Анализ кадрового делопроизводства конкретной организации

     Существует  два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Перечень типовых сроков исполнения документов помещен в инструкцию по делопроизводству в Управлениях Пенсионного фонда РФ. «Индивидуальный срок исполнения документа - срок, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может руководитель, установивший его» [51, С.102].

     Контроль  за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 [26] делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ". В управлении пишется от руки слово – КОНТРОЛЬ.

     Документ  считается исполненным и снимается  с контроля начальником после  фактического исполнения предусмотренных  резолюцией заданий, поручений, запросов и документированного подтверждения  их исполнения по существу с обязательным сообщением результатов исполнения. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.30-2003 [26], реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Также ставится отметка и в журнал.

     В Инструкции по делопроизводству в Управлениях Пенсионного фонда РФ говорится, что «информирование производится посредствам предоставления отчетов, исполнения запросов о состоянии отдельных документов, а также докладов на протокольных мероприятиях, в ходе которых рассматриваются вопросы исполнения документов» [41, С.56]. Предоставление отчетов в Управлении не производится, поэтому следует разработать сводку о состоянии исполнения документов.

     Таким образом,  формы журнала учета  работников, выбывших в командировку, и журнала учета работников, прибывающих в командировку в Управлении составлены на основе Инструкции Министерства финансов СССР, Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и ВЦСПС 1988 г. № 62. Тогда как уже с 2009 года такие формы основываются на Приказе Минздравсоцразвития РФ «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы». В журнале ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) отсутствуют подписи некоторых инструктируемых сотрудников.

     Существует  много способов систематизации кадровых документов, но в Управлении применяют  четко – структурированную систему, которая в первую очередь включает следующие две группы документов:

     1. Документы по учету личного состава работников. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты [15].

     2. Документы, связанные с осуществлением  функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание). В ОК 011-93 [20], эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

     С наступлением нового календарного года в Управлении юрисконсульт начинает формировать кадровые документы  в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел (Приложение Л).

     Необходимость формирования кадровых документов в  дела заключается в первую очередь  в том, что эта процедура обеспечивает в дальнейшем, быстрый поиск документов и их использование.

     Кадровые  документы формируются в дела уже на стадии делопроизводства. При формировании дел и организации их хранения необходимо руководствоваться Основными правилами [29]. Однако этот документ не является нормативным актом, обязательным для применения. «Кроме того, в Основных правилах недостаточно полно отражена специфика формирования кадровых документов в дела» [83, C.344]. Поэтому, рассматривая технологию работы в Управлении именно с кадровыми документами, во многом приходится опираться на те приемы, которые сложились в практике работы с документами.

     Система формирования документов в дела происходит в несколько этапов: группировка документов в соответствии с номенклатурой дел, изъятие из дела дубликатов и копий, нумерация листов дела, составление описи, титульного листа и листа-заверителя.

     Рассмотрим  принцип формирования дел в Управлении. Можно выделить несколько правил формирования дел:

     - Документы формируются в дела  строго в соответствии с номенклатурой  дел организации. Независимо от  того, каким образом перечень  дел закреплен в номенклатуре, дела формируются строго в соответствии с номенклатурой.

     - Одновременно с включением в  дело документов оформляется  его обложка. «Оформление обложки  дела состоит в нанесении на  нее определенной информации (реквизиты): наименование организации; наименование  структурного подразделения; индекс (номер) дела; заголовок дела; срок хранения документов дела» [83, С.12].

     «Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок записывается на обложке  дела в точном соответствии с номенклатурой дел кадровой документации. Срок хранения документов также указывается в соответствии с номенклатурой дел» [81, С.104].

     - В дела помещаются только исполненные,  правильно оформленные документы,  содержащие все необходимые реквизиты. 

     - В дело включается по одному  экземпляру каждого документа.

     - В дела включаются подлинники документов, за некоторым исключением.

     - Не помещаются в дела проекты  документов, дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие  возврату.

     - В дело помещаются документы  одного календарного года. За  исключением переходящих дел, личных дел, которые формируются в течение всего периода работы конкретного сотрудника, документы комиссий, которые группируются в дело в период их деятельности, и некоторые другие документы.

     - В дело помещается не более  250 листов (не более 4 см).

     - Внутри дела документы располагаются  в определенном порядке. Документы  в делах группируются по хронологическому  или тематическому признаку либо  их сочетанию.

     - Приложения к документам, независимо  от даты их утверждения или  составления, присоединяются к документам, к которым они относятся; в отдельный том (часть) выделяются приложения объемом свыше 250 листов.

     Систематизация  кадровых документов длительного и  постоянного сроков хранения, формирование дел осуществляется по установленным  для Управлений ПФР нормам (в инструкции по делопроизводству). За исключением того, что в Управлении в дела приказов по личному составу помещаются и основания для создания приказов, которые необходимо формировать в отдельное дело «Документы – основания к приказам по личному составу».

     Экспертиза  ценности документов, в т. ч. по личному  составу, должна проводиться ежегодно сотрудником, отвечающим за ведение  кадрового делопроизводства совместно  с экспертной комиссией (ЭК).

     Постоянно действующая экспертная комиссия создается  приказом руководителя организации. «В ее состав включаются наиболее квалифицированные и опытные специалисты организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации, содержащейся в кадровых документах подразделения, в котором они работают» [59, С.186].

     В состав ЭК Управления включаются начальник  отдела персонифицированного учета, взаимодействия со страхователями и застрахованными  лицами, взыскания недоимки, начальник  отдела назначения, перерасчета, выплаты  пенсий и оценки пенсионных прав застрахованных лиц и руководитель финансово – экономической группы. Председателем комиссии назначается юрисконсульт.

     Функции и права ЭК, а также организация  ее работы определяются положением, которое  в Управлении отсутствует. Положением определяются все функции ЭК, является первоочередным документом для работы комиссии.

     При проведении экспертизы ценности необходимо руководствоваться определенными  нормативно-методическими актами. В  Управлении к таким актам относится Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций [34]. «Этот перечень включает в себя документы, которые образуются в деятельности организаций всех форм собственности при документировании общих для всех, т. е. однотипных, управленческих функций, в т. ч. вопросов кадрового обеспечения деятельности организации» [55, С. 114].

     Исчисление  сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал).

     Таким образом, главным коллегиальным  органом при проведении экспертизы ценности является экспертная комиссия, которая в своей работе должна руководствоваться соответствующим положением. Это положение отсутствует в Управлении и его разработка необходима.

     Иногда  по незнанию или недоразумению могут  быть уничтожены документы, являющиеся единственным свидетельством для исчисления трудового стажа. Поэтому организация хранения документов по личному составу очень важна в области кадрового делопроизводства и на нее требуется уделить особое внимание. Организация хранения документов по личному составу в Управлении ведется юрисконсультом.

     «Известно, что в соответствии с пунктом 6 Положения об Архивном фонде РФ документы, отнесенные к категории документов по личному составу, должны храниться в той организации, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения» [62, С. 60].

     В связи с этим накладываются серьезные  правовые обязательства и ответственность  на руководителя организации и на сотрудника, ответственного за обеспечение  сохранности документов по личному  составу и удовлетворение социальных прав граждан.

     Рассмотрим  условия хранения документов по личному  составу в Управлении. Любые дела, папки с документами, картотеки, машиночитаемые документы, учетные  журналы и книги учета хранятся в рабочее и нерабочее время  в металлических постоянно запертых шкафах в кабинете юрисконсульта. Трудовые книжки хранятся в сейфе юрисконсульта, там же хранятся печати, штампы, бланки кадровых документов.

     Сохранность персональных данных в документах по личному составу в Управлении должно быть регламентирована положением, отражающим этапы, процедуры и методы применяемой традиционной или автоматизированной технологии обработки и хранения персональных данных, методы и средства документирования этих данных и формирования баз данных, содержащих эти сведения. Этого положения в Управлении нет.

     В соответствии разрабатываемым положением должна быть построена практическая работа начальника Управления, юрисконсульта  и других сотрудников, использующих в работе персональные данные сотрудников.

     Документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения (свыше 10 лет), подлежат передаче в архив. Во многих учреждениях организуют свой архив, в котором и хранятся документы с долговременным сроком хранения. Но в Управлении отсутствует специально выделенного помещения для хранения документов, поэтому они хранятся в специальных шкафах и сейфах в кабинете юрисконсульта. Не смотря на это, порядок передачи кадровых документов на архивное хранение полностью сохраняется юрисконсультом. Этот процесс регламентируется Методическими рекомендациями по ведению кадрового делопроизводства [42].

     Кадровые  документы подлежат передаче на архивное хранение не позднее чем через  три года после завершения их в  делопроизводстве.

     Документы, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в специальных шкафах до истечения срока их хранения в соответствии с перечнями. После чего эти документы уничтожаются в установленном порядке. Подготовка документов к архивному хранению включает в себя:  проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей.

     При анализе организации работы с  кадровыми документами в Управлении выяснилось, что формы журнала  учета работников, выбывших в командировку, и журнала учета работников, прибывающих  в командировку в Управлении составлены еще на основе Инструкции Минфинансов СССР. Тогда как с 2009 года такие формы основываются на Приказе Минздравсоцразвития РФ [18].