Архивоведение

Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняют они или нет свои фонды документами, создающимися в их источниках комплектования.Временное хранение документов государственной части Архив­ного фонда РФ осуществляют органы государственной власти, госучреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах до передачи их на постоянное хранение в госархивы.

24. Ведомственный архив, понятие, задачи. Ведомственный архив — архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передани в госархив ведомст­венные архивные документы. В зависимости от объема храня­щихся документов он создается как самостоятельное структур­ное подразделение ведомства или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления ведомства. Задачи ведомственного архива:комплектование документами, законченными делопроизводством',учет и обеспечение сохранности документов;создание к ним научно-справочного аппарата; использование хранящихся в архиве документов;оказание методической и практической помощи структурным подразделениям ведомства в работе с документами',подготовка и передача в госархивы документов по истечении сро­
ка их хранения в ведомственном архиве.В зависимости от компетенций организации, ведомства могут создаваться следующие ведомственные архивы'.центральный архив федерального органа власти или органа вла­
сти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти,
документы организаций непосредственного подчинения и других
организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководством органа власти;центральный отраслевой архив, хранящий документы всех орга­
низаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней
подчиненности независимо от их территориального располо­
жения;объединенный архив, осуществляющий хранение документы не­скольких организаций отрасли, связанных системой соподчи-
ненности или однотипных по профилю деятельности;архив организации, хранящий документы только данной орга­
низации и ее предшественников.В зависимости от состава хранящейся документации ведомст­венные архивщ могут быть общими, хранящими документы на бумажной основе, научно-техническими, аудиовизуальными, элек­тронными. Преобладают общие ведомственные архивы. Ведомственные архивы являются первой ступенью хранения ар­хивных документов, передавая их по истечении срока хранения в государственные архивы.

25. Подготовка документов и дел к передаче в архив организации, нумерация листов, составление заверительной надписи, внутренняя опись, переплет. Подготовка дела к передаче в архив — оформление и описание дела для передачи в архив.Дело — совокупность документов или документ, относящих-ся(йся) к одному вопросу или участку деятельности, помещен-ных(й) в отдельную обложку. Понятие дела шире понятия еди­ницы хранения. Многотомные дела рассматриваются как одно дело, но несколько, в зависимости от количества томов, еди­ниц хранения, поскольку каждый том составляет обособ­ленную единицу хранения.Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответст­вии с установленными правилами.Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.Порядок формирования дел:дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;в дела помещаются только исполненные документы в соответст­вии с заголовками дел по номенклатуре;в дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно, в дела не должны помещаться документы, подлежащие возвра­ту, дублетные экземмяры документов, черновики, документы в деле располагаются по их хронологии; дело не должно превышать 250листов при толщине не более 4 см, приложения к документам независимо от их датировки, при­соединяются к тем, к которым они относятся; каждый помешенный в дело документ должен быть правильно оформлен:документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности. Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава.Для полного архивного оформления дела обязательно соблю­дение следующих основных требований: подшивка или переплет дела; нумерация листов дела; составление листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов; внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся на­звания организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частич­ному оформлению, в них допускается не проводить системати­зацию документов, ^не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись.

26. Передача дел в архив организации. Передача дел в архив производится при полной архивной обра­ботке дел по их описи.Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив:передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хра­
нения и личного состава;передача производится через год после завершения дед делопроиз­
водством;прием дед в архив производится зав. архивом поединично по описи
' в присутствии представителя того структурного подразделения,чьи дела передаются в архив;              при передаче особо ценных дел производится их полистный
просмотр;при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие;передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о на­личии дел, указываются их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив; по окончании приема дел зав. архивом расписывается на трех эк­земплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, при этом вторые экземпля­ры описей возвращаются сдатчику, детальные остаются в архиве. Основные этапы работы по передаче документов организации госархив:К утверждение описи передаваемых организацией дел экспертно-проверочной комиссией госархива, при этом один экземпляр описи остается в госархиве; , проверка состояния дел в организации представителем госархива передача дел организации в архив на основании утвержденной
описи; при этом в архив передаются научно-справочный аппа­
рат к передаваемым документам и еще два экземпляра их опи­
си, один экземпляр остается в организации; факт передачи документов в госархив фиксируется актом прие­
ма-сдачи дел в двух экземплярах, один из которых остается в
госархиве, а второй передается организации-сдатчице.

27. Организация документов Архивного фонда РФ, критерии организации, фондообразование. Организация документов Архивного фонда РФ включает их клас­сификацию и систематизацию.Классификация — выработка научных основ организации доку­ментов, установление логических и исторических связей между ними.Систематизация — физическая организация и упорядочение доку­ментов на основе схемы их классификации. Организация документов осуществляется: в пределах Архивного фонда РФ; в пределах конкретного архива; в пределах конкретного архивного фонда.Организация документов — совокупность административно-пра­вовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенно­стей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов. В основе ор­ганизации документов находится архивный фонд — совокуп­ность архивных документов, исторически или логически свя­занных между собой.До недавнего времени основными критериями организации хра­нения документов были:принадлежность документов к историческим эпохам', принадлежность документов к комплексам общесоюзного, рес­публиканского, местного значения принадлежность документов к административно-территориаль­ным единицам;принадлежность документов к определенным отраслям государ­ственной и общественной деятельности;принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя.В настоящее время критериями организации хранения докумен­тов являются:формы собственности — государственная часть Архивного фон­да РФ, федеральная собственность в ведении РФ, муниципальная собственность, негосударственная часть Архивного фонда РФ;виды носителей,  способы и техника закрепления информации —
письменные и графические документы на бумажных носителях,кинофотофонодокументы, видеограммы, электронные документы;              сроки хранения — постоянное хранение в госархиве, музее, биб­лиотеке,   архиве  негосударственного  учреждения;  временноехранение допередачи документов в госархив в ведомственном архиве; временное и депозитарное хранение в ведомственных архивах и отраслевых фондах; временное и депозитарное хра­нение документов негосударственной части Архивного фон­
да РФ в госархивах.Все критерии применяются в совокупности. Согласно им проис­ходит организация документов в пределах Архивного фон­да РФ.

28. Понятие и содержание комплектования архива. Источник комплектования. РФ.Государственные архивы комплектуются архивными докумен­тами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предпри­ятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, ор­ганизациями, предприятиями и гражданами. Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомствен­ных или частных архивахРабота по комплектованию архива документами складывается из установления профиля архива, определения источников комплектования',определения состава документов, подлежащих хранению в ар­хиве;организации комплектования.Источник комплектования — юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятель­ности весь документальный фонд, то источник комплектова­ния передает на хранение в архив только архивный фонд, по­этому понятие "фондообразователь" щире понятия "источник комплектования".Критериями источников комплектования являются: функционально-целевое назначение учреждения; " масштаб его деятельности; вид организации;

полнота отражения в ее документах ценной информации. Для документов личного происхождения учитываются: значимость творческой и общественной деятельности фондо­образователя;степень сохранности его фонда; взаимосвязь его фонда с другими фондами.Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:структурные подразделения организации;подведомственные организации;физические лица.Ведомственные архивы комплектуются документами постоян­ного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами лич­ного составаВ основе комплектования ведомственных архивов лежит пре­емственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной но­менклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел

29. Понятие архивного дела и порядок его комплектования. Требования к архивному делу. Передача дел в архив.

Подготовка дела к передаче в архив — оформление и описание дела для передачи в архив.

Дело — совокупность документов или документ, относящих-ся(йся) к одному вопросу или участку деятельности, помещен-ных(й) в отдельную обложку. Понятие дела шире понятия еди­ницы хранения. Многотомные дела рассматриваются как одно дело, но несколько, в зависимости от количества томов, еди­ниц хранения, поскольку каждый том составляет обособ­ленную единицу хранения. Порядок формирования дел:дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;в дела помещаются только исполненные документы в соответст­вии с заголовками дел по номенклатуре;в дела помещаются документы одного календарного года, за ис­
ключением переходящих дел;документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно, в дела не должны помещаться документы, подлежащие возвра­ту, дублетные экземмяры документов, черновики, документы в деле располагаются по их хронологии; дело не должно превышать 250листов при толщине не более 4 см, приложения к документам независимо от их датировки, при­соединяются к тем, к которым они относятся; каждый помешенный в дело документ должен быть правильно оформлен:документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности.Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава.Для полного архивного оформления дела обязательно соблю­дение следующих основных требований: подшивка или переплет дела; нумерация листов дела; составление листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов; внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся на­звания организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частич­ному оформлению, в них допускается не проводить системати­зацию документов, ^не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись.

32. Основные правила фондирования документов в архив.  Фондирование документов — распределение документов по ар­хивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится не­посредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фон­довую принадлежность документов, формируют фонд, опреде­ляют хронологические границы фонда и документов фонда. При фондировании документов необходимо соблюдать следую­щие правила:дела относятся к тому году, когда оны начаты делопроизводст­
вом или в котором они поступили в организацию для продолжения
делопроизводством;планы, сметы, документы к ним относятся к тому году, на ко­
торый они составлены;отчеты и документы к ним относятся к году, за который они со­
ставлены;перспективные планы относятся к начальному году, на кото­рый они составленыотчеты по перспективным планам относятся к последнему году отчетного периода;дела, начатые в одной структуре и переданные в другую струк­туру, относятся ко второй структуре, где они были завершены; если организация прекратила свое существование, документы ликвидационной комиссии включаются в состав фонда ликви­дируемой организации;в пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организации; если  в деятельности организации  создается  незначительныйобъем документов, то в хронологической систематизации они располагаются в соответствии со структурой организации; внутри структур дела располагаются по степени их значимости и логической взаимосвязи;в случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми поме­щаются дела с наиболее ранней датой их завершения; 1 при ликвидации организации законченные делопроизводством дела входят в состав фонда ликвидируемой организации, неза­вершенные дела — в состав фонда организации-правопреемника; дела, производство которых велось в ряде организаций,включают в состав фонда организации, завершившей их дело­производство; личные дела сотрудников, перешедших в другие организации, в случае их передачи в эти организации включа­ются в состав их фондов; входящие документы относятся к фонду организации-получателя; копии исходящих документов ' относятся к фонду организации-автора;внутренние документы относятся к фонду организации-сос-' тавителя;каждому архивному фонду присваивается название и номер;при хронологическом размещении дел  первыми помещаются
Л дела, имеющие число-месяц-год, за ними дела, имеющие месяц-
год, затем дела, имеющие только год.              ?Один и тот же архивный фонд составляют документы органи­зации до и после ее реорганизации, не повлиявшей на корен­ное изменение ее функций, изменения ее подчиненности, структуры, штатов, печати, полного или частичного изменения • ее названия, изменения территориальных границ ее деятельности, перемещения из одного района в другой, изменения административно-территориального деления, временной приостановки ее деятельности.

33. Понятие экспертизы ценности документов. Задачи и этапы экспертизы ценности документов. Задачи и этапы экспертизы. Экспертные комиссии.  Экспертиза ценности документов — отбор документов на госу­дарственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность доку­ментов, обусловливающаяся их культурным, научным, экономи­ческим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности доку­ментов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтоже­ние малоценных документов. Основными задачами экспертизы ценности документов являются:отбор наиболее ценных документов из ведомственных и личных архивов на государственное хранение и определение профильности государственных архивов; определение сроков хранения документов;обеспечение полноты состава архивного фонда;отбор на государственное хранение наиболее информационных документов.Этапы экспертизы ценности документов:в делопроизводстве организации — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для передачи в ведомственный архив;в ведомственном архиве — при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив; в государственном архиве — при целостной комплексной экспертизе архивных документов с целью совершенствования архивных фондов и учетной документации.

48. Понятие использования архивных документов, основные направления, цели, формы. Использование архивных документов — это применение инфор­мации архивных документов в культурных, научных, политиче­ских, экономических целях и для обеспечения законных прав и ин­тересов граждан.Использование архивных документов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребно­стей общества в ретроспективной документной информации. Направления использования архивных документов:укрепление российской государственности;удовлетворение информационных потребностей общества;обеспечение законных прав и интересов граждан.Цели использования архивных документов:    политические;организационно-управленческие;научные;экономические;культурно просветительные;учебные;социально-правовые (обеспечение прав граждан).Формы использования архивных документов:

информационное обеспечение пользователей в соответствии с
их запросами и в инициативном порядке;              представление документов пользователям для исследований;экспонирование документов на выставках;использование документов в средствах массовой информации;проведение информационных мероприятий;выдача документов во временное пользование;публикация документов.