Риторика переговоров

 

Взятие в  вилку  («Как засечь цель и попасть в нее»). Это старый артиллерийский прием, состоящий в том, что первый снаряд посылают с перелетом, второй - с недолетом, а затем эту «вилку» последовательно делят, пока цель не будет накрыта.

Если должники не платят по счету, попробуйте выставить им счет на сумму более крупную, чем причитается. Они начнут оспаривать ваши цифры, проверять правильность суммы задолженности и, возможно, узнав, что должны меньше, будут достаточно благоразумны и предпочтут оплатить счет.

 

Посредничество. Потенциальная возможность использования посредника на переговорах очень велика. Иногда бывает целесообразно поручить посреднику вести переговоры вместо себя.

Метод представления посреднику, участвующему в переговорах вместо вас, ограниченных полномочий или связывание его конкретными инструкциями, за рамки которых он выходить не должен, во множестве случаев оказывается весьма плодотворным. Противная сторона, понимая, что посредник вынужден придерживаться инструкций, невольно оказывается стесненной в отношении выдвижения встречных требований.

В определенных случаях посредник  может иметь личные мотивы, побуждающие  его добиваться благоприятного исхода переговоров. Например, страховая компания, представляющая ответчика по делу об автомобильной аварии, действует как посредник. Но она, в то же время, имеет и дополнительный стимул для достижения наиболее благоприятного для ответчика решения по делу, поскольку именно ей придется платить за любой ущерб истцу, плюс судебные издержки.

Иногда имеет смысл наделить посредника всей полнотой полномочий. Деловые люди так и поступают, нанимая работников под «фиделити-бонд», то есть гарантию одним лицом другому против злоупотреблений третьего лица, являющегося хранителем траста. В случае воровства или подлога они освобождаются от необходимости начинать судебное преследование или прощать преступника. На это у них просто нет полномочий, поскольку всю полноту ответственности они возложили на страховую компанию.

Коль скоро вести  переговоры через собственного посредника оказывается чрезвычайно выгодным, отсюда с неизбежностью следует, что нужно всячески избегать деловых встреч с посредником оппонента. По возможности,  всегда старайтесь вести переговоры непосредственно с оппонентом.

Смещение уровней («Отсюда это видится совершенно по-другому»). Эта тактика подразумевает изменение степени вашей вовлеченности в данную проблему. Сюда же относятся и такие приемы, как деление проблемы на отдельные части, переосмысление ситуации или изменение подхода к ней. К примеру, если данной проблемой занимался мужчина, поручите с ней разобраться женщине.

Изменение представлений о проблеме является одной из форм смены уровней. Муж посреди ночи меряет шагами комнату. Его жена просыпается и спрашивает: «Что случилось, дорогой?». Он отвечает: «Я должен вернуть соседу десять тысяч». Жена подходит к телефону и звонит соседу, сообщая, что ее муж не сможет вернуть ему десять тысяч, и кладет трубку. Муж недоуменно смотрит на нее, жена отвечает: «Можешь ложиться спать - теперь это уже его проблемы».

Если вы - продавец, подумайте, к чему может привести смена уровней. Продавец-разносчик, несомненно, прикладывает столь же много усилий для заключения сделки, как и миллионер, хотя доходы у них различны. Поскольку различны уровни предлагаемых товаров, различны и получаемые доходы.

Администраторы Университета могут выиграть от изменения уровня мировоззрения. Вместо того,  чтобы  вести переговоры на низком уровне (со студентами - по поводу питания в столовых, с преподавателями - по поводу расписания), они должны стараться выходить за рамки этих проблем, трансформируя озабоченность мелкими деталями в диалог о качестве обучения и его связи с потребностями рынка и наукой.

Если переговоры зашли в тупик, используйте следующие  приемы:

 

• рассмотреть проблему с другой стороны «Подойдем к проблеме с другой стороны»:
• использовать высказывания партнера для развития своих мыслей «Я бы хотел еще раз остановиться на вашем предложении и сразу же перейти к вопросу о …»;
• уточнить с помощью встречных вопросов, правильно ли понят партнер. «Если я правильно понял, у вас есть некоторые сомнения относительно сроков поставки»;
• сослаться на опыт, накопленный в соответствующей сфере деятельности. «Я понимаю, что вам хотелось бы заключить договор сроком на один год. С другой стороны, нельзя не вспомнить, да и вы об этом знаете не хуже меня, что двухлетние переговоры были неплохой основой для сотрудничества»;
• если новое предложение застало партнера врасплох, дайте ему возможность подумать «Прежде чем принять какое-либо решение, обдумайте еще раз мое предложение».

 

ГОТОВНОСТЬ ВЕСТИ ПЕРЕГОВОРЫ	ОТСУТСТВИЕ ИНТЕРЕСА К ПЕРЕГОВОРАМ
Компетентность знание общих вопросов знание деталей объективные критерии оценки	Некомпетентность отсутствие понимания  проблемы дефицит фактического материала чисто субъективные оценки
Конструктивная позиция Ориентация на решение  проблемы   стремление к диалогу готовность к изменениям	Пассивная позиция Незаинтересованность  в получении результатов его отсутствие стандартные возражения
Аргументированность факты рациональная аргументация четкие выводы	Голословность утверждений недосказанные мнения эмоциональная аргументация противоречивость во взглядах и утверждениях
Гибкость рассмотрение новых  аспектов активизация мышления выдвижение различных вариантов при изменении условий	Отсутствие гибкости упорствование в своем  мнении пассивность мышления нежелание следовать  за мыслями партнера
Готовность пойти навстречу обдумывание контраргументов новая ориентация	Нежелание идти навстречу их игнорирование упрямый как осел
Комплексный подход вскрытие причинно-следственных отношений оценка положительных  и отрицательных моментов	Односторонний подход без прогноза взаимных последствий   отстаивание эгоистических  интересов
Концентрация  на теме выделение существенного четкое и точное изложение коротко и ясно	Отступление от темы окольные пути перепрыгивание с темы на тему поток слов
Готовность пойти на риск трезвая оценка факторов риска   предложения по устранению факторов риска	Нежелание рисковать преувеличение значения факторов риска   отрицание возможности  устранения факторов риска
Аргументированность факты рациональная аргументация четкие выводы	Голословность утверждений недосказанные мнения эмоциональная аргументация противоречивость во взглядах и утверждениях

 

 

Типовые рекомендации по сохранению коммерческой тайны

при ведении  переговоров и других видах общения

 

1.Каналы утечки  информации при ведении переговоров:

 

• большинство работников фирмы не осознает, что информация является одним из  основных ресурсов предприятия и нуждается   в защите  наряду  с  другими ресурсами;

• неучет принципиального положения, что "закрытость" сведений выступает как важнейший элемент маркетинга и предприимчивости, как способ максимизации прибыли предприятия;

• психологический аспект: традиционное стремление к "обмену опытом" на встречах, семинарах и т.д.;

• отсутствие иерархии доступа к сведениям конфиденциального характера;

• отсутствие систематического анализа рынка, рекомендаций по динамике перехода сведений из категории «открытых» в «закрытые» и обратно.

 

2.Информация, представляющая  интерес при ведении переговоров,  письменных запросах:

 

2.1. Полное наименование предприятия, его место в структуре отрасли, почтовые реквизиты.

2.2. Данные о руководящем составе: фамилии, имена, отчества, номера  телефонов.

2.3. Профильные виды продукции, товаров и услуг, их характеристики, сведения об основных направлениях деятельности.

2.4. Стоимость основных и оборотных фондов.

2.5. Финансовое положение (размер уставного фонда, имена учредителей и   их доли в уставном фонде) .

2.6. Планируемые к освоению продукция, товары и услуги:

• физические и стоимостные объёмы;
• то же, с разбивкой для внутреннего рынка и экспорта.

2.7. Численность персонала и фонд заработной платы.

2.8. Потребности в сырье, материалах, комплектующих узлах и деталях, источники удовлетворения этих потребностей

2.9. Транспортные и энергетические потребности.

На вопросы, подобные вопросам 2.5... 2.8, зарубежные фирмы, как правило, ответов не дают. Т.к. указанные сведения составляют коммерческую тайну. В то же время  хозяйственная практика знает примеры противоположного характера, когда наши предприятия легко расстаются со своими конфиденциальными сведениями, не учитывая экономических последствий этого.

 

3. Сохранение  коммерческой  тайны при взаимодействии с другими предприятиями.

При осуществлении совместной деятельности должен разрабатываться  комплекс совместных мероприятий по сохранению коммерческой тайны. Такое  взаимодействие обычно осуществляется на основе соответствующих договоров о конфиденциальности. Условия об обеспечении защиты информации в отношении предмета договора должны включать в себя следующее:

• взаимные обязательства сторон принимать все необходимые меры для предотвращения  разглашения коммерческой тайны с перечислением основных таких мер;

• документы или изделия, указанные в договоре, будут рассматриваться сторонам как строго конфиденциальные;

• стороны берут на себя обязательства принимать все необходимые меры для предотвращения нарушения правил пользования этими документами или изделиями,  установленных   в соответствующих статьях договора;

• стороны обязуются не передавать без предварительного письменного согласия другой стороны оригиналы документов и изделий или их копий, или репродукции любого рода третьим сторонам;

• стороны обязуются обеспечить ознакомление с информацией,  составляющей коммерческую  тайну предмета договора, только лишь строго ограниченного числа своих работников, с которых должны быть взяты подписки о неразглашении информации, составляющей коммерческую тайну, содержащейся в предмете договора или являющейся предметом договора.

Нарушение тaкoгo родa требований договора может привести к аннулированию его и привлечению виновников к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Обычно такие требования включаются в отдельно подписываемый  документ   -   соглашение о конфиденциальности.

 

4. Рекомендации по  предотвращению утечки информации  при ведении переговоров.

Любой участник переговоров должен четко представлять, какую информацию он имеет право передавать. Необходимо учить сотрудников работать по принципу "черного ящика": есть входные параметры изделия и полученные результаты, которые могут быть продемонстрированы. Как они получены - секрет фирмы. Теперь дадим некоторые типовые рекомендации.

4.1. При попытках  сторонних организаций установить с предприятием контакт,  следует, прежде всего, выяснить, в чем состоят их намерения, если это не вытекает из самого обращения к предприятию. Кроме того, необходимо, используя имеющиеся возможности, навести справки об организации, которая обратилась с запросом. Полезно также отправить в эту организацию встречный запрос и  проанализировать  реакцию на него.

4.2. Если обратившаяся организация заслуживает доверия, ее намерения отвечают интересам вашего предприятия и предполагается развивать намечающееся сотрудничество, необходимо выработать политику ведения переговоров. Не следует сразу передавать все запрашиваемые сведения в полном объеме. Прежде всего, необходимо убедиться в том,  что запрашиваемые  сведения соответствуют намерениям вашего потенциального партнера и действительно необходимы ему для дальнейшего сотрудничества с вашим предприятием. Особое внимание следует  обратить на то, чтобы сведения, которые предприятие решило представить сторонней организации, не раскрывали коммерческих секретов предприятия.

4.3. На стадии переговоров, когда суть взаимных намерений уже ясна, но 'юридически они еще не оформлены, было бы оптимальным ведение переговоров таким образом, чтобы ответы на вопросы потенциального партнера носили   индикативный характер типа «да – нет», «можем - не можем» и т.д.

4.4. После юридического оформления взаимных намерений можно оперировать более широкими данными об основных фондах,  потребностях и другими сведениями, необходимыми для  развития сотрудничества.

Перечень сведений, составляющих служебную или

 коммерческую  тайну

 

1. Производство

Сведения о структуре и масштабах производства, производственных мощностях,  типе и размещении оборудования,  запасах сырья, материалов, комплектующих и готовой продукции.

 

2. Управление.

Сведения  о применяемых оригинальных методах  управления организацией. Сведения о  подготовке, принятии и исполнении отдельных решений руководства  организацией по коммерческим, организационным, научно-техническим и иным вопросам.

3. Планы.

Сведения о планах расширения или свертывания производства различных видов продукции и их технико-экономических обоснованиях. Также сведения о планах инвестиций, закупок и продаж.

4. Совещания

Сведения о фактах проведения, целях, предмете и результатах совещаний и заседаний органов управления организации.

5. Финансы

Сведения о кругообороте средств организации, финансовых операциях, состоянии банковских счетов организации  и проводимых операциях, об уровне доходов организации, о состоянии кредита организации (пассивы и активы). Главная книга организации.

6. Рынок

Сведения о применяемых  организацией оригинальных методах  изучения рынка (маркетинга). Сведения о результатах изучения рынка, содержащие оценки состояния и перспектив развития рыночной конъектуры. Сведения о рыночной  стратегии организации, о  применяемых организацией оригинальных методах осуществления продаж, об эффективности служебной или коммерческой деятельности организации.

7. Партнеры

Обобщенные сведения о внутренних и зарубежных заказчиках, подрядчиках, поставщиках, потребителях, покупателях, компаньонах, спонсорах,  посредниках, клиентах и других партнерах, состоящих в деловых отношениях с организацией.

8. Конкуренты

Обобщенные сведения о внутренних и зарубежных предприятиях как потенциальных конкурентах в деятельности организации, оценка качества деловых отношений с конкурирующими предприятиями в различных сферах деловой активности.