Деловые совещания

     Использование дискуссии в проблемном совещании ставит перед руководителем три группы взаимосвязанных задач: задачи по отношению к проблеме, задачи по отношению к группе участников дискуссии, задачи по отношению к каждому отдельному участнику. В соответствии с этим функции ведущего дискуссии определяются типом решаемых задач.

     Задачи  по отношению к проблеме: сформулировать цель и тему дискуссии; следить за регламентом, направлять дискуссию  в русло; собрать максимум предложений  по обсуждаемой проблеме, стараясь осветить все ее аспекты; анализировать поступающие предложения и мнения; подвести итоги дискуссии, сопоставив ее цели с полученными результатами.

     На  качество решения, принятого группой, заметное влияние оказывает последовательность шагов в рассмотрении поставленного вопроса. В теории управления используется модель «рефлексивной рамки», которая представляет собой схему принятия группового решения, состоящую из нескольких взаимосвязанных блоков вопросов. Ответы на эти вопросы позволяют группе увеличить эффективность принимаемого решения.

     К базовым категориям вопросов относятся  следующие:

     - В чем суть проблемы? Ясно она  определена и понятно сформулирована? Есть ли понимание общей ситуации, в которой эта проблема имеет  место? 

     - Какова фактическая сторона дела? Какова история проблемы? В чем ее причины? Почему это важно? На кого она влияет и как?

     - Каким критериям должно соответствовать  принимаемое решение? По каким  или чьим стандартам должно  оцениваться решение? Каковы принципиальные  требования к решению: в какую сумму оно должно уложиться, чьи интересы нельзя затрагивать?

     - Каковы возможные решения проблемы?

     - Какое решение является наилучшим?

     - Каким образом можно исполнить  решение? Какие этапы необходимы  для проведения решения в жизнь?  Какова их последовательность? Кто несет ответственность?

     Задачи  по отношению к участникам совещания в целом:

     - поддерживать высокий уровень  активности всей группы, сопоставляя  различные мнения, вычленять противоречия, спорные вопросы, формулировать  противоречие как проблему;

     - поддерживать деловую атмосферу,  не допуская личной конфронтации  участников, препятствовать некорректным  действиям;

     - помочь группе прийти к согласованному  мнению.

     Задачи  по отношению к каждому участнику:

     - уделять внимание каждому участнику; 

     - активизировать пассивных;

     - подчеркнуть вклад каждого в  общий итог, поблагодарить всех  членов группы за участие в  дискуссии. 

     Мозговой  штурм. Проблемное совещание может включать мозговой штурм

     - способ работы группы, при котором  первоочередной целью является нахождение новых вариантов решения задачи. Отправным моментом мозгового штурма является проблема, которая не нашла приемлемого решения. Для успешного проведения мозгового штурма члены группы должны придерживаться следующих правил:

     - временно отказаться от оценки и критики идей и принимать все взгляды;

     - поощрять свободное течение идей - чем шире круг предлагаемых  идей, тем лучше. На этом этапе  практические идеи не являются  ценностью; 

     - достраивать, улучшать, модифицировать  идеи других. Работать, смешивая идеи, до тех пор, пока не возникнет интересная комбинация;

     - записывать все идеи.

     Появлению новых идей препятствуют официальность и формальность; поиск правильных решений; разъяснение и обоснования; пассивность клиента.

     В критической атмосфере практически невозможно заставить людей раскрыться в идеях. Успеху в появлении идей способствует безопасная и открытая атмосфера, активное воображение и желание; развитие, переработка и соединение высказанных идей; переработка, удивление и сомнение в имеющемся решении; поиск аналогов соответствующих проблем и действий и их применение к уже имеющимся; активность клиента.

     Таким образом, деловое совещание представляет собой форму групповой деятельности и, соответственно факторы, определяющие его эффективность, связаны в первую очередь с умением организовать работу труппы и управлять групповым поведением. В отличие от деловой беседы, когда собеседники не могут не принимать во внимание особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, речевое поведение участников делового совещания во многом обезличено, подчинено интересам и ожиданиям той группы, представителями которой они себя считают.

 

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ

 

     В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.

     С целью повышения эффективности (экономичности  и результативности) служебных совещаний специалистами выработана четкая система требований и рекомендаций:

• по подготовке и проведению, по определению цели и задач, по составу участников, времени, форме и условиям проведения;
• по регламенту, созданию благоприятной психологической атмосферы;
• заблаговременной предварительной информации;
• по четкому ведению протокола (адекватная фиксация содержания выступлений);
• заключительному этапу (подведение итогов, принятие решений или рекомендаций);
• последующему контролю.

     Чем дольше длится подготовка, тем короче само деловое совещание

2.1 Подготовка к проведению  служебного совещания

 

     В наиболее общем виде подготовка к  проведению совещания включает следующие  действия:

• принятие решения о его проведении,
• определение тематики,
• формирование повестки дня,
• определение задач собрания и его общей продолжительности,
• даты и времени начала,
• состава участников,
• примерного регламента работы,
• подготовка руководителя,
• подготовка доклада и проекта решения,
• предварительная подготовка участников и помещения,
• при необходимости — размещения, питания, проезда участников к месту заседания.

     Цель  совещания – это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке.

     Повестка  дня – это, как правило, письменный документ, получаемый участниками совещания заранее и содержащий следующую информацию:

• тема совещания;
• цель совещания;
• перечень обсуждаемых вопросов;
• время начала и окончания совещания;
• место, где оно будет проходить;
• фамилии и должности докладчиков;
• время, отведенное на каждый вопрос;
• место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

     Когда участники совещания информированы  заранее о предмете обсуждения, тогда  они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и  продумать конструктивные предложения  по решению проблем.

     Время проведения - целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

     Оптимальное число участников 6-7 человек. Не надо приглашать на совещание всех, а только тех, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решить вопрос. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия присутствующих, удлиняя совещания.

     Кроме того, следует разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещания, а только на момент обсуждения его проблемы.

     Лучше, если руководитель делегирует полномочия вести совещание тем специалистам, кто наиболее компетентен в обсуждаемой проблеме. Во-первых, это способствует повышению ответственности за принимаемые решения у разных работников, а во-вторых, повышает активность участников по генерированию идей или конструктивных предложений. Как говорил Геродот, чтобы найти правильное решение, нужно знать, какие еще имеются.

     Замечено, что когда совещание ведет  первый руководитель, да еще в авторитарном стиле, то участники такого совещания  стараются «не высовываться», думают не столько о проблеме, сколько  о самосохранении и зачастую «одобряют» решение, предложенное руководителем, даже не считая его эффективным.

     Организация пространственной среды. Рекомендуется рассаживать участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Но необходимо позаботиться о совместимости персонала.

     Установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие  друг против друга, и реже – те, которые  сидят рядом. Не привлекая внимания к этому, надо посадить участников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто может сорваться и помешать совещанию.

     После того как принято решение о  проведении совещания, намечается состав участников. Приглашается достаточное  число, но только тех, которые действительно необходимы, при отсутствии которых совещание было бы неэффективным. Однако степень деловой заинтересованности — не единственный критерий при отборе участников совещания. Иногда необходимо учитывать и достаточность их служебных прав.

     Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. С учетом времени, необходимого не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу — начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось «пустых» отрезков времени: если оно окончится за 15 минут до обеденного перерыва, это наверняка будут потерянные минуты.

2.2 Ведение служебного  совещания

 

     Начинать  совещание нужно точно вовремя  и сразу согласовать с участниками  правила совместной работы, например, регламент выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

     Психологи предлагают перед открытием совещания  приготовить 2-3 комплимента участникам. При этом они ссылаются на так называемый «закон края»: начало делового разговора создает фон для основной части, или установку, а концовка разговора оставляет в памяти отношение к этому разговору.

     Удачно  и такое начало, когда секретарь  напоминает присутствующим, какие решения были приняты на предыдущем совещании, какие их них еще не выполнены, хотя сроки истекли, и кто персонально за это отвечает. Такое начало сразу настраивает присутствующих на деловой лад и дисциплинирует.

     Ведущему  совещание следует владеть техникой вступительного слова, которое занимает обычно 3-4 минуты. За это время ведущий  должен сообщить:

• цель совещания;
• повестку дня;
• возможные решения и условия их принятия;
• порядок ведения и оформления протокола.