Комплексное обеспечение системы управления персоналом

Комплексное обеспечение системы управления персоналом

Правовое обеспечение  системы управления персоналом заключается в разработке и использовании средств юридического воздействия на работодателей и наемных работников с целью достижения эффективной деятельности организации, а также соблюдения прав и обязанностей сторон, обеспеченных законодательством.

Иными словами, к правовому  обеспечению системы управления персоналом относятся все нормативно-правовые акты, регулирующие трудовые отношения.

Основными задачами правового  обеспечения системы управления персоналом является:

• правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателем и наёмным работником;
• защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений;
• соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений;
• разработка и утверждение локальных нормативных актов организационного, организационно — распорядительного и экономического характера;
• подготовка предложений об изменении действующих или отмена устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.

К правовому обеспечению системы управления персоналом, в первую очередь, относится трудовое законодательство, а также нормативные акты смежных областей, например, пенсионное законодательство, нормативные акты о защите социальных и трудовых прав отдельных категорий граждан и т.д.

Если говорить о правовом обеспечении  системы управления персоналом, необходимо отметить, что оно осуществляется на двух уровнях:

• акты центрального регулирования (на федеральное и региональное законодательство);
• акты локального регулирования (разработка нормативных актов на уровне организации).

Акты локального регулирования  трудовых отношений составляют нормативно- методическое обеспечение системы  управления персоналом организации.

Функции правового обеспечения системы управления персоналом на уровне организациивыполняются:

• руководителем организации;
• руководителем и сотрудниками кадровой службы;
• юридической службой.

Основными нормативно-правовыми  актами федерального уровня в области  трудовых отношений являются:

• Трудовой кодекс РФ;
• Федеральный закон «О коллективных договорах и соглашениях»;
• Федеральный закон «О порядке разрешения коллективных трудовых споров»;
• Федеральный закон «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях их деятельности»;
• и другие нормативно-правовые акты.

Кроме того, трудовые отношения  регулируются указами Президента РФ, постановлениями Правительства  РФ, нормативно-правовыми актами субъектов  федерации (конституциями, законами), а  также актами местного самоуправления, содержащими нормы трудового  права. При этом все перечисленные  нормативно-правовые акты не должны противоречить  Трудовому кодексу РФ.

На основе законодательных  актов разрабатываются внутрифирменные  документы, создающие правовые рамочные условия для управления персоналом. К числу таких документов можно  отнести трудовой договор.

Трудовой договор — соглашение между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Нормативно-методическое обеспечение  системы управления персоналом -

это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы и прочие документы, утвержденные в установленном порядке компетентными  органами или руководством организации.

Нормативно- методическое обеспечение  создает условия для эффективного процесса управления персоналом. Оно  состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведения нормативного хозяйства в системе УП.

Ответственность за обеспечение  системы управления персоналом нормативно- методическими документами несут  соответствующие подразделения  аппарата управления организации (отдел  организации управления, юридический  отдел).

Нормативно-методические материалы  группируются по их содержанию. Различают 3 группы документов:

1. нормативно-справочные документы;
2. документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера;
3. документы технического, технико-экономического и экономического характера.

Нормативно-справочные документы содержат нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления. К ним относятся следующие:

Тарифно-квалификационный справочник — нормативный документ, предназначенный для тарификации работ и присвоения тарифно-квалификационных разрядов работникам на основе включенных в справочники тарифно-квалификационных характеристик.

Положение о персонале — документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, га- рантированности занятости персонала и другие вопросы.

Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов — документ Госстандарта РФ, предназначенный для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих с учетом состава и распределением кадров:

• по категориям персонала;
• по уровню квалификации;
• по степени механизации и условиям труда и др.

Документы организационного, организационно-распорядительного  и организационно-методического  характера. Документы этой группы регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила выполнения работ по управлению персоналом. К этой группе документов относятся:

Должностная инструкция — документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность.

Определение

Должностная инструкция разрабатывается  специалистом службы управления персоналом, либо руководителем соответствующего структурного подразделения, либо самим  работником совместно с непосредственным руководителем, подписывается руководителем  подразделения или специалистом-разработчиком, утверждается первым руководителем  организации, согласовывается с  юристом, доводится до работника  под расписку.

Типовая должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.

Положение о подразделении — документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения организации: задачи, функции, права, ответственность.

Типовая структура положения  включает семь разделов:

1. Общие положения.
2. Задачи подразделения.
3. Организационная структура подразделения.
4. Функции подразделения.
5. Взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации;
6. Права подразделения.
7. Ответственность подразделения.

Правила внутреннего трудового  распорядка — организационно- распорядительный документ, регламентирующий порядок приема, перевода и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе, взыскания за нарушения трудовой дисциплины, внутриобъектный режим и организацию работы. Штатное расписание — организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом.

Документы технического, технико-экономического и экономического характера. Эти документы содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов технических и экономических аспектов функционирования системы управления персоналом. Нормы планировки помещений и рабочих мест, стандарты, технические установки, тарифные ставки, коэффициенты доплаты;

Делопроизводственное обеспечение  системы управления персоналом -

создание условий для  осуществления работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла  обработки и движения документов с момента их создания (или получения) работниками кадровой службы до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом позволяет кадровой службе организации выполнять функцию документального оформления трудовых отношений.

Основными функциями по делопроизводственному обеспечению системы управления персоналом являются:

• своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
• доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
• печатание документов по кадровым вопросам;
• регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
• формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
• контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может  либо осуществляться непосредственно  в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате, отделе кадров и т.д.), либо быть рассредоточено по различным звеньям.

Виды документации по управлению персоналом — разделение всей кадровой документации на группы в зависимости от ее функционального назначения. Различают:

• распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;
• персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.
• учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;
• плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;
• отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.

Весьма актуальной проблемой  кадрового менеджмента является совершенствование документационного  обеспечения службы управления персоналом.

Оформление трудовых отношений включает около 40 видов работ. Они могут быть сгруппированы в следующие 10 групп:

1. Своевременное оформление приема, перевода и увольнений работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия.
2. Учет личного состава, выдача справок о трудовой деятельности работников.
3. Хранение и заполнение трудовых книжек.
4. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям, подготовка документов по пенсионному страхованию, а также для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям в орган социального обеспечения.
5. Работа по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы.
6. Создание и обновление банка данных о персонале, представление нужной информации.
7. Разработка должностных инструкций для работников (в том числе на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих).
8. Формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений.
9. Подготовка материалов для квалификационных, аттестационных и конкурсных комиссий.
10. Подготовка документов к сдаче в архив в связи с истечением срока их текущего хранения.

Трудовая деятельность сотрудника регулируется приказами о командировках, об отпусках, о переводе, об увольнении, о поощрениях и др. Проект приказа по личному составу подписывается руководителем организации, датируется и регистрируется. На приказе сотрудник, относительно которого он был издан, должен поставить свою визу («С приказом ознакомлен»), дату и подпись. С приказа снимают две копии — для личного дела и для бухгалтерии — и заверяют у секретаря или в отделе кадров.