Анализ, современное состояние и перспективы развития на примерах диктофонной техники

     В большинстве случаев при строительстве  архивных зданий высоту потолков в  хранилищах обычно планируют не более 2,3м. Соответственно и высота стеллажных установок не должна превышать эти размеры. Низкие потолки позволяют сотрудникам архива свободно пользоваться документами, лежащими на верхних стеллажах, без стремянок и лестниц. Во многих архивах ширина проходов варьируется от 0,76м до 1,22м, ширина одностороннего стеллажа равна обычно 40см, а двустороннего  - 75см. Расстояние между стеной и стеллажом, параллельным ей должно быть 75см, расстояние между стеной и торцом стеллажа равно 45см, расстояние от пола до нижней полки не менее 15см, в цокольных этажах не менее 30см. Стеллажи должны быть установлены параллельно стенам с окнами. Если высота хранилища более 4м, то стеллажи размещаются в 2 яруса.            

      Широко применяют неподвижные (стационарные) стеллажи, не связанные по своей конструкции с архитектурной структурой здания. Иногда арматуру самих металлических стеллажных конструкций используют в качестве арматуры архивных зданий. В этом случае бетонные плиты навешивают непосредственно на металлические столбы, которые одновременно служат вертикальными стойками для стеллажей. Преимущество стеллажей стационарного типа в том, что они прочные, твердые, особенно пригодны для хранилищ типа башни. В свою очередь, самонесущие стеллажные конструкции очень экономичны в производстве.                                            

     Для хранения наиболее ценных и секретных  документов, а также специальных  видов документов (карты, планы, чертежи, рукописи и т.д.) применяются стальные шкафы. Могут быть использованы также сейфы и контейнеры. Наряду со всеми перечисленными, разрабатываются также и автоматизированные системы хранения документов. Внедрение автоматизированных систем позволяет максимально полезно использовать площади и объем помещения, способствует уменьшению трудоемкости поискам выдачи документов, ограничивать доступ к хранимым документам.                                                   Упаковка  документов.                                                                               

      Роль  упаковки во время хранения заключается  в защите документов от влияния внешних  факторов (солнечных лучей, пыли, влаги, микроорганизмов) и механических повреждений. Для обеспечения длительной сохранности документов в процессе хранения упаковка должна отвечать следующим основным требованиям: газо- и влагонепроницаемости; механической прочности; стабильности геометрических размеров; стойкости к солнечному свету; огнестойкости; химической инертности по отношению к материалу, на котором создан документ; низкой скорости старения.                                                                                 Для изготовления упаковок документов применяют  пять основных типов материалов: металлы, картон, ударопрочные пластмассы, полиэтилен и комбинированные материалы.                                                          

      Различают следующие виды упаковок: коробки, папки, футляры, контейнеры, пакеты. Документы на бумажной основе, как правило, хранятся в картонных коробках и папках. Картонные коробки являются наиболее дешевыми и распространенным видом упаковок документов во всех архивах. Однако при длительном хранении картонные коробки образуют пыль, которая, попадая на документы, может вызвать необратимые дефекты в виде царапин, потертостей и т.д. Кроме того, при длительном хранении из картона выделяется перекись водорода, которая убыстряет процесс старения документов.            Кинодокументы упаковывают в стандартные металлические (жестяные) коробки, которые располагают  в горизонтальном положении стопками по 5-6 штук. В металлических коробках хранятся и микрофильмы. Металлические противокоррозийные коробки или ящики для рулонов кинолент и микрофильмов являются основным средством хранения в киноархивах и в специализированных хранилищах государственных архивов. Металлические коробки и контейнеры имеют высокую механическую прочность. При хранении в них магнитных лент они являются также своеобразным экраном, защищающим фонодокументы от воздействия магнитных полей. Наиболее оптимальным материалом для изготовления металлических коробок является сплав, состоящий из 20% железа и 80% никеля.                                          Применение  комбинированных материалов позволяет изготовить прочны водонепроницаемые упаковки (четырехслойные коробки из полиэтилена, картона, станиоли и металла).                                                                                      В настоящее время разработаны  новые типы коробок для упаковки и хранения документов из ударопрочных пластмасс. Пластмассовые коробки пыленепроницаемы, не подвержены влиянию влаги, удобны для серийного производства. Для большей герметизации упаковки коробки могут быть снабжены мягкими резиновыми или пластмассовым уплотнителем между крышкой и основанием. 
  
 3. Оперативное хранение документов

      Документы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации. Средства для долговременного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении архива организации как самостоятельного структурного подразделения).                                                        

      Для средств оперативного хранения документов характерны такие особенности, как обеспечение максимального удобства пользования ими, оптимальных режимов хранения размещенных в них документов относительно небольшого габарита и массы.                                                   

      Большая часть документов, находящихся на оперативном хранении, выполнена на бумажной основе. В основном они хранятся на рабочем месте работников управленческого труда или в непосредственной близости от них. Для обеспечения сохранности таких документов и содержания их в определенном порядке применяется несколько видов технических средств: лотки, кассеты, картотеки настольные и другие.                                  

    Лотки и кассеты позволяют хранить на поверхности рабочих столов отдельные документы и их комплексы (дела). Наиболее эффектны поворотные лотки, которые монтируются по 2-4 на общей стойке, прикрепляемой к краю рабочего стола, причем лотки можно поворачивать в горизонтальной плоскости, вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата А4. Применяются также коробки для хранения документов из ударопрочных пластмасс, которые предохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих местах предусматривается реконструкция тумб письменных столов, ящики в которых меняются штангами для обеспечения возможности вертикального хранения папок с документами. Наиболее эффективна для делопроизводственных операций механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой хранилища карточек (документов) с механической (автоматической) подаче документов к рабочей зоне или н а стол оператора по его запросу. Целесообразность применения таких картотек определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.

4. Средства хранения документов в организации

     Для того чтобы сохранить документы организации в надлежащем виде необходимо следовать законодательным требованиям, которые регламентируют способы использования различных средств хранения документов.                                                                                                                         Общие требования к архиву организации:                                                                                          Архив для хранения документов должен размещаться в специально приспособленном для этого здании или в отдельном помещении, которые удалены от опасных взрывоопасных (бензоколонок, автостоянок, гаражей и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух.                                     На первоначальном этапе проводится экспертиза, в ходе которой устанавливается пригодность помещений (огнестойкость здания, долговечность конструкций, прочность перекрытий и др.) установленным требованиям со стороны различных комиссий.                                                                  

     Такую экспертизу проводят представители архива, пожарных, охранных, санитарно-эпидемиологических и пр. служб, по результатам чего составляется специальный акт. После осуществления экспертизы производится оборудование архива различными средствами хранения документов.                                                                                                          Важно: Нельзя размещать архивные документы в помещениях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.                                                                                                    Технические средства хранения документов:                                                    Технические средства необходимы для создания необходимого температурно-влажностного режима в архивохранилище. Согласно архивным нормам, температура должны поддерживаться на уровне 17-19°C, а относительная влажность воздуха 50-55%.                                                                 

     Если организация не имеет возможности вести контроль климата в помещении с помощью средств регулирования температурного режима, нужно установить механические средства увлажнения. Кроме того, нельзя забывать о проветривании архивного хранилища.                                          

     Документы текущего делопроизводства можно хранить в обычных помещениях, однако этот срок не должен превышать более полугода.                                                           Специальные средства хранения документов:                                                Немаловажным моментом в организации правильного архива является использование специальных средств хранения: стеллажей, шкафов, сейфов, коробок и папок.                                                                             

     Использование сейфов, коробок и папок необходимо для того, чтобы защитить документы от воздействия света. Помните, что хранение архивных документов производится в темноте. Для этого предназначены специальные архивные стеллажи, папки и архивные коробки. Не используйте в качестве средства хранения документов полиэтиленовые файлы. Если для освещения используются лампы искусственного освещения, тогда нужно учесть, чтобы они находились в закрытых плафонах.                                                  

     Расстояние между архивными стеллажами должно составлять 75-120 см, между нижней полкой и полом – не менее 15 см.                                                                                      Средства защиты документов при хранении:                                                                       Для обеспечения охранного режима нужно принять комплекс мер по обеспечению архива средствами охранной сигнализации и пожарной безопасности. Для этого нужно заключить договор с подразделением охраны, который предусматривает обязанности сторон по соблюдению охранного режима, включая досмотровые мероприятия.                                                     

     В обязательном порядке средствами охранной сигнализации, а также опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, где хранятся архивные документы. Опечатывать нужно металлические шкафы и сейфы, в которых находятся выданные в архивохранилище документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они хранятся в неопечатываемых помещениях.                                                                      

     В нерабочее время архивохранилище должно быть закрыто на ключ, а в рабочее время он должен находиться у заведующего архивохранилищем. Право доступа в помещение с документами имеет заведующий или работник организации-заказчика в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

5. Современные средства оперативного хранения документов

     Хранение документов на ВЦ осуществляется в соответствии с методическими указаниями. Порядок хранения документов на машинных носителях (РД 50-524-84).                                                                 

     Речь идет о хранении перфокарт, перфолент, магнитных материалов (лент, дисков). Учет, хранение и использование машиночитаемых документов на ВЦ в оперативном режиме реализует специальная служба хранения. Она принимает, учитывает и хранит машинограммы: создает поисковые системы, аннулирует машиночитаемую документацию, выдает ее пользователям, передает на архивное хранение.                                                                                   

     На каждый носитель заводится учетная карточка, куда вносится данные по его эксплуатации и следующие основные показатели: код по ОХДХ; регистрационный номер; краткое содержание; дата создания документа; срок хранения; код регистрации, вид носителя; место хранения и другие. Информативно-поисковый аппарат составляют журналы, картотеки, карточки учета документов, ручные справочные картотеки.                             

      Выдача машиночитаемых документов для использования осуществляется по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом.

6.Создание оптимальных условий хранения документов

      Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тд).                                                                                   

      Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.                                                                                              В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий оптимальный температурно-влажностный режим для хранения документов на: