Формирование личных дел сотрудников вневедомственной охраны

Доступ к личным делам имеют только специалист по кадрам и начальник Отделения вневедомственной охраны.

Выдача  личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесёнными в него сведениями производиться с разрешения специалиста по кадрам. Ознакомление работника под расписку с личным делом производится в присутствии специалиста по кадрам.

В целях  обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (не позднее 1 квартала года, следующего за отчётным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются  в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации.

Рассмотрев  общие черты оформления личного  дела сотрудников вневедомственной охраны с. Кизильское, перёйдём к рассмотрению оформления самого личного дела.

В связи  с тем, что в состав сотрудников вневедомственной охраны с. Кизильское входят вольнонаёмные и аттестованные сотрудники, то и личные дела оформляются по-разному.

Вольнонаёмными сотрудниками являются специалист по кадрам, бухгалтер, кассир, дежурный пульта управления (1 и 2 категории), электромонтёры.

Аттестованными  сотрудниками являются начальник Отделения вневедомственной охраны, начальник пульта централизованной охраны, сотрудники полиции младшего начальствующего состава.

Личные  дела вольнонаёмных сотрудников формируются следующим образом:

1. анкета;
2. требование в информационный центр ГУВД о сотруднике;
3. письменный ответ с информационного центра ГУВД о сотруднике;
4. медицинская справка;
5. автобиография;
6. копии документов об образовании.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Приказ  о приёме на работу и об увольнении подшивается в специальную папку  с приказами.

Личное  дело вольнонаёмного сотрудника в архив не передаётся, а передаётся только  приказ об увольнении.

Личное  дело аттестованного сотрудника вневедомственной охраны состоит из пяти разделов.

В первом разделе собираются сведения о послужном списке.  
Документы, подтверждающие (устанавливающие) стаж службы или его  
отдельные периоды о службе сотрудника.

Во втором разделе собирается материал на сотрудника, желающего поступить на службу во вневедомственную охрану, а именно документы, связанные с прохождением службы:

1. заявление о приёме на службу;
2. заключение о приёме на службу;
3. служебный контракт;
4. представления о присвоении специальных званий;
5. наградные листы;
6. аттестации, служебные характеристики и т.п.

Все данные отображаются в личной карточке  государственного (муниципального) служащего (см. приложение 4). На сотрудника и его родственников отправляется требование в информационный центр ГУВД о привлечении вышеупомянутых лиц к судимости. Данное требование и письменный ответ из информационного центра ГУВД также подшивается в дело. В случаи привлечения сотрудника либо его близких родственников к судимости его на работе не принимают.

В третьей части личного дела отображаются документы, связанные с приёмом на работу. Она состоит из следующих документов:

1) заявление  сотрудника о приёме на работу;

2) анкета;

3) автобиография (заполняется собственноручно сотрудником)

4) документы,  связанные с изучением кандидата  на службу;

5) заключение  ОВВК и ПФЛ;

6) обязательство  о неразглашении сведений, составляющих  государственную и служебную  тайну;

7) бланк с текстом присяги, подписанный сотрудником;

8) копии  актов гражданского состояния,  документов об окончании образовательного  учреждения.

Копия приказа о приёме на работу не подшивается, а копия приказа об увольнении подшивается.

В четвёртой  части формируются документы о семейном положении сотрудника, а именно:

1) свидетельство  о браке;

2) свидетельство  о рождении ребёнка;

3) личные  данные супруги сотрудника (фамилия,  имя, отчество, дата рождения, место  жительства, семейное положение,  место работы).

Пятая часть личного дела включает в себя документы проверки по оперативным  учетам и месту жительства, доступ к которым является ограниченным.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в  пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи. Для каждого раздела личного дела аттестованного сотрудника составляется отдельная внутренняя опись.

При формировании личного дела документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку. На обороте титульного листа в кармашек помещаются заверенные фотографии сотрудника, а в кармашек в конце личного дела помещаются трудовая книжка, военный билет.

Оформление  личных дел для передачи в архив  производится специалистом по кадрам. Эта процедура включает:

- подшивку (переплёт) дела;

- уточнение  нумерации листов дела;

- составление  листа-заверителя;

- составление  (уточнение) внутренней описи)

- внесение  уточнений в реквизиты лицевой  обложки дела.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трёх лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются специалистом по кадрам. Передача и приём производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел. Личные дела сотрудников вневедомственной охраны с. Кизильское передаются в архив ГУВД г. Челябинска. 

Вывод по второй главе

Проанализировав формирование личных дел в условиях вневедомственной охраны я в первую очередь узнала об общей характеристике деятельности предприятия. А именно, Отделение вневедомственной охраны при Отделе внутренних дел по Кизильскому муниципальному району Челябинской области (далее Отделение) входит в структуру органов внутренних дел, призванных защищать собственность, интересы личности, общества и государства от преступных и иных противоправных посягательств.

Отделение действует на основании Положения  о нём, которое утверждается начальником УВД при ГУВД по Челябинской области.

В структуру  Отделения входит строевое подразделение  милиции вневедомственной охраны.

Отделение является юридическим лицом в  гражданско-правовых отношениях, участвует  в форме государственного учреждения, имеет печать с изображением Государственного Герба Российской Федерации с указанием своего полного и сокращённого наименования, имеет самостоятельный баланс, расчётный счёт и иные счета в органах федерального казначейства, и имеет в оперативном управлении обособленное имущество, может быть истцом и ответчиком.

Полное  наименование: Отделение вневедомственной охраны при Отделе внутренних дел  по Кизильскому муниципальному району Челябинской области; сокращённое  наименование: ОВО при ОВД  по Кизильскому муниципальному району Челябинской области.

Во второй части данной главы я проанализировала формирование личного дела сотрудника и выяснила, что ведение личного дела предусматривает:

- ведение  записей в соответствующих разделах  личного дела;

- помещение  документов, подлежащих хранению  в составе личных дел;

- изъятие  документов,  надобность в которых  миновала;

- периодическую  проверку состояния личного дела  на предмет сохранности включённых  в него документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

В моей курсовой работе было проанализировано большое количество нормативных  документов, литературы и т.д. Определила из каких документов формируется личное дело госслужащего, как оно оформляется, в каком порядке и способы хранения в организации и передачи в архив.

В теоретической  части моей курсовой работы я выяснила, что:

1)  Личное дело сотрудника - это сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность кадровых документов.

2) Законодательно-нормативное  обеспечение - это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

3) Кадровое делопроизводство определяется как деятельность, которая охватывает вопрос документирования и организации работы с документами относительно личного состава предприятия (или системы) по вопросам принятия, перевода, освобождения, учета работников и тому подобное.

В практической части я изучила общую характеристику деятельности предприятия и порядок  оформления личного дела сотрудника в данной организации.

Сравнив теоретическую и практическую части в своей курсовой работе, я пришла к выводу, что формирование личного дела сотрудника в условиях вневедомственной охраны соответствует требованиям, которые я описала в главе «Теоретические основы формирования личных дел при ведении кадрового делопроизводства предприятия».

Однако, изучив «Положение об Отделе вневедомственной охраны при Отделе внутренних дел  по Кизильскому муниципальному району Челябинской области», я обнаружила, что Закон РФ от 12.11 1996г. «О милиции» №1026-1 с изменениями и дополнениями, которым руководствуется данная организация, утратил силу, а вместо данного закона в силу вступил ФЗ «О полиции» от 07.02.2011г. №3-ФЗ. Следовательно, в организации необходимо разработать новое «Положение об Отделе вневедомственной охраны при Отделе внутренних дел по Кизильскому муниципальному району Челябинской области» в соответствии с новым законом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список источников и используемой литературы

Источники:

1. Конституция Российской Федерации
2. Трудовой кодекс Российской Федерации
3. Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
4. Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
5. Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»
6. Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне»
7. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 года №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»
8. Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 года №1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»
9. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках»
10. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»
11. Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 года №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба российской федерации»
12. Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 года №35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»
13. Постановление Минтруда РФ от 25 ноября 1994 года №72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления»
14. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
15. Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»
16. Приказ Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»
17. «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №299
18. «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года №65-СТ
19. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. ГОСТ 6.10.4-84», утвержденный Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 года №3549
20. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 года №28
21. ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования, утвержденный Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 17 июля 1972 года №1411
22. «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 года №536
23. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года
24. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года
25. «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)», принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года №367
26. «Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93», утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №298
27. «Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления» ОК 019-95, утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №413
28. «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №412
29. «Общероссийский классификатор специальностей по образованию. ОК 009-2003» утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 года №276-ст
30. «Общероссийский классификатор предприятий и организаций» ОК 007-93 (далее - ОКПО)
31. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37
32. Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»
33. Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда РФ
34. Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Министерства