Отчет по производственной практике в Управлении Федерального казначейства по Республике Татарстан

    Служебная переписка это различные виды официальных документов информационно-справочного  характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов  власти, организаций и граждан.

    Служебные письма территориальных органов Федерального казначейства готовятся:

• как ответы на поручения Федерального казначейства;
• как ответы на запросы различных организаций, предприятий, граждан и частных лиц;
• как сопроводительные письма и запросы;
• как инициативные письма.

    Служебные письма печатаются на стандартных бланках  формата А4 или А5 шрифтом Times New Roman размером № 14 через 1 или 1,5 интервала; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

    Служебное письмо составляется на русском языке.

    Сроки подготовки ответных писем устанавливаются  нормативными правовыми актами или  указаниями по исполнению документов руководителя УФК по Республике Татарстан. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем, заместителями руководителя УФК по Республике Татарстан, начальниками отделов.

    Процедура согласования ответных писем включает в себя визирование всеми должностными лицами, поименованными в указаниях  по исполнению документа руководителя (заместителя руководителя) УФК по Республике Татарстан. Визирование инициативных писем осуществляется всеми заинтересованными должностными лицами.

    Тексты  ответных писем должны точно соответствовать  поручениям, зафиксированным в указаниях по исполнению документов руководителя УФК по Республике Татарстан.

    Внутриведомственная переписка - аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для  информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами УФК по Республике Татарстан.

    Записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные) имеют следующие  реквизиты:

• адресат (должностное лицо или наименование структурного подразделения);
• дата документа;
• регистрационный номер;
• вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д.);
• название документа (заголовок к тексту);
• текст документа;
• отметка о наличии приложений;
• подпись;
• отметка об исполнителе.

    В тексте аналитических, докладных и  служебных записок кратко излагается суть вопроса, запроса о предоставлении информации, предложения и замечания по рассматриваемым проектам документов, договоров, соглашений и т.п. Текст объяснительной записки излагается в произвольной форме.

    Внутриведомственная переписка (за исключением объяснительных записок) согласовывается с заинтересованными должностными лицами структурных подразделений, подписывается электронной цифровой подписью, регистрируется и направляется адресату посредством ППО АСД в соответствии с требованиями Технологического регламента работы с документами в ППО АСД УФК по Республике Татарстан.

    . Движение документов в УФК по Республике Татарстан с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

    В документообороте УФК по Республике Татарстан выделяются следующие документопотоки:

• поступающая (входящая) корреспонденция;
• отправляемая (исходящая) корреспонденция;
• внутренняя (внутриведомственная) корреспонденция.

    В состав входящей и исходящей корреспонденции  включаются:

• документы, поступающие от органов местного самоуправления, судебных органов, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, Министерства финансов Российской Федерации, Федерального казначейства и ответы на них;
• документы от других органов государственной власти и органов местного самоуправления и ответы на них;
• документы из территориальных органов Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации и ответы на них;
• запросы депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и ответы на них;
• документы из государственных и негосударственных организаций и ответы на них;
• обращения граждан и ответы на них;
• инициативные письма территориальных органов Федерального казначейства.

    В состав внутриведомственной корреспонденции  включаются аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, другие официальные документы, не отправляемые за пределы территориального органа Федерального казначейства.

    Регистрация документов в ППО АСД осуществляется:

• поступающей (входящей) корреспонденции - в журнале «Входящая корреспонденция»;
• отправляемой (исходящей) корреспонденции - в журнале «Исходящая корреспонденция»;
• обращений граждан - в журнале «Жалобы и обращения граждан»;
• ответов на обращения граждан - в журнале «Ответы на жалобы и обращения граждан»;
• внутренней (внутриведомственной) корреспонденции - в журнале «Внутриведомственная корреспонденция»,

    Доставка  и отправка документов в УФК по Республике Татарстан осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской связи, курьером (нарочным), посредством ППО АСД и электросвязи.

    Вся поступающая в УФК по Республике Татарстан корреспонденция централизовано проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию в Службе делопроизводства.

    К документам, не подлежащим регистрации, относятся пригласительные и поздравительные письма (телеграммы), билеты, программы семинаров, конференций и др. подобных мероприятий, документы рекламного характера, печатные издания, документы, поступающие без сопроводительных писем.

    При приеме входящей корреспонденции, поступившей в УФК по Республике Татарстан на бумажных носителях, проверяется:

• правильность доставки корреспонденции по адресу;
• ошибочно поступившие (доставленные) документы возвращаются отправителю;
• наличие указанных в документах приложений, а также соответствие номеров полученных документов номерам, указанным на конвертах. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп «Получено без приложений» и в РКК документа делается соответствующая пометка.

    Конверты  с документами вскрываются в Службе делопроизводства за исключением конвертов с надписью «Лично», «Конфиденциально» (вскрываются адресатом отправления), а также конвертов в конкурсную комиссию УФК по Республике Татарстан с надписью «Не вскрывать» (вскрываются непосредственно на заседании комиссии).

    Конверты  от поступающей корреспонденции  сохраняются и прилагаются к  документам в следующих случаях:

• если только по конвертам можно установить адрес отправителя;
• если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного документа;
• к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов;
• к жалобам, заявлениям и обращениям граждан.

    Документы, поступившие в УФК по Республике Татарстан в течение рабочего дня, проходят первичную обработку и регистрацию в Службе делопроизводства в день поступления документов (не позднее следующего рабочего дня). Документы, поступившие с отметками «Срочно» или «Вручить немедленно» проходят первичную обработку незамедлительно.

    При приеме входящей корреспонденции, поступившей  посредством ППО АСД в журнале  регистрации в РКК документа, проверяются следующие реквизиты;

• идентификация подписи в электронном документе на соответствие сертификату ключа ЭЦП;
• наличие вложенных файлов;
• наличие фамилии, имени, отчества подписанта;
• наличие регистрационного номера и даты;
• правильность адресата;
• наличие краткого содержания;
• соответствие всех реквизитов вложенных файлов, реквизитам, указанным в РКК документа.

    В случае отсутствия одного или нескольких обязательных реквизитов, электронный  документ не подлежит регистрации и  возвращается отправителю посредством  ППО АСД с указанием причин возврата.

    Документы, адресованные руководителю УФК по Республике Татарстан, заместителям руководителя УФК по Республике Татарстан, а также без указания конкретного должностного лица или отдела, направленные разными видами связи в УФК по Республике Татарстан, предварительно рассматриваются в Службе делопроизводства. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителем УФК по Республике Татарстан, его заместителями и направляемые непосредственно начальникам отделов.

    Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании  установленного распределения обязанностей между руководителем и заместителями  руководителя УФК по Республике Татарстан с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения отделов.

    Для доклада УФК по Республике Татарстан направляются документы:

• поступившие из Министерства финансов Российской Федерации, Федерального казначейства, органов местного самоуправления, от полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, руководителей органов исполнительной власти, глав администраций, судебных органов;
• документы, по вопросам, требующим согласования между отделами или межведомственного согласования, принятия неурегулированных нормативными документами решений;
• документы по вопросам, относящимся к компетенции отделов, работу которых координирует руководитель УФК по Республике Татарстан;
• обращения граждан.

    Для доклада заместителям руководителя УФК по Республике Татарстан направляются документы по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с утвержденным распределением обязанностей и взаимозаменяемостью между заместителями руководителя УФК по Республике Татарстан, решение которых не требует предварительного согласования с руководителем УФК по Республике Татарстан.

    Начальникам отделов УФК по Республике Татарстан направляются документы информационного характера, ответы по запрашиваемым вопросам, материалы текущих мониторингов, справки, отчетность и т.д.

    Документы, поступающие из судебных органов - повестки, решения и определения судов, исковые заявления и дополнения к ним, не требующие отдельных  решений руководителя УФК по Республике Татарстан, оригиналы исполнительных листов направляются в соответствующие отделы в установленном порядке без доклада руководителю УФК по Республике Татарстан.

    Регистрацией  поступающих документов является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая  факт его получения.

    Регистрации подлежат все документы, поступившие в УФК по Республике Татарстан из других организаций и от физических лиц, прошедшие предварительное рассмотрение в Службе делопроизводства.

    Документы регистрируются Службой делопроизводства в день поступления (не позднее следующего рабочего дня) независимо от способа их доставки. Документы с отметкой «Срочно» и «Вручить немедленно» регистрируются в первую очередь. При передаче документа из одного отдела в другой новый регистрационный номер не присваивается и на документе не проставляется.

    Регистрация входящей корреспонденции, полученной на бумажных носителях из других организаций  и от граждан, осуществляется специалистами  Службы делопроизводства в журнале  «Входящая корреспонденция», «Жалобы  и обращения граждан», и включает в себя заполнение реквизитов РКК документа в ППО АСД.

    Регистрация документов, поступивших в электронном  виде по транспортной подсистеме ППО  АСД, и находящихся в промежуточном  журнале регистрации, осуществляется только после проверки ЭЦП документа  и правильности заполнения обязательных реквизитов РКК.

    На  поступающих документах на бумажном носителе, а также на бумажных копиях электронных документов при необходимости  их распечатки для доклада руководителю УФК по Республике Татарстан, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется штамп с указанием наименования УФК по Республике Татарстан, даты поступления и входящего регистрационного номера документа.