Формирование личных дел сотрудников вневедомственной охраны

Ознакомление  сотрудника с личными делами производится не реже одного раза в год, а также  по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:

- производить  какие-либо исправления в ранее  сделанных записях личного дела;

- вносить  в личное дело новые записи;

- извлекать  из личного дела имеющиеся  там документы или помещать в него новые;

- задерживать  у себя личное дело сверх  предоставленного для ознакомления  времени.

При выявлении  неточностей в записях, обнаружении  устаревших документов в составе  личного дела сотрудник вправе заявить  об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведённые записи, либо копии документов (для замены устаревших).

Выдача  во временное пользование для  включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утверждённым руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке), примерная форма которого приведена в приложении 2.

Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведённом для этих целей помещении, а время  работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску.

Выдача  личных дел (отдельных документов в  составе личного дела) во временное  пользование другим организациям (предприятиям, учреждениям) производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передаётся вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения.

Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителя организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.

В целях  обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (не позднее 1 квартала года, следующего за отчётным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации.

Оформление личных дел для передачи в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива. Эта процедура включает:

- подшивку (переплёт) дела;

- уточнение  нумерации листов дела;

- составление  листа-заверителя;

- составление  (уточнение) внутренней описи)

- внесение  уточнений в реквизиты лицевой  обложки дела.

С целью  обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:

- объединять  индивидуальные личные дела уволенных  сотрудников в одну обложку  (объединённое дело) с таким расчётом, чтобы объём дела (тома) не превышал 250 листов (путём сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);

- располагать  материалы индивидуальных дел  в пределах дела (тома) в алфавитном  порядке (пофамильно), отделяя материалы,  относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нём фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного работника;

- снабжать  каждое объединённое дело (том)  внутренней описью с перечислением  фамилий, имён и отчеств и  указанием номеров страниц, в  пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

Передача  личных дел в архив осуществляется не позднее трёх лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и приём производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел. [37] 

Вывод по первой главе

Изучив  теоретические основы формирования личных дел при ведении кадрового  делопроизводства предприятия, я выяснила, что:

 Личное дело сотрудника - это сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность кадровых документов.

Законодательно-нормативное  обеспечение - это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

Кадровое  делопроизводство определяется как  деятельность, которая охватывает вопрос документирования и организации работы с документами относительно личного состава предприятия (или системы) по вопросам принятия, перевода, освобождения, учета работников и тому подобное. 

 Глава 2. Практическая реализация формирования личных дел в условиях вневедомственной охраны 

 § 2.1. Общая характеристика деятельности предприятия 

1. Отделение вневедомственной охраны при Отделе внутренних дел по Кизильскому муниципальному району Челябинской области (далее  Отделение) входит в структуру органов внутренних дел, призванных защищать собственность, интересы личности, общества и государства от преступных и иных противоправных посягательств.
2. Отделение действует на основании Положения о нём, которое утверждается начальником УВД при ГУВД по Челябинской области. Отделение вневедомственной охраны при Отделе внутренних дел по Кизильскому муниципальному району Челябинской области руководствуется Конституцией Российской Федерации; Гражданским Кодексом РФ; ФЗ РФ «О некоммерческих организациях» от 12.11.1996г.; Законом РФ от 12.11 1996г. «О милиции» №1026-1 с изменениями и дополнениями; Положением о милиции общественной безопасности (местной милиции) при органах внутренних дел РФ, утверждённый Указом Президента РФ ОТ 12.03.1993г. №209; Положением о вневедомственной охране при органах внутренних дел РФ, утверждённым Постановлением Правительства РФ от 14.08.1992г. №589; правовыми актами МВД РФ, УВО при ГУВД по Челябинской области; настоящим Положением.
3. В структуру Отделения входит строевое подразделение милиции вневедомственной охраны. В состав Отделения могут входить милицейские подразделения, а также инженерно – технический персонал. При Отделении в его непосредственном подчинении создаются без включения в штат аппарата: строевые подразделения милиции, в том числе подразделения по охране имущества физических и юридических лиц при его транспортировке и иные строевые подразделения.
4. Отделение является юридическим лицом в гражданско-правовых отношениях, участвует в форме государственного учреждения, имеет печать с изображением Государственного Герба Российской Федерации с указанием своего полного и сокращённого наименования, имеет самостоятельный баланс, расчётный счёт и иные счета в органах федерального казначейства, и имеет в оперативном управлении обособленное имущество, может быть истцом и ответчиком.

Отделение самостоятельно решает в установленном  порядке и в пределах своей  компетенции вопросы финансово-хозяйственной  деятельности.

Отделение не вправе совершать сделки, возможными последствиями которых является отчуждение или обременение имущества, закреплённого за Отделением, или имущества приобретённого за счёт средств, выделенных ему из средств федерального бюджета.

5. Отделение осуществляет возложенные на него задачи во взаимодействии с заинтересованными подразделениями и служебными органами внутренних дел, другими правоохранительными органами, соответствующими органами исполнительной власти субъекта РФ, организациями, общественными формированиями, средствами массовой информации по вопросам обеспечения надёжной сохранности материальных ценностей.
6. Работа Отделения организуется на основании планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности при их обсуждении с установлением персональной ответственности каждого сотрудника (работника) за состояние дел на порученном участке и выполнение отдельных поручений [42].
7. Полное наименование: Отделение вневедомственной охраны при Отделе внутренних дел по Кизильскому муниципальному району Челябинской области; сокращённое наименование: ОВО при ОВД  по Кизильскому муниципальному району Челябинской области.

Юридический адрес: 457610, Челябинская область, Кизильский район, с. Кизильское, ул. Красноармейская, д. 73.

Основные  задачи Отделения

8. Организация, обеспечение и осуществление на основе договоров охраны имущества всех форм собственности от противоправных и иных посягательств.
9. Реализация в пределах своей компетенции на уровне субъекта РФ единой технической политики в области применения средств охранной сигнализации, их внедрения и эксплуатационного обслуживания.
10. Организация эффективной работы по обеспечению надёжной защиты имущества физических и юридических лиц на основе договоров от преступных и иных посягательств.

 

§ 2.2. Анализ формирования личных дел сотрудников предприятия

При формировании личного дела во вневедомственной охране с. Кизильское производится его первичное оформление. С этой целью:

- личному  делу присваивается учётный номер;

- производится  заполнение соответствующих позиций  на лицевой обложке (см. приложение 3) и корешке личного дела;

- в личное  дело вкладывается внутренняя опись для каждого раздела.

Ведение личного дела предусматривает:

- ведение  записей в соответствующих разделах  личного дела;

- помещение  документов, подлежащих хранению  в составе личных дел;

- изъятие  документов,  надобность в которых миновала;

- периодическую  проверку состояния личного дела  на предмет сохранности включённых  в него документов.

Внесение  записей в документы личного  дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали уточняются специалистом по кадрам до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производится от руки шариковой ручкой синего цвета, разборчиво и без исправлений.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в  пределах которых они расположены  в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Сотрудники  своевременно предоставляют в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включённых в состав личного дела. Это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

Хранение  и учёт личных дел организуется с  целью быстрого и безошибочного  поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Личные  дела включаются в номенклатуру дел  кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием  сроков хранения. Срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

Личные  дела хранятся в приспособленном для этих целей помещении отдельно от других дел. Условия хранения обеспечивают надёжную сохранность личных дел и помещённых в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела во вневедомственной охране хранят в сейфах, располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.