Архивоведение

36. Понятие государственного учета документов. Учетные документы архивов. Все документы государственной и негосударственной части Ар­хивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.В России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей стра­ны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и ко­личестве единиц хранения.

К учетным документам архива относятся:              .              .              '

книга учета поступлений;книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользова­ния;список фондов;список фондов с особо ценными документами; лист фонда; архивная опись;опись особо ценных документов; опись страхового фонда; реестр описей;реестр описей особо ценных документов; инвентарная книга учета дел с материальными ценностями; паспорт архива; паспорт архивохранилища;сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января; карточка фонда; дело фонда; внутриделовые описи и листы-заверители дел.Основными учетными документами ведомственных архивов яв­ляются:книга учета поступления и выбытия документов; '.список фондов;

37.Характеристика научно-справочного архивного аппарата. Система  научно-справочного  аппарата  к документам  архива включает комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о соста­ве и содержании документов, создаваемый на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и ар­хивной информации в целях их эффективного использования Архивные справочники предназначены для поиска информации об архивных фондах и архивных документах. Они могут быть-межархивными (Росархив — архивы); внутриархивными (архив — фонд); межфондовыми (фонд — дело); внутрифондовыми (дело — документ).Заложенная в основу создания научно-справочного аппарата до­кументная информация, сведения, содержащиеся в документе, имеют два уровня.Первичная документная информация содержится непосредственно в архивных документахВторичная документная информация, информация об информации,

находится в различных сообщениях о документах, состоящих из опи­саний, специальных шифров и кодов В совокупности они составляют архивную информационную среду.Архивные справочники могут быть обязательными — опись, ката­лог и дополнительными — указатели, обзоры. Основой научно-справочного аппарата является архивная опись документов. Осталь­ные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рас­смотренные в разделе "Учет документов в архивах", и информа­ционно-поисковые, рассматриваемые в данном разделе, входя­щие в научно-справочный аппарат архива. Некоторые из них, например опись, являются универсальными архивными справоч­никами.

38.Основные архивные справочники: архивная опись, архивный каталог. Архивная опись — архивный справочник, содержащий система­тизированный перечень единиц хранения архивного фонда, пред­назначенный для их учета и раскрытия их содержания.Функции описи:

информационная,раскрывающая состав и содержание документов,учетная, учитывающая количество дел внутри фонда;классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри
фонда в соответствии  со структурой фондообразователя  или
основными направлениями и вопросами его деятельности.
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-
заверителя, справочного аппарата. Объектом описания являет­ся единица хранения.Описи составляются:на дела постоянного хранения;дела временного (свыше 10 лет) хранения;дела личного состава;документы на спецносителях;входящие в архив ведомственные и служебные издания. Архивный каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппиро­вана по предметам, темам, отраслям, расположенным в соот­ветствии с принятой для данного каталога схемой классифика-|> ции документной информации. Совокупность различных ката­логов составляет систему каталогов архива.Каталогизация архивных документов — совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из: определения вида каталога;разработки схемы классификации в нем документной информации; выявления и отбора документной информации для каталогизации; описания документной информации на каталожных карточках; индексирования каталожных карточек; систематизации карточек и ведения каталога.

39.Основные архивные справочники:архивные путеводтели.Обзоры архивных документов. ."Архивный путеводитель — архивный справочник, содержащий в систематизированном виде характеристики или краткие сведе­ния об архивных фондах, и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием Путеводитель является обяза­тельным справочно-информационным изданием архива, дающим общее представление о составе и содержании его документов на уровне фондов. В зависимости от уровня содержащейся в путеводителе ин­формации он может быть внутри- и межархивным. Путеводите­ли охватывают информацию на уровне Архивного фонда РФ, группы архивов, архива, ряда архивных фондов. В зависимости от этого путеводители подразделяются: §• на путеводитель по фондам архива; краткий справочник по фондам архива; тематический путеводитель по фондам архива; путеводитель по архивам.Обзор архивных документов - архивный справочник, включаю­щий систематизированные сведения о составе, содержании и по­исковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их

,   анализом Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедче­ский анализ

Тематический обзор документов включает систематизирован­ные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по конкретной теме и их источ­никоведческий анализ.

Основным отличием обзора архивных документов от других видов научно-справочных документов является ведение источ­никоведческого анализа, предполагающего определение источ­никоведческого значения рассматриваемых документов, их по­лноты и степени сохранности, достоверности, характера со­держащихся в них фактических данных.

Основной частью обзора являются аннотации архивных доку­ментов, сопровождаемые их поисковыми данными. Обзор со­ставляется на весь архив, затем — на его фонды, описи, дела, листы дел В полном виде обзор состоит из характеристик уч-реждений-фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата.

40.Основные архивные справочники:архивные указатели, архивная историческая справка. . Архивный указатель — архивный справочник, содержащий сис­тематизированный перечень наименований предметов или объек­тов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.Историческая справка архивного фонда составляется при от­крытии этого фонда и содержит: историю фондообразователя; историю фонда; характеристику документов фонда.История фондообразователя включает:

историю создания фондообразователя (даты, номера, заголовки
распорядительных документов о создании его и преобразовав
нии);              ,

задачи и функции фондообразователя и их изменения;'';'"' масштаб деятельности фондообразователя, состав системы подве­домственных организаций.

41.Понятие архивного описания документов и дел. . Под описанием документов и дел понимается:

процесс создания вторичной документной информации путем перера­
ботки первичной, содержащейся в документах, информации;раскрытие состава и содержания документов каждого дела для
обеспечения поиска и использования документов.Описание производится на уровне фонда, единицы хранения, до­кумента.Основными принципами описания являются              соответствие описания первичному архивному документу,взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уров­ней описания;недублированность информации всех уровней описания. Информационными характеристиками при описании являются-название учреждения с указанием вышестоящего ведомства; название структурной части; индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела, аннотация;крайние даты документов; количество листов в единице хранения; архивный шифр.К элементам описания относятся:

информация по идентификации — название фонда, заголовок единицы хранения, документа, поисковые данные, объем еди­ницы описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты,' вид носителя информации;

информация по истории образования и хранения — история фон­дообразователя и история фонда;информация о составе и содержании — сведения о составе и со­держании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа;информация об условиях доступа и использования — условия дос­тупа, авторские права, условия репродуцирования и использо­вания, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность доку­мента, внешние особенности;дополнительная информация — местонахождение оригиналов и ко­пий, библиография.

42.Обеспечение сохранности документов в архивах. Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение до­кументов, контроль за их движением, физико-химическим со­стоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, соз­дание условий, исключающих их утрату.Режим хранения документов предполагает соблюдение:температурно-влажностного режима;светового режима;

санитарно-гигиенического режима;охранного режима.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;оборудованием   архивохранилищ   средствами  пожаротушения,
охраны, сигнализации;

применением технических средств для создания нормативных
условий температурно-влажностного, светового, санитарно-ги­
гиенического, охранного режимов;применением специальных средств хранения и перемещения до­
кументов.

44.Проверка наличия и состояния дел. \. Проверка наличия и состояния дел — установление соответствия количества единиц хранения записям в учетных документах ар­хива, выявление документов, подлежащих реставрации и профи­лактической обработке.

В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия документов, находящихся
на хранении в архиве;выявление и устранение недостатков в учете документов;выявление отсутствующих документов и организация их розыска;выявление и учет документов, требующих реставрации, консер­
вации, профилактической и технической обработки.

Проверка проводится не реже чем один раз в 5 лет, а в ведомст­венных архивах — перед передачей документов на госхранение. В особых случаях дела перемещаются в другое помещение, при чрезвычайных ситуациях, смене руководителя архива, ликвида­ции или реорганизации архива проводятся разовые проверки.

47.Понятие информатизации архивного дела. Объекты информатизации, цели и принципы. Информатизацией называется организационный социальноэко-номический и научно-технический процесс создания оптималь­ных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресур­сов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов.

1. Предмет и основные понятия архивоведения. 1.              Архивоведение — наука, изучающая историю, теорию и практи­
ку архивного дела.Предмет архивоведения включает следующие вопросы:принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению;способы хранения, обеспечивающие полную сохранность доку­
ментов; создание системы информации о содержании документов;организацию всестороннего использований документальной ин­
формации;организацию работы архивных учреждений.Жизнедеятельность людей, развитие общества всегда фиксиро­вались различными способами. С момента появления письмен­ности основным видом фиксирования информации стал пись­менный документ.2.              Документ — зафиксированная на материальном носител инфор­
мация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В за­
висимости от носителя история знает самые разнообразные до­
кументы: от наскальных надписей первобытных людей до современ­
ных компьютерных документов. Их содержание адекватно отража­
ет всю жизнедеятельность человека и общества.В своем развитии документ проходит эволюцию от документи­рования — записи информации на различных носителях по ус­тановленным правилам — до его архивного'хранения. Порядок документирования изучает делопроизводство, порядок архив­ного хранения — архивное дело.Архивное дело — отрасль деятельности, обеспечивающая орга­низацию хранения и использования архивных документов.Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имею­щий ценность для собственника.

2. Становление архивного дела в Киевской Руси. Основные виды документов в Киевской Руси. Основные виды документов в Киевской Руси . 1. Зарождению архивного дела на Руси способствовало появление на Руси письменности. Начало письменности на Руси отно­сится еще к дохристианским временам. По мере развития го­сударственности и культуры, письменность все больше совер­шенствовалась. Миссионерская деятельность просветителей IX в. Кирилла и Мефодия, становление Киевской Руси, принятию в 988 г. христианства способствовали формированию первых документных сводов, которые легли в основу создания первых архивов Киевской Руси.К основным видам документов относились:дипломатические акты;административные акты;договоры между князьями;жалованные грамоты;уведомительные грамоты;бытовая документация.Особо значимыми среди указанных документов были:юридические;поземельные.До наших дней дошло не более полутора сотен документов, со-     / хранившихся со времен Киевской Руса, важнейший — Повесть ' временных лет, содержащая в своем составе ряд утраченных    \ впоследствии дипломатических и юридических документов.