Анализ инструкции по делопроизводству

При разработке Инструкции были в максимальной степени учтены современные реалии (внедрение в делопроизводство информационных технологий, изменение организационно-правовй формы собственности ООО СП «Бевалекс».

Вместе с тем Инструкция по делопроизводству в ООО СП «Бевалекс» максимально совпадает с Инструкцией по делопроизволству в государственых органах и организациях от 19.01.2009 № 4.

В полной мере положения Инструкции распространяются лишь на систему организационно-распорядительной документации (регистрация и учет, контроль исполнения, систематизация, хранение, передача в архив и т.д.), то есть практически по всем аспектам работы с документами.

 

 

 

2.4 Основные положения Инструкции по делопроизводству

на предприятии ООО СП «Бевалекс»

 

 

Работа с документами в ООО СП «Бевалекс» регулируется законодательством Республики Беларусь, нормативно-методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, Уставом предприятия, приказами генерального директора ООО СП «Бевалекс».

В Инструкцию по делопроизводству в  ООО СП «Бевалекс» включены следующие  разделы:

1) Общие положения (в разделе указываются документы, на основании которых разработана интрукция по делопроизводству, а также виды документов и делопроизводственные операции, на которые распространяются требования инструкции, права и обязанности отвественных за делопроизводтсво в организации).

2) Подготовка и оформление документов (здесь определяются требования к бланкам организации и оформлению отдельных реквизитов документов, а также к подготовке и оформлению отдульных видов документов).

3) Организация документооборота и исполнения документов.

4) Контроль исполнения документов.

5) Формирование дел и хранение документов ( в этом разделе учтены требовпания Основных правил работы архивов организаций)

6) Ответственность в области управления документами. 

Основные положения Инструкции по делопроизводству в ООО СП «Бевалекс» распространяются на организационно-распорядительную документацию.

Инструкция устанавливает порядок  приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.

Документационное обеспечение ООО СП «Бевалекс»,  контроль за соблюдением в организационных структурах предприятия единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучением работников основам делопроизводства возлагается секретаря приемной руководителя ООО СП «Бевалекс». 

Работники структурных подразделений  предприятии  несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

Согласно п. 2 утвержденной Инструкции по делопроизводству в ООО СП «Бевалекс» деятельность предприятия обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу, которая состоит из:

— организационной документации: положения, должностные инструкции, правила, штатное расписание и др.;

— распорядительной: приказы, распоряжения, постановления;

      Юридическим основанием возникновения распорядительных документов в деятельности ОО СП «Бевалекс» являются:                                        

— законы Республики Беларусь;    

— декреты, указы Президента Республики Беларусь и распоряжения Главы Администрации Президента Республики Беларусь, Совета Безопасности Республики Беларусь;

— постановления, поручения Национального Собрания Республики Беларусь его палат и постоянных комиссий;                   

— постановления, распоряжения Совета Министров Республики Беларусь.

Подготовка документа включает составление и оформление проекта  документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование) проекта, утверждение, размножение (тиражирование).

Составитель документа несет ответственность  за правильность его содержания, оформления, своевременность подготовки.

Право издания документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закреплено в Уставе ООО СП «Бевалекс», должностных инструкциях.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники.

Для придания документу юридической  силы необходимо наличие обязательных для данного вида документа реквизитов: наименование организации-автора; код организации автора-документа; название вида документа; код формы документа; заголовок к тексту; текст; дата; индекс; визы; подпись.  

Документы должны оформляться на бланках, соответствующих стандарту СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и в соответствии с "Инструкцией по делопроизводству".

Бланки  каждого вида разрабатываются на основе продольного расположения реквизитов. Реквизиты бывают постоянные² и переменные³.

На основании общего бланка изготавливаются  бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, протоколов и  др.) либо наименование видов документов впечатывается в общий бланк машинописным способом.

В соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004 документы имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения:

1 – эмблема организации;

2 – код организации;

3 – код документа;

4 – наименование организации;

5 – почтовый адрес;

6 – коммуникационные и коммерческие  данные;

7 – название вида документа;

8 – дата ;

9 – регистрационный индекс;

10 – ссылка на регистрационный  индекс и дату входящего документа;

11 – место составления или  издания;

12 – гриф ограничения доступа;

13 – адресат;

14 – гриф утверждения;

15 – резолюция;

16 – заголовок к тексту;

17 – отметка о контроле;

18– текст;

19 – отметка о наличии приложения;

20 – подпись;

21 – гриф приложения;

22 – гриф согласования;

23 – визы;

24 – печать;

25 – отметка об исполнителе;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

28 – отметка о поступлении  (регистрационный штамп входящих  документов).

В п. 3 Инструкции по делопроизводству ООО СП «Бевалекс» зафиксирована информации  об организации работы с документами. Документы, поступившие в ООО СП «Бевалекс» проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение части документов руководством, затем доставляются исполнителям.

Прием и первоначальная обработка  поступающих в ООО СП Бевалекс» документов осуществляется централизованно.

К обработке принимаются только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и в  полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.   Поисковая система в ООО СП «Бевалекс» строится на основе банка данных регистрационных журналов.

В п. 4 Инструкции по делопроизводству  указываются особенности контроля исполнения документов на предприятии. Организация контроля исполнения документов определяет четкое, оперативное выполнение основных задач и совершенствование деятельности аппарата. 

Основные требования к организации  работы по контролю:

® оперативность и своевременность исполнения документов;

® полнота охвата контролем всех исполненных документов;

® систематичность контроля;

® необходимость обобщения и анализа итогов контрольной работы.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и  внутренние документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.

Контроль исполнения организационно-распорядительных документов  осуществляется по поручению  руководства.

Необходимость постановки документа  на контроль, сроки исполнения, исполнители  и должностные лица, ответственные  за контроль устанавливаются в резолюции председателя, заместителей председателя, начальников структурных подразделений или в тексте документа (приказ, постановление, протокол).

Срок исполнения документа исчисляется  в календарных днях с даты его  подписания (утверждения), а для поступивших  документов - с даты поступления. (приложение)

Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными.

П. 5 Инструкции по делопроизводству в  ООО СП «Бевалекс» освещает вопросы  формирования, оформления и хранения дел.

Формирование  дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела  подлежат оформлению при их заведении  и окончательно оформляются по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по научно - технической обработке и проводится специалистами.

С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся в  структурных подразделениях по месту  их формирования. Документы ООО СП «Бевалекс» находятся на хранении в архиве предприятия. Ответственность за хранение документов несет непосредственно секретарь.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Целью курсовой работы был анализ инструкции по делопроизводству ООО СП «Бевалекс».

Написание курсовой позволило решить следующие задачи:

— рассмотрены основные нормативные акты по документированию управленческой деятельности;

— определена сущность и назначение инструкции;

— изучиены этапы подготовки инструкции по делопроизводству;

— рассмотрена организация документооборота на ООО  СП «Бевалекс».

— проанализированы основные положения  инструкции по делопроизводству на примере ООО  СП «Бевалекс».

В первой главе сделана характеристика общих и различных черт Инструкций. Выявлены некоторые расхождения в структуре документов, содержании отдельных глав.        Таким образом, анализ Инструкции по делопроизводству на предприятии показывает, что подавляющее большинство положений идентично указаниям Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях республики Беларусь, утвержденной. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь».

 

ЛИТЕРАТУРА  

 

1. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики Беларусь: утв. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь». – Минск.
2. Инструкция по делопроизводству в СП ООО «Бевалекс»: утв. Приказом от 05.01.2010 № 5.– Минск.
3. О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь: Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 г. № 3277-XII. -  Минск.
4. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: СТБ 6.38-2004. – Введ. 01.07.2005. – Минск: Белорусский государственный институт стандартизации и сертификации, 2005.
5. Аксенов, Ю.М. Курс Делопроизводства ДОУ/ Ю.М. Аксенов,           М.В. Кирсанова - М., 2008.
6. Андреева,В.И. Делопроизводство: организация и ведение/ В.И.Андреева. - М., 2008.
7. Давыдова, Э.Н. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство/Э.Н.Давыдова, Е.А.Рыбаков. - Минск: ТетраСистемс, 2003.
8. Делопроизводство: Учебник д/вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина: Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004.
9. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство/ М.В.Кирсанова - М., 2007.
10. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп/ И.Н.Кузнецов. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. — 520 с.
11. Мячина, И.В. Документационное обеспечение управления/ И.В. Мячина. -  М., 2007.
12. Паневчик, В.В., Некраха С.В. и др. Деловая переписка: Практическое пособие/ В.В. Паневчик, С.В.Некраха, Н.В.Самодеева/ Под ред. В.В.Паневчика. — Мн.: Дикта, 2005.
13. Румынина, Л.А. Делопроизводство./ Л.А.Румынина,— М.: Мастерство; Высшая школа, 2001.