Формирование личных дел сотрудников вневедомственной охраны

- о  состоянии подготовки и стажировки  лиц, зачисленных в резерв и  тому подобное.

Чтобы получить упомянутые и другие данные о личном составе, кадровая служба и ведет соответствующую кадровую документацию.

Документация  из личного состава образуется как  результат работы с кадрами предприятия, учреждения, организации (их подбор, перевод, подготовка, переподготовка и воспитание). Характеризует эта документация правовые, трудовые и служебные взаимоотношения отдельной личности с учреждением.

В документации из личного состава отображается деятельность предприятия по вопросам учета, принятия, перевода, подготовки, переподготовки, аттестации, награждения  и пенсионного обеспечения кадров и тому подобное.

Служебные документы из личного состава складирует основанием для:

а) предоставление гражданам документов, которые удостоверяют их личность, должность и профессию;

б) получение  льгот, стипендий, пенсий или другой финансовой помощи.

Документация  из личного состава используется также в справочных целях.

Особенно  растет значимость документации из личного  состава, когда работник достигает  пенсионного возраста.

Самой характерной чертой кадровой документации является то, что она отображает управленческую деятельность конкретных лиц, то есть является именной документацией. Не случайно документация из личного состава лежит в основе фондов личного происхождения.

За  функциями управления кадрами выделяют такие основные группы документов:

- личные документы работников;

- организационно  предписывающая документация;

- первичная  учетная кадровая документация.

К группе личных документов работников относятся паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат и другие документы, которые юридическое подтверждают ведомости, что их работники сообщают о себе. К ним можно также отнести удостоверение лица, документы о семейном положении, стаже работы, специальность и тому подобное.

Личными также есть документы, выданные учреждениями своим работникам для целевого назначения: пропуск, удостоверение, справка, которая подтверждает место работы, посада, заработную плату. К личным документам за юридическим назначением можно отнести заявления работников о принятии на работу, освобождение или перемещение, автобиографию, а также документы личного дела, которые характеризуют деловые и моральные качества работника - аттестационное письмо, представление о назначении на должность, документы о награждении, присвоении почетных званий, ранга, завещание и тому подобное.

Организационно  предписывающая документация закрепляет трудовые правоотношения граждан с  учреждениями, предприятиями. Условно  ее можно разделить на те же разновидности, которые применяются в общем  делопроизводстве.

Первичная учетная кадровая документация обеспечивает функцию учета работников и является накопителем данных, которые поставляет первичная регистрация, и следующее обновление необходимых сведений о составе и перемещении кадров.

Классификация документов из личного состава.

Исходя  из технологии регистрации и накопления информации из кадров, группу первичной  учетной кадровой документации разделяют  на две взаимоувязанные подгруппы:

- исходные (начальные) учетные документы;

- производные (повторные) учетные документы.

Исходные учетные документы заполняют в соответствии с личными документами граждан. Это: личный листок с учета кадров, дополнения до личного листка, личная карточка и другие специализированные учетные документы.

Производные учетные документы имеют второстепенный характер. Основное их назначение - обеспечить полную, достоверную информацию из всех направлений справочной, справочно-контрольной и отчетной работы. К этой подгруппе учетных документов принадлежат: специализированы карточки персонального учета специалистов, журнальные (книжные) формы регистрации учетных сведений (указательные списки, книги учета и тому подобное). Указанная подгруппа документов наибольшая по объему и разделяется на документы:

1) из  учета принятия, перевода и освобождения  работников;

2) что  фиксируют заработную плату; 

3) относительно  служебной аттестации и присвоения  званий, категорий и тому подобное;

4) какие  отображают уровень образования  работников;

5) относительно  зачисления к резерву кадров;

6) документы  из пенсионного обеспечения;

7) о  награждении, присуждении государственных  премий и тому подобное.

Схема проработки кадровой документации.

Типичная  технологическая схема обработки  кадровой документации предусматривает  такие стадии: документирование трудовых правоотношений работников с предприятиями, организациями; ведение личных дел и трудовых книжек работников; ведение справочно-учетной и отчетной работы, документирования работы с резервом; документирование аттестации кадров; документирование назначений, доплат и пенсий; документирование награждений.[41]. 

§ 1.3. Правила формирования личных дел сотрудников

Личное  дело сотрудника - это сгруппированная  и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами  совокупность кадровых документов

Формирование  личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приёме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Формирование  личного дела производится непосредственно  после приёма (перевода) работника  на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

- личный  листок по учёту кадров или  анкета;

- дополнение  к личному листку по учёту  кадров (или анкета);

- автобиография;

- копии  документов об образовании;

- трудовой  договор (второй экземпляр);

- договор  о материальной ответственности  (для материально ответственных сотрудников);

- характеристика (рекомендательное письмо);

- заявление  о приёме на работу (о переводе  на соответствующую должность);

- выписки  из приказов (копии приказов) о  приёме на работу (о перемещении  на другие должности);

- выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

- выписки  (копии документов) об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и  пр.).

С целью  обеспечения надлежащей сохранности  личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоение ему почётных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п.

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:

- личному  делу присваивается учётный номер;

- производится  заполнение соответствующих позиций  на лицевой обложке и корешке  личного дела;

- в личное  дело вкладывается внутренняя опись (см. приложение 1).

Ведение личных дел работников

 Ведение  личного дела предусматривает:

- ведение  записей в соответствующих разделах  личного дела;

- помещение  документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

- изъятие  документов,  надобность в которых миновала;

- периодическую  проверку состояния личного дела  на предмет сохранности включённых в него документов.

Внесение  записей в документы личного  дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые  детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производится от руки перьевой или шариковой ручкой чёрного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службой управления персоналом.

Для ускорения  процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены  в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Работники обязаны своевременно предоставлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включённых в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

Хранение  и учёт личных дел организуется с  целью быстрого и безошибочного  поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Личные  дела включаются в номенклатуру дел  кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием  сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утверждённым Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

Личные  дела хранятся в кадровой службе (в  приспособленном для этих целей помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

Условия хранения должны обеспечивать надёжную сохранность личных дел и помещённых в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в  вертикальном положении, корешками наружу.

На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут  помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

- по  порядку номеров;

- в прямом  алфавитном порядке;

- по  разделам, соответствующим наименованиям  структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов – по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

В целях  сокращения общего количества учётных  единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов – алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включённому в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включённых в него личных дел.

 Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесёнными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами).