Архивоведение

49. Основные требования к работе по использованию архивных документов. Этапы поиска документной информации. Основные требования к работе по использованию архивных до­кументов:использование документов производится с разрешения руково­
дства архива;обеспечение физической сохранности документов во  время их
использования;используемые потребителями дела должны быть полностью об­
работаны и оформлены;при пользовании делами запрещается делать пометки и под­
черкивания в документе, загибать листы, закладывать в дела
посторонние предметы, курить и принимать пищу во время
просмотра дел,  снимать копии документов через копирку или
кальку, работать с документами в экстремальных условиях.
Первоначальным этапом работ по использованию архивных до­
кументов является поиск документной информации в архивах по
архивным шифрам на основании путеводителей, каталогов, спра­
вочников, описей, другого научно-справочного аппарата.. Этапы поиска документной информации:установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы;установление архива, в котором может находиться фонд необ­
ходимого фондообразователя;определение в архиве номера фонда необходимого фондообразо­
вателя;определение в фонде номера описи и единицы хранения с необ­
ходимыми документами;визуальный просмотр единицы хранения с целью выявления не­
обходимых документов.В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив — фонд — опись — единица хранения), по кото­рому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хра­нящиеся в ней документы.

50. Понятие электронных архивов. Порядок принятия электронных документов в архив. Электронный документ - документ, в котором информация пред­ставлена в электронной (компьютерной) форме, с реквизитами, не­обходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фами­лия лица, подписавшего документ, электронная цифровая под­пись). . Электронные документы принимаются в архив после проведе­ния экспертизы их ценности, состоящей из экспертизы их со­держания и технического состояния. Предпочтение отдается электронным документам,  не имеющим бумажных аналогов.Другим критериев является их читабельность. Рассматривается вопрос о полноте сопроводительной документации, включаю­щей компоновку документа, справочник использованных кодов, примененные при создании документа компьютерные про­граммы.После экспертизы ценности документов они поступают в архив.

51. Создание государственного и ведомственного архива.Государственный архив, центр хранения документации республи­ки, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа создается Правительством респуб­лики, соответствующим органом исполнительной власти края, области, города федерального значения, автономной области, ав­тономного округа и подчиняется непосредственно органу управ­ления архивным делом республики, края, области, города феде­рального значения, автономной области, автономного округа. Ведомственный архив создается приказом руководителя учреж­дения, предприятия, организации для своевременного приема ар­хивных документов от структурных подразделений учреждения, предприятия, организации или других источников комплекто­вания, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и ис­пользования в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, обеспечивает передачу этих документов на госу­дарственное хранение.

46. Прием-передача дел при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Заведующий архивом возглавляет работу по организации и веде­нию архивного дела на предприятии, в учреждении, организации:обеспечивает в соответствии с установленным порядком при­ем, регистрацию, систематизацию, хранение и использование
документов;руководит работой по составлению справочного аппарата, об­легчающего учет и использование архивных документов;оказывает методическую помощь в поиске необходимых доку­ментов;инструктирует работников структурных подразделений о по­
рядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив;контролирует своевременность поступления в архив докумен­тов, законченных делопроизводством; обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности ар­хивных документов, формированию документов в дела посто­янного и временного хранения;руководит работой по составлению описей дел для передачи
документов в государственные архивы, составлению актов об
уничтожении документов, сроки хранения которых истекли; осуществляет контроль за состоянием в помещениях архива усло­вий, необходимых для обеспечения сохранности документов;организует работу по ведению учета документооборота и коли­
чества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имею­
щихся в документах архива;составляет установленную отчетность,  принимает участие  в
разработке положений и инструкций по ведению делопроиз­водства организации архивного дела.

53. Понятие технотронных архивов. Порядок хранения документов. Технотронные архивы — архивы, хранящие кинофотофоновидео-документы и научно-техническую документацию. Основные ви­ды работы архивариуса в них — комплектование, учет, научно-справочная работа. Использование технотронных документов сходно с использованием документов на бумажных носителях информации. Специфика работы определяется спецификой носителей информации.Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный доку­мент, созданный кинематографическим способом.Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фо­тографическим способом.Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информа­цию, зафиксированную любой системой звукозаписи.Видеодокумент: — документ, содержащий аудиовизуальную ин­формацию, зафиксированную посредством любой системы ви­деозвукозапис.иХранение кинофотофоновидеодокументов обусловливается их носителями. Научно-техническая документация хранится как традиционные документы. Не допускается хранение документов на носителях с магнитным рабочим слоем в хранилищах с по­стоянными или переменными магнитными полями напряжен­ностью более 400 А/м. При подготовке к хранению документы подлежат очистке от пыли и грязи, перемотке, акклиматизации, упаковыванию. Акк­лиматизация проводится для кинодокументов и микрофильмов до 10 суток, документов на магнитной ленте и дисковых носи­телях — до 3 суток, для фотодокументов и микрофиш сутки при температуре 20 ± 3 °С и влажности воздуха 35—15%. В про­цессе хранения документы проверяются на их техническое со­стояние, состояние упаковки, загрязнения, повреждения. В случае их обнаружения проводится работа по упразднению дефектов