Анализ кадрового делопроизводства конкретной организации

     СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….	6
1 ИСТОРИЯ, СОВРЕМЕННЫЕ  ЗАДАЧИ И СТРУКТУРА  ГУ – УПФР ПО  СПАССКОМУ РАЙОНУ  НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ	19 19
2 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИОННО  – РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ  И ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ………………….	27 27
3 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГУ – УПФР ПО СПАССКОМУ РАЙОНУ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ	35 35
3.1 Оформление приема на работу………………………………………......	35
3.2 Оформление переводов и отпусков………………………………………	39
3.3 Документирование командировок……………………………………….	42
3.4 Документирование поощрений и  взысканий……………………………	44
3.5 Документирование увольнений………………………………………….	45
3.6 Порядок оформления трудовых  книжек в ГУ – УПФР по  Спасскому району Нижегородской  области………………………………………………..	46 46
4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ГУ – УПФР ПО СПАССКОМУ РАЙОНУ НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ……………………………………………………………………….	49прп49
5 ОПТИМИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ГУ – УПФР ПО СПАССКОМУ РАЙОНУ…………………………………………………..	56 56
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………..	69
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………	74
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………….	81
Приложение  А - Организационная структура…………………………………..	81
Приложение  Б - Организационные - распорядительные и информационно – справочные документы……………………………………………………………	83 82
Приложение  В - Документы, оформляемые при приеме на работу…………..	106
Приложение  Г - Документы, необходимые при переводах и отпусках……….	117
Приложение  Д - Документы, оформляемые при командировании работника	123
Приложение  Е - Документы, оформляемые при поощрениях и взыскания	131
Приложение  Ж - Документы, необходимые при увольнении…………………	132
Приложение  И - Журналы и книги регистрации и учета ……………………..	134
Приложение  К - Документы, необходимые при систематизации документов и формирования дел ………………………………………………………………	144 144
Приложение  Л - Перечень нерегистрируемой корреспонденции ……………	149
Приложение М - Документы, разработанные автором дипломной работы	150

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ 

     Наличие персонала одно из условий, позволяющих любой организации осуществлять свою деятельность. «Независимо от того компания это или фирма, завод или учреждение, на каком-то этапе существования их руководителям приходится сталкиваться с проблемой подбора работников, оформления с ними трудовых отношений. Для решения таких задач организации любого масштаба и любой организационно-правовой формы важно иметь в своем составе специализированную структуру - службу кадров или специально выделенного сотрудника, занимающегося работой с кадрами» [50, С.6].

     Ведение кадрового делопроизводства, как и многие другие направления деятельности учреждения, обязательно должны документироваться. При этом кадровая документация играет большую роль не только для всей организации в целом, но и для каждого сотрудника в отдельности. Именно поэтому к составлению и оформлению кадровой документации, организации работы с ней предъявляются повышенные требования.

     «В  Российской Федерации трудовые отношения  между работником и работодателем  должны, как это вытекает из требований закона, оформляться документально. Действующее в нашей стране законодательство требует от работодателя оформления большого объема документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками» [65, С.4]. Успешное функционирование современной организации сложно представить без специально выделенного структурного подразделения, занимающегося подбором персонала для организации, документированием трудовых отношений, комплектованием кадровых документов, их хранением и многим другим, связанным с обработкой кадровых документов.

     Значение  кадровых документов очень высоко, так как в них зафиксированы  сведения, позволяющие сотруднику воспользоваться  правом на труд, образование, выплату  пенсии и др. Следовательно, создание, оформление и работа с кадровой документацией должна строго регламентироваться законами, постановлениями, инструкциями и другими актами, в которых закреплены нормы трудового права.

     Документирование трудовых отношений в надлежащей форме имеет большое значение для каждого сотрудника не только в период его работы, но и после увольнения. Очень часто необходимость в юридическом подтверждении обстоятельств возникает у работника уже после того, как он уволился из организации. Отсутствие необходимых документов может привести к потере для работника возможность получения льгот и преимуществ, как во время работы, так и после выхода на пенсию. Поэтому особое значение имеет профессионализм и подготовка специалистов, работающих с кадровой документацией.

     Во  многих крупных организациях создаются  специальные структурные подразделения – службы кадров, которые непосредственно занимаются трудовыми отношениями и их документированием. Но в учреждениях, где штат сотрудников не так уж и велик, работой с кадровой документацией занимается отдельно выделенный работник, точнее сказать сотрудник, совмещающий несколько должностей. Собственно такая ситуация сложилась и в Государственном учреждении – Управления Пенсионного фонда РФ по Спасскому району Нижегородской области (далее - Управление), в котором ответственным за кадровое делопроизводство является ведущий специалист-эксперт (юрисконсульт). Этим сотрудником выполняется множество функций, включая ведения кадрового делопроизводства, поэтому за отсутствием возможности глубокого изучения документирования трудовых отношений и работы с кадровой документацией тема «Совершенствование кадрового делопроизводства организации (на примере ГУ – УПФР по Спасскому району Нижегородской области)» приобретает особое значение.

     Существует  много работ по кадровому делопроизводству в целом, но нет их четкого разделения по формам собственности организаций.

     Актуальность  работы заключается в том, что в ней рассматривается деятельность конкретного государственного учреждения. Таким образом, работа с одной стороны, дает представление о состоянии кадрового делопроизводства в ГУ – УПФР по Спасскому району Нижегородской области а с другой дает практические рекомендации по его совершенствованию в соответствии с новыми изменениями в законодательных и нормативно- методических документах.

     Целью исследования является анализ кадрового делопроизводства конкретной организации (ГУ – УПФР по Спасскому району Нижегородской области) и его оптимизация.

     В соответствии с целью были определены задачи дипломной работы:

     1. Исследовать историю, современные задачи, функции и структуру организации.

     2. Рассмотреть организационно-распорядительные и информационно-справочные документы.

     3. Проанализировать документацию в рамках трудовых отношений в Управлении, включая организационно-распорядительную, информационно-справочную, отдельные виды кадровых документов, касающиеся различного рода направлений кадровой деятельности организации (прием на работу, переводы, предоставление отпуска, поощрение, взыскание, командировка, увольнение).

     4. Провести анализ организации работы с кадровой документацией на всех её этапах, включающих в себя контроль исполнения документов, систематизацию кадровых документов длительного и постоянного сроков хранения, формирование дел, хранение документов по личному составу, проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к архивному хранению.

     5. Внести предложения по оптимизации кадрового делопроизводства Управления.

     Для достижения поставленных задач в  работе использовались следующие  методы:

     - методы опроса и наблюдения. Метод опроса проводился в виде интервью. В качестве интервьюеров выступали (или были опрошены) юрисконсульт, начальник Управления, начальники отделов и руководитель группы.  В качестве метода исследования использовалось структурированное наблюдение, представляющее собой общий обзор документов, работы с ними и деятельность юрисконсульта. Формой регистрации выступал дневник, где результаты фиксировались в свободной форме;

     - метод сравнения использовался для соотнесения поставленной системы кадрового делопроизводства в Управлении с требованиями к организации данной системы, представленными в законодательных и нормативно-методических актах;

     - метод анализа предполагает выявление ошибок при оформлении документов, работы с ними, постановки кадрового делопроизводства, а также при работе юрисконсульта на основании законодательных и нормативно-методических актов;

     - метод систематизации применялся в качестве разделения документов и сопутствующих кадровому делопроизводству явлений и их группировка по определенным признакам.

     Объектом  исследования является трудовые отношения между работником и работодателем в Управлении.

     Предметом – кадровое делопроизводство в ГУ – УПФР по Спасскому району Нижегородской области. В соответствии с определением ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» «делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» [23, С.3].

     Практическая  значимость темы заключается в том, что все рассмотренные в работе вопросы можно применять в кадровой деятельности Управления. В работе выделена отдельная глава, в которой представлены способы оптимизации кадрового делопроизводства. Так для оптимизации документирования трудовых отношений и работы с кадровой деятельности были разработаны следующие виды документов:

     Организационные:

     - Положение Управления.

     - Должностная инструкция юрисконсульта.

     - Должностная инструкция секретаря.

     - Структура и штатная численность.

     - Положение «О правилах обработки,  хранения и передачи персональных  данных работника»

- Положение  об экспертной комиссии.

     Документ  текущего кадрового делопроизводства:

     - Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих к хранению.

     Также были разработаны журналы и книги регистрации и учета.

     Все эти документы, журналы и книги  после разработки были успешно внедрены и в настоящее время применяются в Управлении. Для постановки верного кадрового делопроизводства была введена новая должность секретаря, автоматизирована его деятельность, а также налажен документооборот в целом.

     Работа  прошла апробацию в виде докладов на конференции:

1. Козлова, М.А. Новый порядок регистрации командированных работников / М.А. Козлова // Материалы региональной студенческой научно – практической конференции «Российский студент - гражданин, личность, исследователь» 18 марта 2010 г. - Нижний Новгород: НГТУ, 2010. – С. 324-325.
2. Козлова, М.А. Рационализация контроля исполнения документов в Управлении Пенсионного фонда Российской Федерации / М.А. Козлова // Материалы региональной студенческой научно – практической конференции «Российский студент- гражданин, личность, исследователь» 18 марта 2010 г. - Нижний Новгород: НГТУ, 2010. – С. 325-326.
3. Козлова, М.А. Проект регламентации кадрового делопроизводства на основе Федерального закона «О документировании отношений в сфере труда» / М.А. Козлова // Материалы всероссийской студенческой научно – практической конференции «Российский студент - гражданин, личность, исследователь» 17 марта 2011 г. - Нижний Новгород: НГТУ, 2011. – С. 238-239.

     Структура и основное содержание работы. Во введении обосновывается актуальность работы, определяются цель и задачи исследования, обуславливаются предмет и объект исследования, проводится анализ источников и литературы, представляются методы исследования.

     В первой главе исследуется история, современные задачи и структура организации.