениях со сложной  структурой действуют центральные  экспертные комиссии, которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений. Порядок  организации работы центральной  экспертной комиссии и функции определены в «Основных правилах работы ведомственных  архивов». Экспертная комиссия создается  приказом руководителя их числа наиболее квалифицированных работников, имеющих  большой опыт работы и хорошо знающих  отрасль, а также заведующего  канцелярией, ведомственным архивом  и руководителя бухгалтерии. Возглавлять  комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3–5 человек.

4. Описи, акты на уничтожение дел

 

     По результатам экспертизы ценности документов в организации

составляются  описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

     В архиве организации в зависимости  от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в самостоятельные описи.

     ЭК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел ЭД).

     Указанные описи и акты рассматриваются  на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно.  Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

     Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 1991 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1995 г.

     Акт о выделении к уничтожению  дел, не подлежащих хранению,

составляется  на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких

подразделений, то название каждого подразделения  указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

     Архивные  учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

     Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

     Погрузка  и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

     Из  этой главы можно сделать выводы, что организация экспертизы ценности документов важный и нужный процесс. Она осуществляется при участии  и экспертной комиссии организации. Осуществляется передача в архивные учреждения на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Какой фактор учитываются при соотнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации. 

 

2 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 

     Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность  и качество решения вопросов, а  также деятельность организации  в целом, в значительной мере зависят  от организации использования и  хранения документов, в том числе  и от систематизации и классификации  документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация  документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

     Простейшей  классификацией документов является группировка  их в дела. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

     Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (Приложение 1).

     Номенклатура  дел имеет несколько направлений  использования:

• предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;
• содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
• закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
• имеет справочное значение при изучении структуры организации;
• является основой для составления описей дел постоянного (Приложение 2) и временного свыше (10 лет) хранения (Приложение 3) и основным учетным документом в делопроизводстве;
• используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
• может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. 

     Номенклатура  дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она  должна охватывать все документы, создаваемые  в процессе их деятельности.

     Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих  документах:

• Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. (раздел 3.4);
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76 (раздел 3.5).

     Говоря  о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур  дел:

• типовая номенклатура дел;
• примерная номенклатура дел;
• индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

     Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

     Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

     Обычно  типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

     Однако  в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

• в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;
• в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

     Номенклатура  дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании  номенклатур дел структурных  подразделений, разработанных по аналогичной  форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

     Номенклатура  дел организации оформляется  на общем бланке организации.

     Номенклатура  дел организации визируется руководителем  архива организации или лицом, ответственным  за архив организации, подписывается  руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной  экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной  комиссией соответствующего архивного  учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После  утверждения номенклатуры дел организации  структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.