Формированием дел называется
группировка исполненных документов
в дела в соответствии с номенклатурой
дел. Дела формируются работниками службы
документационного обеспечения, ответственными
за делопроизводство в структурных подразделениях
организации. Формирование дел осуществляется
под непосредственным методическим руководством
архива организации. При формировании
дел необходимо соблюдать следующие основные
требования: подшивать в дело только зарегистрированные,
исполненные и оформленные документы
в соответствии с требованиями ГОСТ Р
6.30-97 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов» и других нормативных актов
по делопроизводству; включать в дело
документы, соответствующие по своему
заголовку номенклатуре дел с учетом содержания,
разновидности и срока хранения; группировать
в дело законченные делопроизводством
документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел и личных
дел, которые формируются в течение всего
периода работы специалиста в организации;
документы постоянного и временного сроков
хранения необходимо группировать в отдельные
дела; включать в дело по одному экземпляру
каждого документа; дело должно содержать
не более 250 листов, его толщина не должна
превышать 4 см; запрещается включать в
дела черновые, рукописные, незарегистрированные,
неисполненные, неподписанные документы
и документы, подлежащие возврату. Внутри
дела документы должны быть расположены
так, чтобы они по своему содержанию последовательно
освещали определенные вопросы. При этом
документы располагаются в хронологической
последовательности (входящие - по датам
поступления, исходящие - по датам отправления).Приложения
к документам, независимо от даты их утверждения
или составления, присоединяются к документам,
к которым они относятся. Группировка
различных категорий документов. организационно-распорядительные
документы организации группируются в
дела по видам и хронологии с относящимися
к ним приложениями в соответствии с номенклатурой
дел. Приказы по основной деятельности
группируются отдельно от приказов по
личному составу. Положения, инструкции,
утвержденные распорядительными документами,
являются приложениями к ним и формируются
вместе с указанными документами. Если
же они утверждены в качестве самостоятельного
документа, то их группируют в самостоятельные
дела. Протоколы совещаний располагаются
в делах в хронологическом порядке. Отчеты
и планы подшиваются в дело того года,
к которому они относятся, независимо
от даты их получения или составления
(например: годовой отчет организации
(баланс), планы организационно-технических
мероприятий, публикаций и технической
учебы организации, планы работы организации
и структурных подразделений и т.п.). Лицевые
счета служащих и личные дела уволенных
сотрудников группируются в отдельные
дела и располагаются в них в алфавитном
порядке. Переписка с министерствами,
ведомствами, организациями, а также переписка
по предложениям, заявлениям и жалобам
граждан подшивается в дела по датам подготовки
ответов, при этом документ-ответ помещается
за документом-запросом. При возобновлении
переписки по определенному вопросу, начавшейся
в предыдущем году, документы включаются
в дело текущего года с указанием на копии
ответа индекса дела предыдущего года.
Предложения, заявления и жалобы граждан
по вопросам работы организаций и все
документы по их рассмотрению и исполнению
группируются раздельно от заявлений
граждан по личным вопросам