Отчет по производственной практике в Управлении Федерального казначейства по Республике Татарстан

    Сканирование  документов, поступивших в УФК по Республике Татарстан от организаций и граждан, осуществляется в соответствии с Технологическим регламентом работы с документами в ППО АСД. Документы с пометкой «Для служебного пользования», а также документы по кадровым и финансовым вопросам, поступившие на бумажных носителях, сканированию не подлежат.

    Поступившие в УФК по Республике Татарстан документы, докладываются руководителю УФК по Республике Татарстан в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов с пометкой «Срочно» или «Вручить немедленно», которые докладываются незамедлительно.

    Проекты указаний по исполнению документов для  доклада руководителю УФК по Республике Татарстан к поступающим документам готовятся помощниками руководителя (работниками Службы делопроизводства) на основании анализа содержательной части документов, подлежащих докладу, а также исходя из распределения обязанностей между руководителем УФК по Республике Татарстан и его заместителями.

    В состав указаний по исполнению документов входят следующие элементы:

    - ответственный организатор исполнения  поручения (фамилия и инициалы заместителей руководителя УФК по Республике Татарстан);

    - ответственный исполнитель, соисполнители  (фамилия и инициалы начальников  отделов, которым дается поручение);

    - содержание поручения;

    - срок исполнения поручения.

    Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации.

    Организатором исполнения документа является поименованный  первым в указаниях по исполнению заместитель руководителя УФК по Республике Татарстан, который определяет ответственного исполнителя, организует его работу по исполнению документа и, при необходимости, подключает к исполнению другие отделы, в том числе не поименованные в указаниях по исполнению документа руководителя УФК по Республике Татарстан.

    В случае, если в соответствии с указаниями по исполнению документа ответственным исполнителем является отдел, деятельность которого координирует руководитель УФК по Республике Татарстан, организатором исполнения документа является этот же отдел.

    Документы с пометкой «Срочно» или «Вручить немедленно» (другой аналогичной пометкой) в некоторых случаях могут направляться исполнителям с проектом указаний по исполнению документа до доклада руководителю УФК по Республике Татарстан. После доклада такие документы направляются исполнителям в соответствии с утвержденными указаниями по исполнению повторно.

    Содержание  поручения в указаниях по исполнению документа вытекает непосредственно  из содержания рассматриваемого документа. Поручение должно быть сформулировано конкретно, сжато и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: «подготовить проект ответа»,», «для подготовки предложений по данному вопросу», «подготовить заключение...» и т.п.). Если рассматриваемый документ не содержит указаний на необходимость определенных действий должностных лиц УФК по Республике Татарстан (носит информативный характер), то он направляется соответствующим отделам без указания сроков рассмотрения и комментариев к исполнению.

    Документы, требующие исполнения и контроля, направляются на рассмотрение в ППО АСД путем создания сообщения контрольного типа.

    Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с Типовым регламентом  взаимодействия федеральных органов  исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233), Регламентом Федерального казначейства, а также исходя из содержания документа. Если срок исполнения в указаниях по исполнению не установлен - исполнение документа предусмотрено в срок не более одного месяца.

    Указания  по исполнению документов формируются  с помощью ППО АСД, оформляются  на бланках установленного образца, который скрепляется с документом, прикрепляется к РКК и является неотъемлемой частью документа.

    Документы передаются Службой делопроизводства на рассмотрение заместителям руководителя УФК по Республике Татарстан в день поступления (регистрации) или на следующий рабочий день.

    В состав указаний по исполнению документов входят следующие элементы:

    - ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников отделов, которым дается поручение);

    - содержание поручения;

    - срок исполнения поручения.

    Дополнительно (через знак +) указываются фамилии  и инициалы должностных лиц, которым  данный документ направляется для информации.

    Утверждённые  заместителем руководителя УФК по Республике Татарстан указания по исполнению документа работник Службы делопроизводства или делопроизводитель заносит в РКК документа в ППО АСД, сканирует (прикрепляет к РКК) или, в случае, если документ не подлежит сканированию, ксерокопирует документ в необходимом количестве экземпляров и направляет на исполнение лицам, поименованным в указаниях по исполнению документов.

    Контроль  исполнения документов в соответствии с указаниями по исполнению заместителей руководителя УФК по Республике Татарстан осуществляется работниками Службы делопроизводства или делопроизводителями с помощью ППО АСД, которые еженедельно докладывают заместителям руководителя УФК по Республике Татарстан информацию о ходе исполнения документов, представляют справки о неисполненных документах, а также о документах, исполненных с нарушением установленных сроков.

    Документы, поступившие на бумажных носителях, делопроизводители получают в Службе делопроизводства под расписку в реестре. В реестр также включаются документы, поступившие по ППО АСД, направляемые на рассмотрение в электронном виде.

    Начальники  отделов УФК по Республике Татарстан рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, сроки и порядок исполнения, вносят в РКК документа соответствующие поручения и направляют документы непосредственным исполнителям.

    Передача  документов непосредственным исполнителям, без внесения в РКК указаний по исполнению не допускается.

    Ответственность за составление и оформление отправляемых документов в соответствии с установленными правилами, а также за соблюдение порядка и сроков согласования проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами УФК по Республике Татарстан (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - ответственного исполнителя документа.

    Проекты документов УФК по Республике Татарстан готовятся на бланках в соответствии с образцами бланков, не имеющих адресной части (например, приказов), готовятся сопроводительные письма.

    До  представления на подпись исполнитель  проверяет правильность оформления документов, указание адресата документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных  записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

    Все процессы работы с отправляемыми  документами осуществляются в строгом  соответствии с Технологическим  регламентом работы с документами  в ППО АСД в УФК по Республике Татарстан:

    - исполнитель готовит проект исходящего  документа, регистрирует в ППО  АСД, в журнале «Проекты исходящих  документов», присоединяет файл  документа к РКК и отправляет  его на согласование, а затем  на подписание (начальнику отдела, заместителю руководителя УФК по Республике Татарстан; руководителю УФК по Республике Татарстан);

    - после подписания проект документа  перерегистрируется из журнала  «Проекты исходящих документов»  в журнал «Исходящая корреспонденция»  в соответствии с номенклатурой  дел структурного подразделения - исполнителя и создается сообщение в адрес работника Службы делопроизводства, ответственного за отправку документов, с просьбой отправить документ адресату. При этом автоматически создается связка между РКК проекта документа и РКК зарегистрированного документа;

    - в случае, если документ подлежит  отправке на бумажном носителе  средствами почтовой или фельдъегерской  связи, подлинник отправляемого  документа на бумажном носителе  передается исполнителем в Службу  делопроизводства;

    - работник Службы делопроизводства включает исходящий документ в реестр исходящих документов. Бумажный экземпляр исходящего документа направляется адресату;

    - если документ отправляется посредством  ППО АСД, работник Службы делопроизводства  проверяет наличие электронной  цифровой подписи документа, регистрирует и отправляет документ посредством ППО АСД. При этом дублирование отправки документа на бумажном носителе допускается только по согласованию с руководителем (заместителем руководителя) УФК по Республике Татарстан. Документы с пометкой «Для служебного пользования» отправляются только на бумажном носителе.

    Отправка  осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем документа. В случае, если документ направляется средствами почтовой или фельдъегерской связи бумажный экземпляр документа передается для отправки в необходимом количестве экземпляров.

    Документы, подписанные руководителем (заместителями  руководителя) УФК по Республике Татарстан, подлежат регистрации в Службе делопроизводства.

    Перед отправкой Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа  и соответствия количества экземпляров  документа списку рассылки; неправильно  оформленные документы возвращаются исполнителю.

    Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

    Регистрация отправляемых документов осуществляется в журналах регистрации «Исходящая корреспонденция» и «Ответы на жалобы и обращения граждан» в ППО АСД. Регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии с номенклатурой дел при заполнении соответствующих полей РКК документа.

    Вся исходящая корреспонденция подлежит централизованной отправке и осуществляется Службой делопроизводства УФК по Республике Татарстан.

    Проверка  правильности оформления и сортировка исходящих документов по способу  отправки (ППО АСД, фельдъегерская связь, почтовая связь - простая, заказная корреспонденция, отправка первым классом) осуществляется в Службе делопроизводства.

    Неправильно оформленные документы, корреспонденция  неслужебного характера, а также  документы без РКК к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

    Обработка документов для отправки почтовой связью происходит в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

    Документы, предназначенные для отправки факсимильной связью передаются в Службу делопроизводства с обязательным указанием номера телефакса адресата.

    Решение об отправке документов фельдъегерской связью принимает исполнитель документа по согласованию с заместителем руководителя УФК по Республике Татарстан, координирующим деятельность Службы делопроизводства (при необходимости).

    Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

    Срочная корреспонденция отправляется в  первую очередь.

    Создание  и регистрация внутренних (внутриведомственных) документов осуществляется исполнителями  в отделах УФК по Республике Татарстан.