Анализ использования рабочего времени руководителя

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЕ  В 

РАСШИФРОВКА ИНТЕРВЬЮ 

№ 1 Учредитель – мужчина 49 лет, стаж работы 7 лет. 
 

      

1. Сколько времени  вы уделяете в сутки на работу (в среднем)?

      8 часов.

2. Приходится ли вам брать работу на дом, или задерживаться?

      Часто задерживаюсь, так  как важные совещания  в основном затягиваются! Тем более я  депутат ТГД и  многие заседания  планируют на вечер! Можно сказать  у меня ненормированный  график.

3. Насколько эффективно вы используете время рабочего дня?

      Достаточно  эффективно. Я стараюсь решить все задачи в кратчайшие сроки  и не оставлять  их на потом.

4. Почему необходимо планировать рабочее время?

      Чтобы не браться за выполнение большого количества работы одновременно, а также неправильно расставлять приоритеты, пропускать сроки выполнения срочных и важных задач.

5. Планируете ли вы свое время, задачи на месяц, неделю, день?

      Да  планирую, но часто  за меня это все  делает секретарь.

6. Хватает ли вам времени на выполнение запланированных задач на день?

      Хватает. В конце недели секретарь составляет график моего рабочего времени, я вношу  свои пожелания и  поправки. Секретарь планирует всего 60% моего рабочего времени, оставляя 40% для управления внезапно возникшими делами и общения с персоналом.

7. Какие методы или технологии использования рабочего времени вы используете?

      Планирование  и делегирование  полномочий.

8. Как распределяете задачи на день? Какие вначале рабочего дня, в середине и в конце? По сложности, по срочности?

      Все рабочие задачи сортируются  по критериям срочности  и важности. Я ставлю задачу и определяю сам, в какой срок она должна быть осуществлена. Задачи выполняются под контролем инспектора за исполнением поручений. Важно, чтобы любая поставленная задача была согласована с планируемыми ресурсами, а сотрудники, ответственные за ее выполнение, принимали активное участие в определение механизмов ее достижения.

9. Пользуетесь ли Вы услугами секретаря для назначения деловых встреч?

      Да. Это же его работа!

10. Назначает ли Вам секретарь время Ваших деловых встреч и поездок?

      Назначает, но обговаривая со мной, если меня нет  в офисе, то секретарь  напоминает мне о  деловых встречах по мобильному телефону за час.

11. Знает ли секретарь, кого он может связать непосредственно с Вами?

      Конечно, знает. Когда у  меня проходят совещания, секретарь соединяет  только нужных для  меня лиц, в зависимости  от цели совещания, а  остальных людей  записывает себе в  блокнот и по окончанию  совещания докладывает  мне!

12. Готовите ли Вы для секретаря задания заранее, чтобы он мог их своевременно выполнить?

      Нет, не готовлю! Секретарь  должен быть готов  ко всему! Если мне  что-то срочно понадобится, то секретарю необходимо выполнить мое  задания в кратчайшие сроки!

13. Опаздываете ли вы на совещания, встречи, беседы и т.д.?

      Нет, не опаздываю! Мне  обо всех встречах  напоминает секретарь!

14. Часто ли вы отвлекаетесь в течение дня от рабочего процесса?

      Нет не часто! Так как  мой день полностью  расписан.

15. По каким причинам?

      Если  отвлекаюсь, то только на срочные телефонные разговоры! Ну и конечно же на обед и то за обедом я отправляю секретаря!

16. Удается ли Вам делать перерывы в работе и немного расслабиться?

      Да! Но иногда ко мне  приезжают  не запланированные  гости и времени  на перерывы не остается.

17. Делегируете (распределяете) ли вы обязанности на других сотрудников?

      Конечно! Для этого у  меня есть инспектор  по контролю за исполнением поручений, которому я говорю, кто и что должен сделать и в какие сроки! Каждую неделю инспектор отчитывается мне и сообщает об успехах моих сотрудников!

18. Приходится ли переделывать за них, порученные дела?

      Нет! В организации  работают достойные  сотрудники, и они  выполняют все  мои поручения  четко и во время!

19. Как много времени отнимает разговоры по телефону и проверка почты(@)?

      Где-то около часу! Так  как секретарь  фильтрует электронную  почту и звонки как мне надо!

20. Как вы считаете, достаточно ли времени уделяете отдыху, семье, родным?

      Я думаю да! Все выходные я провожу с  семьей!

21. Есть ли у вас какие-нибудь увлечения, которые требуют дополнительного времени, если да, то хватает ли вам времени на них?

      Мои увлечения не требуют  много времени! Я  коллекционирую старинные  вещи и дорогие  напитки!

22. Если вы заболеете, придется ли вам идти на работу?

      Нет, не придется! Я просто позвоню секретарю  и инспектору по контролю за исполнением поручений и предупрежу, что меня не будет и задам задачи, которые они должны исполнить и подготовить отчет.

23. Хотели бы вы более эффективно и рационально использовать свое время?

      Думаю, я итак использую  эффективно свое время!

24. Как, по вашему мнению, можно повысить эффективность рабочего времени?

      Необходимо  планировать свое время, все задачи составлять заранее, делать записи, поощрять себя за успешное выполнения работы, сосредоточится на чем-то одном, устанавливать сроки выполнения, делегировать полномочия. Чтобы избежать эмоционального и физического истощения необходимо наличия секретаря, который займется всеми этими вопросами.

25. Обладаете вы специальными знаниями об эффективном использование рабочего времени?

      Лично я не обладаю! Но  секретаря я отправлял  на курсы «Эффективное использование рабочего времени» и я читал  отчет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

№ 2 Советник Учредителя – мужчина 51 лет, стаж работы – 7 лет. 
 

      

1. Сколько времени  вы уделяете в сутки на работу (в среднем)?

      8 часов. В основном  представляю интересы  Учредителя в Москве. Когда я приезжаю  в Тверь, по  срочным делам  мой рабочий день  составляет от  8 до 12 часов.

2. Приходится ли вам брать работу на дом, или задерживаться?

      В Москве я нахожу поставщиков, заключаю различные  сделки и у меня можно сказать  свободный график, но когда приезжаю в Тверь, то задерживаюсь очень часто, так  как необходимо быстро собрать пакет  документов и снова  уехать в Москву.

3. Насколько эффективно вы используете время рабочего дня?

      Достаточно  эффективно, я записываю  в ежедневник все  свои задачи и 70% из них  точно выполняю.

4. Почему необходимо планировать рабочее время?

     Избавление  от привычки тянуть время и уклоняться от работы, быстро  и легко оценивать  работу.

5. Планируете ли вы свое время, задачи на месяц, неделю, день?

      Да.

6. Хватает ли вам времени на выполнение запланированных задач на день?

      Да.

7. Какие методы или технологии планирования вы используете?

      Планирование, делегирование полномочий, пользуюсь ежедневниками  и когда приезжаю в Тверь то во всех делах мне помогает секретарь.

8. Как распределяете задачи на день? Какие вначале рабочего дня, в середине и в конце? По сложности, по срочности?

      Сначала выполняю срочные дела, даю поручения по сложным делам персонала и в конце дня проверяю как они справились с поставленной задачей.

9. Пользуетесь ли Вы услугами секретаря для назначения деловых встреч?

      Да.

10. Назначает ли Вам секретарь время Ваших деловых встреч и поездок?

      Да, но иногда я не предупреждаю секретаря о встречах и назначаю сам!

11. Знает ли секретарь, кого он Вам может связать непосредственно с Вами?

      Да.

12. Готовите ли Вы для секретаря задания заранее, чтобы он мог их своевременно выполнить?

      В основном нет! Когда  я приезжаю из Москвы в офис я даю  секретарю задания, обговариваю сроки  исполнения моего  поручения!

13. Опаздываете ли вы на совещания, встречи, беседы и т.д.?

      Нет! Я пунктуальный человек.

14. Часто ли вы отвлекаетесь в течение дня от рабочего процесса?

      Не  часто.

15. По каким причинам?

      В основном на телефонные переговоры.

16. Удается ли Вам делать перерывы в работе и немного расслабиться?

      Да.

17. Делегируете (распределяете) ли вы обязанности на других сотрудников?

      Да.

18. Приходится ли переделывать за них, порученные дела?

      Нет.

19. Как много времени отнимает разговоры по телефону и проверка почты(@)?

      В основном отнимают время  телефонные разговоры! Электронную почту  мне приносит секретарь  по мере ее появления.

20. Как вы считаете, достаточно ли времени уделяете отдыху, семье, родным?

      Достаточно.

21. Есть ли у вас какие-нибудь увлечения, которые требуют дополнительного времени, если да, то хватает ли вам времени на них?

      Нет! В свое не рабочее время я стараюсь больше времени проводить с внуками.

22. Если вы заболеете, придется ли вам идти на работу?

      В зависимости от ситуации.

23. Хотели бы вы более эффективно и рационально использовать свое время?

      Да.

24. Как, по вашему мнению, можно повысить эффективность рабочего времени?

     Нужно не переносить принятие решений назавтра; Выполнять работу до конца; Не стремится  все делать самому, необходимо делегировать полномочия; Планировать  свою работу.

25. Обладаете вы специальными знаниями о эффективном использование рабочего времени?

      Да.

26. Каким образом вы учились планировать свое рабочее время?