Автоматизация управления проектами ООО «Иркутская проектная компания»

2. Анализ  ИС ООО «Иркутская проектная компания»

1. Полнота автоматизации

    Описываемая организация обладает средним уровнем автоматизации, в виду того, что большая часть документооборота не автоматизирована и требует активного участия работников. Однако автоматизирована деятельность бухгалтерии.

2. Производительность  системы

    Система имеет среднюю производительность в связи с неполнотой автоматизации.

3. Соответствие  современному уровню информационных технологий

    Информационная  система не полностью соответствует современному уровню информационных технологий. Организация работает на современной высокопроизводительной компьютерной технике, использует современное программное обеспечение. Однако применяет возможности Информационной системы только как инструмент обработки и хранения информации, не применяя их для функций управления.

4. Проблемы, возможности и  ограничения информационной системы

    Основные  проблемы и ограничения информационной системы компании связаны с наличием неавтоматизированных функций.

    Наиболее  важная из них: управление документооборотом.

5. Предложения по совершенствованию  архитектуры ИС

    Перечень  предложений по автоматизации существующей ИС:

Техническая часть:

     использование сервера для хранения документации

Организационная часть:

введение  должности системного администратора для администрирования ИС

Информационная  и программная часть:

      введения  на предприятии PLM-системы(Product Lifecycle Management) —управления жизненным циклом изделий, обеспечивающую:

управление хранением данных и документами

управление  потоками работ и процессами (составление и редактирование календарного плана работ, раздачи заданий)

управление  структурой продукта

автоматизация генерации отчетов

механизм  управления учетными записями.

6. Выбор приоритетного направления  автоматизации

    Наиболее  приоритетной задачей для автоматизации на предприятии является видение PLM-системы, так как она обеспечит высокий уровень контроля над всеми этапами процесса проектирования, являющегося основным. Так же введение подобной системы в значительной мере облегчит управление документооборотом, в котором участвует большая масса документов постоянно циркулирующих среди сотрудников. 

 

   

3. Требования к подсистеме управления проектами ООО «Иркутская проектная компания»

1. Организационная и функциональная схема

1. Организационная структура

    Организационная схема организации показана на рис.1. пункт 1.4.

2. Задачи  и обязанности  Главного Инженера

    Задачами  главного инженера (главного архитектора) проекта (ГИП или ГАП) являются обеспечение высокого технико-экономического уровня проектируемых объектов и качества проектно -сметной документации в соответствии с «Положением об оценке качества проектно-сметной документации для строительства», повышение производительности труда и сокращение расхода материальных ресурсов при их строительстве и эксплуатации, снижение доли строительно-монтажных работ и стоимости объектов, улучшение качества градостроительных и архитектурно -планировочных решений.

    В соответствии с главными задачами на главного инженера (главного архитектора) проекта возлагаются обязанности:

1. Участие в работе комиссии по выбору площадки (трассы) для строительства, в подготовке задания на проектирование и в организации инженерных обследований для разработки проектно-сметной документации на реконструкцию и техническое перевооружение действующих предприятий, зданий и сооружений.
2. Участие в составлении комплексных планов-графиков выполнения научно-исследовательских, конструкторских и проектных работ для объектов, на которых будут применяться новые технологические процессы и оборудование с длительным циклом разработки, конструирования и изготовления.
3. Подготовка данных для заключения договора с заказчиком на выполнение проектно-изыскательских работ, в том числе о стоимости проектирования и изысканий и распределении ее между организациями и подразделениями - участниками разработки проекта, и составление графика разработки проектно-сметной документации.
4. Обеспечение формирования состава разработчиков проекта, разделение между ними заданий по разделам и частям проекта и объемов работ с соответствующим фондом заработной платы.
5. Контроль технического и экономического уровня принимаемых проектных решений и сроков разработки проектно-сметной документации.
6. Подготовка заданий субподрядным проектным и изыскательским организациям на выполнение поручаемых им работ и обеспечение этих организаций необходимыми исходными данными для проектирования; своевременное решение всех вопросов, возникающих у субподрядных организаций в процессе разработки проектно-сметной документации.
7. Выбор типовых и повторно используемых экономичных индивидуальных проектов, унифицированных объемно - планировочных, конструктивных и технологических решений, узлов, конструкций и изделий с целью широкого применения их при проектировании, не допуская необоснованной разработки индивидуальных проектов и проектных решений.
8. Координация проектно-изыскательских работ по всему комплексу проекта, обеспечение выдачи заказчику комплектной проектно-сметной документации в сроки, предусмотренные графиком к договору на выполнение этих работ, и систематический контроль за правильным расходованием средств на проектно-изыскательские работы.
9. Своевременное решение вопросов, связанных с проектированием и возникающих в процессе строительства, ввода в действие объекта и освоения проектных мощностей.
10. Обеспечение разработки необходимых вариантов для выявления наиболее целесообразных и экономичных проектных решений.
11. Обеспечение соответствия проектов заданию на проектирование и рабочей документации - утвержденному проекту.
12. Организация работы по проверке на патентную чистоту впервые примененных или разработанных в проекте технологических процессов, оборудования, приборов, конструкций, материалов и изделий.
13. Сокращение объемов проектно-сметной и другой технической документации.
14. Согласование документации, выполненной с обоснованными отступлениями от действующих норм, правил и инструкций, в части этих отступлений с органами государственного надзора и заинтересованными организациями, утвердившими их.
15. Подтверждение в материалах проекта соответствующей записью, что проектно-сметная документация на строительство предприятий, зданий и сооружений разработана в соответствии с нормами, правилами, инструкциями и государственными стандартами.
16. Участие в рассмотрении и согласовании генеральной подрядной строительной  организацией проектно-сметной документации согласно порядку, установленному Госстроем СССР.
17. Защита проекта в вышестоящих организациях и органах экспертизы.
18. Осуществление авторского надзора за строительством.
19. Подготовка предложений руководству проектной организации и заказчику проектно-сметной документации о внесении в рабочую документацию изменений, связанных с введением в действие новых нормативных документов, с учетом фактического состояния строительства.

    Главный инженер (главный архитектор) проекта  имеет право:

1. Представлять проектную организацию в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам разработки, согласования и рассмотрения проектно-сметной документации, осуществления строительства по утвержденному проекту и вести переписку по этим вопросам в установленном проектной организацией порядке;
2. Принимать решения по техническим вопросам в процессе проектирования, строительства, ввода в действие объекта и освоения проектных мощностей;
3. Приостанавливать производство отдельных видов строительно-монтажных работ при осуществлении их с отступлениями от проекта, при нарушении технических условий и правил производства этих работ, а также неудовлетворительном их качестве;
4. Устанавливать по согласованию с подрядными строительно-монтажными организациями сокращенный объем рабочей документации;
5. Проверять состояние разработки проекта, правильность расходования средств на проектно-изыскательские работы, соблюдение установленных сроков проектирования и качество проектных решений в процессе разработки проектно-сметной документации;
6. Вносить руководству проектной организации предложения о разработке новых и корректировке действующих нормативных документов по проектированию, строительству и эксплуатации объектов;
7. Представлять руководству проектной организации предложения о поощрении работников, отличившихся при разработке проекта, принимать участие в распределении премий между организациями и подразделениями-исполнителями, а также вносить предложения о наложении взысканий на виновных в несвоевременной и некачественной разработке проектно-сметной документации.

    Главный инженер (главный архитектор) проекта  несет установленную законом  ответственность за технико-экономический  уровень и архитектурные решения  строящихся объектов,  за качество, своевременную разработку и комплектность  проектно - сметной документации, правильное определение сметной стоимости и очередности строительства, за достижение предприятиями проектных показателей в установленные сроки, а также за выполнение всех обязанностей, возложенных на него «Положением об оценке качества проектно-сметной документации для строительства».

2. Описание  бизнес-процесса

    Для описания процесса проектирования  выделим следующие:

    Владелец  процесса: Главный Инженер

Вход  процесса: Заявка-письмо клиента на проведение проектных работ и разрешительная документация

    Выход процесса: ПСД (Проектно-Сметная Документация)

    Технология  преобразования входа  в выход (модель IDEF0):

    Заказчик  с письмом-заявкой передает организации  и разрешительную документацию для  разработки проектно-сметной документации (ПСД). Генеральный директор передает заявку ГИПу. ГИП разрабатывает архитектурно-планировочное задание и задание на проектирование и согласовывает его с заказчиком. На основе АПЗ и задания на проектирование составляется смета на проектные работы и проект договора на оказание услуг.

    Проект договора согласовывается с юридическим отделом. Договор подписывается Генеральным директором и  Заказчиком. Подписанный договор регистрируется в журнале регистрации.

    После подписки договора ГИП выдает задание  на инженерные изыскания  на площадке и технические условия подписанные начальником инженерного отдела и ГИПом  в отдел изысканий.

    Подготовленные  отчеты по топографии и геологии подписанные  начальником инженерного отдела и ГИПом, задание на проектирование а также исходные данные принесенные  Заказчиком, ГИП выдает задание на проектирование  под подпись в архитектурный отдел.

    Архитектурный отдел разрабатывает раздел Архитектурное  решение(АР)(Архитектурно-строительный раздел(АС)), Генеральный План (ГП) и  вертикальную планировку которые подписывает  архитектор и ГИП.

      ГИП на основании раздела АР  и вертикальной планировки выдает  задание  инженерам на разработку  Водопровода и канализационной  системы (ВК), Отопительной и Вентиляционной  систем (ОВ), сметчикам. Все  специалисты  получают задание под роспись.  Им также выдается отчет по геологии и топографии.

    Выполненные разделы ВК и ОВ подписываются  исполняющими инженерами и ГИПом. На основе разделов ВК и ОВ выдается задание  инженерам-электрикам и сметчикам.

    Раздел  Электромонтажных работ (ЭМ) подписывается  инженером-электриком и ГИПом.

    В процессе выполнения инженерных разделов проекта ВК, ОВ, ЭМ, ГИП выдает задание  конструкторам (выполнение технологических  отверстий, каналов, лотков, фундаментов  под оборудование и т.д.)

    Выполненные  разделы проектной документации, подписанные  начальниками отделов, инженерами и ГИПом,  передаются в архитектурный отдел для выполнения расчетов стоимости строительства. ГИП разрабатывает  на основе ГП раздел ПОС (проект организации строительства).

    Архитектурный отдел передает сметы подписанные инженером, начальником отдела и ГИПом в отдел выдачи для создания копий и выдачи Заказчику.

    ГИП выдает проектно-сметную документацию по накладной Заказчику. Накладная  подписывается ГИПом и Заказчиком во время получения ПСД.

    Ресурсы процесса:

• Архитектурный отдел;
• Инженерный отдел;
• Конструкторский отдел;
• Юридический отдел;
• ГИП.

    Управляют процессом:

• Нормативные и Законодательные акты;
• Заказчик.

 

    На  рисунке 2 представлена диаграмма процесса проектирования. 

 

Рис. 2. Общая диаграмма процесса «Проектирование»    

 

 

Рис. 3. Детализованная диаграмма  процесса «Проектирование»    

Рис. 4. Детализованная диаграмма  подпроцесса A1    
 

 

Рис. 5. Детализованная диаграмма подпроцесса A2  

 

 

Рис. 6. Детализованная диаграмма  подпроцесса A2  

 

3. Изучение  информационных потоков

1. Описание  документооборота

 При проведении предпроектного обследования на предприятии была проведена работа по отслеживанию прохождения всех документов, за которые отвечает ГИП (ГАП). На основе собранной информации была составлена схема которая позволяет наглядно увидеть весь путь информационных потоков при проектировании  (Рис.7, 8, 9).