Документ: возникновение, современные трактовки понятий. Роль в организации документационного обеспечении управления

   Но и с самого начала появления официального документа, его составление, оформление, хранение требовало специальных знаний. Эту работу всегда могли выполнять только профессионалы.

   Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

существует  явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков  информации вообще и информации управленческой в частности.

   Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

   Организация работы с документами  влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются.   Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.

   Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

   Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

   К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:

1. Она  должна быть своевременной. 

2. Она  должна быть достаточной для  принятия наилучшего решения. 

   Если  информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.

   Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение.

    В заключении хотелось бы сказать что документ представляет собой систему.

   Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

   Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".

   Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

   Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  источников литературы.

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с. 2.   

2.  ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003. 3.     Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т. 
3. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2. 6.     Марков В. 
4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998. [3] Кузнецова Т.В. 
5. Зиновьева Н.Б. Документоведение: учебно-методическое пособие. - М.: Профиздат, 2001. - 324 с.6.

6. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. - Киев: Знание, 2001. - 460 с.7.  

66/ Рудельсон К.И. Современные документальные классификации. - М.: Наука, 1973.

7. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. - М.: ACADEMIA, 2005. - 224 с.

8. Столяров  Ю.Н. О месте документоведения  в системе наук // НТИ.- Сер.1.-2004.- №6.-С. 1-3.

9. Емышева  Е.М. Генеральный регламент-начало  законодательного регулирования  системы организации управления  и делопроизводства// Делопроизводство.- 2003.- №1.

10. Ермолаева А.В. Договоры и соглашения органов государственной власти субъектов Федерации как разновидность нормативных документов // Делопроизводство.- 2003.- №3.

11. Кузнецова  Т.В. Назначение документа //Секретарское дело.- 2004.- №12.

12. Куракина  Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно- методических актах РФ // Делопроизводство.-2003.- №2.

13. Ларин  М.В. К вопросу о разработке  концепции ФЗ «О документационном  обеспечении управления» // Делопроизводство.- 2001.-№2.

14. Сафиуллина З.А. Документ как ведущей носитель смысла в социально-коммуникативных процессах // Делопроизводство.- 2004.-№1.

15. Сокова  А.Н. Документирование и его  роль в исторической науке  и управленческой деятельности // Делопроизводство.- 2004.-№4.

16. Чуковенков  А.Ю. Нормативная база делопроизводства  // Справочник секретаря и офис-менеджера.-2002.-№1-2.

17. Кузнецова  Т.В. Способы создания документов (документирование) и их развитие  // Секретарское дело.- 2004.-№8-9.

18. Плешкевич  Е.А. Социальный институт документирования  информации: истоки зарождения // Делопроизводство.-2004.-№1.

19. Семилетов  С.И. Документ как продукт технологического  процесса документирования // Делопроизводство.-2002.-№3.

20. Столяров  Ю.Н. Материальный носитель информации как составная часть документа // Делопроизводство.-2003.-№3.