Анализ инструкции по делопроизводству

СОДЕРЖАНИЕ 

 

 

ВВЕДЕНИЕ 3

1 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 6

КАК НОРМАТИВНЫЙ АКТ 6

1.1 Нормативно-методическая  регламентация делопроизводства 6

1.2 Сущность  и значение инструкции по делопроизводству 13

2 АНАЛИЗ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ООО  СП «БЕВАЛЕКС» 16

2.1 Характеристика  ООО  СП «Бевалекс» 16

2.2 Организация  документооборота в ООО  СП «Бевалекс» 17

2.3  Особенности  разработки Инструкции по делопроизводству 21

в ООО СП «Бевалекс» 21

2.4 Основные  положения Инструкции по делопроизводству 25

на предприятии  ООО СП «Бевалекс» 25

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 31

ЛИТЕРАТУРА 33

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 35

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 36

ПРИЛОЖЕНИЕ 3 37

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Документ - один из главных инструментов управления, от правильного и качественного исполнения которого зависит уровень и эффективность деятельности организации.

Современное делопроизводство базируется на основе большого количества нормативно регламентируемых правилах и методик документирования деятельности органов власти, организаций государственной и негосударственной форм собственности, взаимоотношений юридических и физических лиц.

Бесконечный рост потока создаваемой документации, независимо от интенсивного и повсеместного введения в область управления информационных технологий и электронных документов, имеет потребность в разъяснении и действии определенной научно-технической политики в этой области.

Всем субъектам деятельности человека, независимо от форм собственности, необходимо свою деятельность регламентировать положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству и архивному делу. 

На современном этапе большинству белорусских государственных организаций и коммерческих фирм свойственен такой недостаток как небрежность в ведении делопроизводства, а также слабая его упорядоченность и организованность. Так как рациональное и четко организованное делопроизводство определяет успешное существование организации, именно регламентация и нормирование деятельности в сфере документационного обеспечения управления может существенно увеличить эффективность деятельности предприятий.

Работа с документами является базовым этапом в процессе управления и принятия управленческих решений, от которого зависит оперативность и качество управления.

Нормативно-методические регулирование  документационного обеспечения управления дает возможность правильно организовать не только деятельность службы документационного обеспечения управления, но и весь делопроизводственный процесс в целом. Делопроизводство базируется на нормативно-методической базе — комплексе законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности учреждения, а также функционирование службы делопроизводства. Без знания нормативно-методических документов регулирования делопроизводства невозможно правильное создание и оформление документов, придание им юридической силы, организация документооборота, обеспечение хранение и использование документов в деятельности предприятия.

Нормативную базу документационного обеспечения управления в нашей стране состоит из: законодательных актов Республики Беларусь в сфере документации и информации, Постановлений Министерств Республики Беларусь в сфере делопроизводства, нормативно-правовых актов государственных органов исполнительной власти, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, унифицированных систем документации, нормативно-правовых актов, выпускаемых руководством учреждений, организаций и предприятий.

Актуальность курсовой работы определяется в том, что основным нормативным правовым актом, регулирующим деятельность в сфере документационного обеспечения, которым руководствуются все структурные подразделения, является инструкция по делопроизводству.

Цель данной работы – проведение анализа инструкции по делопроизводству в ООО  СП «Бевалекс».

Исходя из отображенной цели, поставим следующие задачи:

- рассмотреть основные нормативные акты по документированию управленческой деятельности;

- определить сущность и назначение инструкции;

- изучить этапы подготовки инструкции по делопроизводству;

- рассмотреть организацию документооборота на ООО  СП «Бевалекс».

- проанализировать основные положения  инструкции по делопроизводству на примере ООО  СП «Бевалекс».

Объектом  курсовой работы является документооборот ООО  СП «Бевалекс».

Предметом курсовой работы является анализ должностной инструкции в ООО СП «Бевалекс».  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ  

КАК НОРМАТИВНЫЙ  АКТ

1.1 Нормативно-методическая регламентация

делопроизводства

 

 

Ведение делопроизводства в  Республике Беларусь регулируется комплексом документов, которые могут быть разделены на три основные группы:

1) нормативные правовые  акты Республики Беларусь;

2) технические нормативные  правовые акты;

3) методические документы (приложение). 

Нормативный правовой акт — это официальный документ установленной формы, принятый (изданный) в пределах компетенции уполномоченного государственного органа (должностного лица) или путем референдума с соблюдением установленной законодательством Республики Беларусь процедуры, содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение. Они устанавливают нормы, обязательные для применения всеми организациями, на которые распространяется их действие. К числу нормативных правовых актов относятся законы РБ, указы и декреты Президента РБ, постановления Совета Министров РБ, постановления и приказы республиканских органов государственного управления (министерств, государственных комитетов, комитетов при Совете Министров), решения местных исполнительных и распорядительных органов, а также утверждаемые перечисленными выше документами положения, инструкции, правила, регламенты и др.       Технические нормативные правовые акты — это технические регламенты, технические кодексы установившейся практики, стандарты, технические условия. Юридическая сила технических нормативных правовых актов не одинакова. Технические регламенты являются обязательными для соблюдения. Положения технических кодексов и технических условий не должны противоречить требованиям технических регламентов.

Методические  документы (указания, рекомендации) раскрывают и детализируют положения, зафиксированные в документах первых двух групп. Они имеют рекомендательный характер и применяются организациями с учетом специфики их деятельности.

Важнейшим нормативным правовым актом, регулирующим постановку делопроизводства в организациях, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь                                   от 19.01.2009 N 4. Данная инструкция определяет общие принципы ведения делопроизводства и содержит следующие разделы: правила подготовки и оформления документов, организация работы с документами, контроль исполнения документов, составление номенклатуры дел, формирование дел, экспертиза ценности документов, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов, передача дел в ведомственный архив и на государственное хранение. На основании Инструкции должны разрабатываться для групп однородных организаций определенной отрасли, а также конкретные инструкции по ведению делопроизводства в каждой организации.[1]

При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов, справок, писем и др.) базовыми являются Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические указания по его практическому применению (утверждены приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41). Эти документы устанавливают набор постоянных и переменных реквизитов, применяемых при подготовке организационно-распорядительных документов и работе с ними, определяют правила их оформления, порядок расположения на документе и др. Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 как самостоятельный документ входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД) (утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству РБ от 14.05.2007 № 25). Унифицированная система организационно-распорядительной документации является методическим документом и включает в себя также альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов, классификатор унифицированных форм документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы», и пояснительную записку по его применению.[3]      Оформление документов в министерствах, госкомитетах, комитетах при Совете Министров РБ и организациях, непосредственно подчиненных Правительству, регулируется Инструкцией по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 24.07.2003 № 27. Инструкция устанавливает требования к размерам и типам шрифтов, используемых при создании документов с помощью компьютера, межстрочные интервалы, особые по сравнению с СТБ 6.38-2004 требования к оформлению некоторых реквизитов.        При изготовлении бланков документов и их использовании организациям государственной формы собственности наряду с СТБ 6.38-2004 необходимо также руководствоваться Указом Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» и постановлением Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь». Эти документы определяют порядок оформления, изготовления, использования, хранения и списания гербовых бланков.            Важнейшим нормативным актом, регламентирующим архивоведческие аспекты делопроизводства, а также деятельность архивов организаций являются «Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь», утвержденные решением коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5. В данных правилах сформулированы требования к порядку составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации, установлены критерии определения ценности документов и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве и архиве, сформулированы требования к оформлению дел, определен порядок их передачи в архив организации и на государственное хранение, порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения и др. Кроме того, указанные правила устанавливают требования к помещению архива, регламентируют порядок использования документов, поступивших на хранение в архив организации.           При определении сроков хранения документов и отборе их на государственное хранение или уничтожение используются перечни типовых документов с указанием сроков хранения (так называемые типовые перечни). Под типовыми документами понимаются документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их статуса, ведомственной принадлежности или специфики деятельности. В настоящее время в Республике Беларусь действует два типовых перечня: Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38);

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).  

В качестве методического документа  при определении сроков хранения документов, образующихся в научно-технической  и производственной деятельности, может использоваться Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденный начальником Главархива СССР 15.08.1988.     В настоящее время все большее распространение получают электронные документы и автоматизированные системы обработки документации. Работа с электронными документами регламентируется в первую очередь Законом РБ от 10.01.2000 № 357-3 «Об электронном документе», которым определены сфера обращения электронного документа, основные требования, предъявляемые к электронному документу, его структура, способы придания ему юридической силы и др. Нормы закона получили развитие в Государственном стандарте Республики Беларусь (СТБ) 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения».   Отбор электронных документов на государственное хранение осуществляется в соответствии с Инструкцией по проведению экспертизы ценности и передачи электронных документов и информационных ресурсов на государственное хранение, утвержденной постановлением Белкомархива                               от 23.03.2005 № 3.          

Также в Республике Беларусь применяются  государственные стандарты СССР: ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размер, технические требования» и ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении  комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации¹; положение об организации: положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководство; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности; должностные инструкции работника, правила и др.

Организационно-правовые документы  действуют до их отмены или утверждения новых.        Должностная инструкция — это документ, определяющий правовое положение работников организации. В ней устанавливаются задачи и функции работников, их права, обязанности и ответственность.    С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения (Приложение 1.). [9, стр. 8]

 

 

 

1.2 Сущность и значение инструкции по делопроизводству

 

 

Инструкция по делопроизводству —  это документ, содержание которого охватывает весь делопроизводственный процесс предприятия, организации или учреждения.

Организации всех форм собственности в соответствии с законодательством обязаны иметь инструкцию по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними [7, c. 26].  
 Целью инструкции является совершенствование, повышение эффективности и качества документационного обеспечения управления (далее - ДОУ). 
Инструкция служит инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. В более общем плане разработка Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления: 
 — создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и др.);  
 — образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями; 
 — упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;  
 — установление рационального порядка прохождения и обработки документов; 
 — разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации; 
 — создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения [5, c. 27].  
 Инструкцию разрабатывает и утверждает тот, кто отвечает за делопроизводство в организации. Хотя и здесь есть определенные нюансы. Действительно, обычно разработкой Инструкции занимается служба делопроизводства или специалист, ответственный за делопроизводство. Однако бывают случаи, когда Инструкцию разрабатывает юридическая служба или подразделение, занятое созданием автоматизированной системы делопроизводства.  
 Инструкция утверждается нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа Инструкции и состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.        Работа над Инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы.