Документ: возникновение, современные трактовки понятий. Роль в организации документационного обеспечении управления

ФГУВПО

Орловский Государственный Институт Искусств и Культуры

Кафедра информатики и документоведения 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа

по дисциплине документоведение

на тему: «Документ: возникновение, современные  трактовки понятий.

Роль  в организации документационного обеспечении управления». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         Выполнила:

         Студентка 216 группы

         Котова Татьяна

         Преподаватель:

         Прокурина А.С. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

г. Орел, 2010

Содержание:

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава 1. Понятие  «документ» в современном обществе……………………….4

1. Генезис развития понятия «документ»…………………………………...4
2. Современные трактовки понятия «документ»…………………………...7

Глава 2. Значение документа в ДОУ…………………………………………...10

2.1. ДОУ как  научная дисциплина……………………………………………...10

2.2. Функции документа  и его роль в организации ДОУ……………………..13

Заключение………………………………………………………………….........24

Список источников литературы………………………………………………...25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение.

   Уже в древности люди стали осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняются определенным закономерностям. Первоначально это понимание находило закрепление в повседневной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами. Затем практические приемы обобщались, анализировались и постепенно становились обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных законодательных и нормативных актах. Таким образом, практическая деятельность, постепенное накопление эмпирического материала стимулировали теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированием документов в обществе. В результате зародилась научная дисциплина документоведение.

   Актуальность работы обусловлена значением роли документа в жизни любого человека. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы.

   С развитием общества постоянно усложняется процесс управления и приходится решать все более сложные комплексы взаимоувязанных задач. Их решение ложится на информацию об управляемых объектах, носителем которой выступает документ.

   Развитие человечества объективно сопровождает рост объемов информации, и ее носителей - документов.

   Целью работы является изучение возникновения и современные трактовки понятия «документ»; выявление роли документа в организации ДОУ.

Для достижения этой цели поставлены задачи:

1.рассмотреть эволюцию документа в его историческом развитии;

2. выявить современное определение документа;

3. основные функции документа в жизни человека и общества.

   Объектом исследования  является: документ, как категория «документоведения».

   Предметом является: генезис развития понятия «документ» и его место в современных учреждениях ДОУ.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Понятие «документ» в современном  обществе.

1.1.Генезис  развития понятия  «документ».

   Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

   Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.

   По другой версии слово "dek" происходит от числа "десять" и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень "dek" был заменен на "doc" в слове "doceo" - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor" - ученный, "doctrina" - учение, "documentum" - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов". В значении письменного свидетельства слово "документ" употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

   В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I, как заимствованное их немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения:

a) любая  бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

б) вообще любое письменное свидетельство.

   Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова "документ" термины: документация - в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.

   В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия "документ": сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

   С начала XX в. в терминологическую систему вводится новое, более широкое понимание понятия "документ": его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения "документа", введенные научный оборот П.Отле:

а) любой  источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления;

б) документами  являются материальные объекты с  зафиксированной информацией, собранные  человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические  предметы, находящиеся в музее;

в) в  состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения  информации с целью ее передачи в  пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и  документы "писанные" (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

   Концепция П.Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие "исторический документ" (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и "счетный документ" (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.

   Начиная с 1950-х годов в официальной терминологии слово "документ" трактуется в узком, широком и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960-1970-е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства - архитектуру и скульптуру). В 1980-х - начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.

   Вот почему сначала книговеды и документалисты, а затем и информатики приступили к обоснованию нового широкого значения термина "документ", связанного с понятием "информация" и "коммуникация". Существенный вклад в уточнение и развитие понятия "документ" как одного из основных в документоведении, информатике, документалистике, библиотековедении и библиографоведении внесли Г.Г.Воробьев, Р.С.Гиляревский, О.П.Коршунов, А.И.Михайлов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров, А.И.Черный, Г.Н.Швецов-Водка и др. Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г.Воробьев). В 1960-е годы А.И. Михайлов, А.И.Черный и Р.С.Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.

   В России в начале 1990-х годов практически одновременно, уточняя смысл понятия "документ" О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров предложили трактовать его как материальный объект - носитель социальной информации.

   Таким образом, за длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием "документ", необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.2. Современные трактовки понятия «документ».

   Документ- официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

(ГОСТ Р 51141-98: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО.

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ)

   Входящий документ; поступивший документ - документ, поступивший в учреждение.

   Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

   Документ; Документированная информация -  зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

   Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др.

   Документ - это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо.

   С научной точки зрения, документ - это способ закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека.

      Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и других сфер нет единства в понимании понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей на информационную.