Проведение делового совещания

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение 
высшего профессионального образования

Санкт-Петербургского государственного университета технологии и дизайна

СЕВЕРО-ЗАПАДНЫЙ ИНСТИТУТ ПЕЧАТИ

Факультет: Издательского дела, рекламы и книжной торговли

Специальность: 032401 «Реклама»

Форма обучения: Дневная

Кафедра: Рекламы 

 
Курсовая  работа

Дисциплина: Деловое общение

Тема: Проведение делового совещания

Выполнила:

Преподаватель:

Санкт-Петербург

Оглавление

Введение  3

Глава 1. Деловое  совещание

   1.1. Понятие  «деловое совещание» и задачи делового совещания  4

   1.2. Стили и типы делового совещания  6

Глава 2. Проведение делового совещания

   2.1. Основные  правила ведения делового совещания  7

   2.2. Факторы  успеха в проведении делового  совещания  8

   2.3. 20 ценных  рекомендаций  9

Заключение  11

Список  литературы  12 

Введение

   Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской  практике широко распространены деловые  совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Цель  работы: рассмотреть особенности проведения делового совещания.

Задачи: найти определение «деловое совещание»; определить задачи делового совещания; рассмотреть основные правила ведения делового совещания; определить факторы успеха проведения делового совещания.

Объект  изучения: деловое совещание

Предмет изучения: проведение делового совещания

Краткий обзор источников: для изучения курсовой работы послужили источники Фишер Р., Эртель Д. «Подготовка к переговорам»; «Психология и этика делового общения» под ред. проф. В.Н. Лавриненко; «Основы менеджмента» учебное пособие. 

 

Глава 1. Деловое совещание

1.1. Понятие  «деловое совещание» и задачи делового совещания

   Деловое совещание - один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.

  Хотя  большинство руководителей организаций  осознают всю необходимость и  эффективность данного метода работы, далеко не все в полной мере владеют  психологией проведения совещаний, методами делового общения. Практически каждый из членов управленческого аппарата может привести пример совещания, на котором он присутствовал, где неправильная подача информации, монотонный голос и вся окружающая обстановка вызывали мысли о мягком одеяле или подушке.

   Основные  задачи: Одна из основных задач ведущего делового совещания – привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы – прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло.

В процессе проведения делового совещания очень  важно контролировать его

ход. Для  этого руководителю следует:

1. Оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.
2. Постоянно поддерживать разговор.
3. Немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения.
4. Выслушивать мнения всех оппонентов.
5. Нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы.
6. При необходимости уточнять сообщения отдельных участников: «Что именно вы имеете в виду?».
7. Чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели.

   Если  кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить группе

опровергать утверждения спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов необходимо тактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, – как правило, пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (т.е. с человеком, который  любит   противоречить), нужно признать и оценить его знания и опыт. Застенчивым  участникам  рекомендуется ставить несложные вопросы, укрепить их уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе.

 

   1.2. Стили и типы делового совещания

  Многие  совещания обречены на неудачу еще  до того, как они начнутся. Почему? Потому что тот, кто будет руководить этим совещанием, забыл прежде всего  подготовиться к нему сам. Он уподобился капитану, который желает управлять  кораблем, не имея ясного представления о его курсе.

Поэтому, прежде всего, необходимо четко определить характер того совещания, которое вы намерены провести.

Специалисты выделяют следующие типы совещаний:

1. Учебное (конференция), цель которого дать участникам необходимые знания и повысить их квалификацию.
2. Информационное, необходимое для обобщения сведений и изучения различных точек зрения на возникающие проблемы.
3. Разъяснительное, в ходе которого руководство стремится убедить сотрудников в правильности проводимой хозяйственной политики и неизбежности предпринятых шагов.
4. Проблемное, которое собирается для того, чтобы выработать метод решения существующих проблем.

Два стиля проведения деловых совещаний:

   Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный. Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются между собой. При этом неизбежны компромиссы. При авторитарном стиле руководства некоторые участники стремятся «протащить» свои проекты, действуют напористо. При таком  ведении  совещания руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое  мнение категорично, не допуская возражений.

   Авторитарное  ведение совещание допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это возможно в том случае, если необходимо как можно быстрее принять решение.

   Психологи утверждают, что оба стиля поведения – дипломатический и авторитарный – могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелательным исключениям, особенно если с его участниками придется работать и дальше.  

Глава 2. Проведение делового совещания

2.1. Основные  правила ведения делового совещания

   Для обеспечения высокой эффективности  совещаний руководящие работники  должны придерживаться следующих пяти правил.

1. Необходимо четко и однозначно определить тему и желаемый результат совещания. Нередко тема определена так расплывчато, подразумевает столько аспектов, что после обсуждения у участников остается чувство неудовлетворенности. Кроме того, следует определить для себя, какой результат вам необходим: принять решение по тому или иному вопросу; выработать рекомендации для принятия такого решения; убедить присутствующих, что уже предпринятые вами шаги правильны.
2. Тщательнейшим образом разработайте повестку дня. Выбрать наиболее целесообразную последовательность рассмотрения вопросов. При этом исходите не из деловых критериев, а из психологических. Начинать лучше всего с той подтемы, которую решить легче всего. Достигнутый таким образом «успех» подбодрит участников совещания. Выделите вопросы, которые могут вызвать оживленную дискуссию, и продумайте, как придать этой дискуссии нужное направление. Особо сложные проблемы постарайтесь проиллюстрировать наглядными материалами, потому что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Заранее обдумайте, какие черты характера тех или иных участников совещания могут проявиться в его ходе и как надо на них реагировать. Продумайте заранее, как втянуть в обсуждение проблем даже самых инертных и немногоречивых из присутствующих.
3. Ознакомьте участников совещания с фактами, которые будут обсуждаться в ходе дискуссии. Такое ознакомление можно организовать до начала совещания, предоставив его будущим участникам соответствующую документацию.
4. Пришлите как можно раньше приглашение лицам, которые должны принять участие в совещании. Из такого приглашения должно быть ясно видно, каковы тема и цель совещания. Тот, кто не может эффективно помочь в достижении желаемых результатов, но должен быть проинформирован о ходе совещания, может затем получить протокол и ознакомиться с результатами.
5. Выберите место проведения совещания исходя из его целей. Условия размещения участников имеют очень большое значение для создания соответствующей деловой обстановки. Помещение должно иметь нормальную температуру воздуха, хорошую вентиляцию и не слишком роскошную обстановку.

2.2. Факторы  успеха в проведении делового совещания

   Успех совещания зависит не только от поставленной цели, но и от того, как его участники  приходят к пониманию задачи. Тщательное планирование таких элементов, как  цели, состав участников, повестка дня  и место проведения, – ключ к продуктивному совещанию.

   На  этапе определения цели важно  продумать, действительно ли требуется  принятие группового решения. Опыт показывает, что решение проблем группой  целесообразно в случаях, когда:

• проблема является скорее сложной, чем простой, а вероятность того, что один человек обладает всей информацией, необходимой для решения, невелика;
• разумно разделение ответственности за решение этой проблемы;
• желательны также и потенциальные решения, а не только одно;
• полезна проверка различных взглядов;
• руководитель желает, чтобы подчиненные почувствовали себя частью демократического процесса или хочет получить их доверие;
• членам группы необходимо получше узнать друг друга. Эффективность совещаний зависит от руководства ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и стремились к ее решению. Благодаря этому возникает откровенная и доброжелательная конструктивно-критическая атмосфера, способствующая укреплению доверия.

   На  практике эффективность совещания уменьшается из-за нечетко сформулированной цели совещания и не обоснованной соответствующим образом необходимости его проведения; недостаточно ответственного отношения участников совещания к своим обязанностям; безапелляционного изложения руководителем своей позиции, не оставляющего места для развертывания творческой дискуссии.

 

2.3. 20 ценных  рекомендаций

Перед деловым совещанием:

1. Определите цель. Постарайтесь определить ясную цель совещания. Чего вы хотите добиться? Позаботьтесь о том, что бы участникам совещания об этом было известно.
2. Сколько необходимо времени? Хорошо подумайте о том, сколько времени потребуется на совещание. Например, зачем вам тратить час, когда достаточно 45 минут?
3. Устраивайте совещания утром. По возможности, старайтесь организовывать совещания утром, так как люди в это время обычно более внимательны. Они, скорее всего, также постараются закончить совещание вовремя – до обеда!
4. Приглашайте только тех, кто имеет отношение к обсуждаемым вопросам. Приглашайте только тех, кто может произвести в совещание значимый вклад.
5. Подготовьте повестку совещания. При подготовке повестки, постарайтесь не выходить за рамки одной страницы. В первую очередь перечислите самые важные вопросы, так как это позволит обсудить их, когда люди более всего внимательны.
6. Заранее известите людей. Пригласите участников совещания заранее, так как это повысит шансы того, что у них получится прийти, и даст время подготовиться.
7. Распространите повестку совещания. За несколько дней до совещания, познакомьте участников с повесткой и поинтересуйтесь, есть ли у них какие-либо комментарии или хотели бы они включить в повестку какие-либо дополнительные вопросы. Если повестка претерпит изменения, поставьте всех участников о произведенных изменениях.
8. Назначьте сильного председателя совещания. Хороший председатель является ключевым фактором успеха каждого совещания.
9. Назначьте секретаря или протокольщика. Позаботьтесь о том, чтобы на совещании был человек ответственный за ведение протокола совещания. В идеале, этот человек должен иметь индивидуальное отношение к обсуждаемым вопросам.
10. Подготовьтесь к совещанию. Если вы участник, составьте план того, что вы хотите сказать перед совещанием. Составьте список ключевых моментов, на которые сможете ссылаться во время совещания.
11. Начинайте совещание вовремя. Проследите за тем, чтобы совещание началось своевременно. Не тратьте время на ожидание запаздывающих.
12. Придерживайтесь повестки. Будучи председателем, вы обязаны напоминать участникам о повестке, когда бы кто-либо не отклонился от нее.
13. Стимулируйте обсуждение. Задавайте участникам прямые вопросы. Воздерживайтесь вопросов, требующих однозначных ответов: "да" или "нет".
14. Фиксируйте мероприятия. Проследите, чтобы мероприятия были зафиксированы ясно и четко. За каждым мероприятием необходимо определить исполнителя и целевые сроки выполнения.
15. Протоколируйте совещание. Всегда определяйте все стороны соглашения и проследите за тем, чтобы они были запротоколированы.
16. Будьте позитивны. Постарайтесь завершить совещание на позитивной ноте! Участники будут чувствовать себя более оптимистичными и готовыми к выполнению возложенных на них мероприятий и задач.