Информационные технологии в деятельности индивидуального предпринимателя

 

 

 

 

 

 

 

Дипломная работа

 

Информационные технологии в деятельности индивидуального предпринимателя

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание 

Введение

Глава 1. Понятие делопроизводства, информационных технологий и нормативное  регулирование использования новых  информационных технологий в делопроизводстве …………………………………………………

1.1 Определение терминов  «делопроизводство» и «информационные  технологии», их взаимодействие. Информационные системы………………..

1.2 Автоматизация делопроизводства

1.3 Электронный документооборот

1.4. Нормативное регулирование использования новых информационных

1.4.1. Федеральные законы

1.4.2.Национальные (государственные) стандарты

1.4.3. Иные нормативно-методические документы

Глава 2. Основные требования к деятельности секретаря на предприятии.

 

Глава 3. Примеры использования  информационных технологий в деятельности индивидуального предпринимателя

 

Заключение

Список использованных источников и литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Юридическое лицо или индивидуальный предприниматель в процессе ведения  хозяйственной деятельности сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями  между работниками и работодателем  и регламентированием этих процессов.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью  документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

На сегодняшний день документ является основным способом представления  информации на любом современном  предприятии.

Неоспорима важность сохранности  и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного  ведения бизнеса. Способность принять  верное решение и вовремя отреагировать  на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит  не только от таланта и опыта руководителей.

Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно  в нем организовано управление документооборотом, следует отметить, что ведение  кадровой документации в организации - один их наиболее трудоемких и сложных  участков работы, который предполагает документирование всех кадровых вопросов с соблюдением законодательно установленных правил оформления документов.

Фактически, малоэффективное  использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя  не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Вследствие этого, на любом  предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации.

Важную роль в оптимизации  деятельности предприятия любого размера  и профиля деятельности играют современные  системы электронного документооборота. Особенно актуально эта тема стала  в последнее время в связи  с развитием научно-технического прогресса, т.к. новые информационные технологии стремительно охватывают все  больше сторон человеческой жизни. Неудивительно, что такая важная часть административной деятельности, как документационное управление обеспечения, вплотную подошла к использованию новых технологий, в том числе в деятельности индивидуальных предпринимателей.

Внесение изменений в  действовавшее ранее законодательство о бухгалтерском учете, где впервые  упоминаются индивидуальные предприниматели, требует ведения предпринимателями  бухучета в зависимости от применяемой  системы налогообложения, что сегодня  практически невозможно без применения новых информационных технологий и  знания принципов и механизмов документооборота, правил и требований делопроизводства.

Необходимость автоматизации  документооборота организаций определяет актуальность данной темы.

В данной дипломной работе рассматриваются  определения важнейших терминов в сфере делопроизводства и информационных технологий, нормативно-методическое регулирование данных аспектов, основные требования к рабочему месту делопроизводителя, а также примеры использования  информационных технологий в деятельности индивидуального предпринимателя.

Глава 1 посвящена определению терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии». Также в ней дается различие между понятиями «автоматизация делопроизводства» и «электронный документооборот». Необходимо заметить, что в современной профессиональной литературе обычно отождествляются  такие понятия, как «система автоматизации  делопроизводства» (САД) и «система электронного документооборота» (СЭД). Также в перовой главе раскрывается такая задача, как  описание нормативных  актов (федеральных законов, национальных стандартов, прочих нормативно-методических документов), так или иначе регулирующих применение новых информационных технологий в делопроизводстве различных предприятий  и организаций.

В главе 2 описываются основные требования к организации рабочего места  секретаря-делопроизводителя, его внешнему виду и культуре речи.

Глава 3 описывает конкретные примеры использования информационных систем в деятельности индивидуального предпринимателя.

Целью дипломной работы является рассмотрение важнейших процессов внедрения  новых информационных технологий в  деятельность индивидуального предпринимателя, а также рассмотрение возникающих  при этом основных проблем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Понятие делопроизводства, информационных технологий и нормативное  регулирование использования новых  информационных технологий в делопроизводстве

1. Определение терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии, их взаимодействие. Информационные системы

 

Для рассмотрения темы дипломной работы – «Новые информационные технологии в делопроизводстве организаций» прежде всего, необходимо дать определение терминам, включенным в название темы работы, а именно: «делопроизводство» и «новые информационные технологии».

Итак, делопроизводство (согласно ГОСТу Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. [8; с. 23]

Управление можно  представить как последовательный процесс:

• получения информации;
• обработки информации;
• принятия решения;
• доведения решения до сведения исполнителей;
• исполнения решения;
• подведения итогов. [21; с. 142-144]

При этом необходимая  информация для принятия решений  и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном  виде). Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

На работу с документами  работники сферы управления затрачивают  в среднем до 60 % рабочего времени. Объем технической работы с документами  нередко настолько велик, что  мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация  делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление. [20; с. 117-118]

Делопроизводство состоит  из двух неразрывно связанных компонентов:

1.  документирования (записи информации на различных  носителях по установленным правилам)

2.  организации работы  с документами, которая заключается  в организации документооборота, хранении и использовании документов  в текущей деятельности предприятия.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления  документов и работы с ними. Правила  работы с документами на конкретном предприятии представляют собой  систему делопроизводства, которая  представляет собой совокупность:

• общепринятых принципов обработки документов;
• приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Разработка новых  информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение, и т.п.) [21; с. 145]

Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) – широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники. [14; с. 54]

Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях  и защите информации», информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы  осуществления таких процессов  и методов. [4]

В настоящее время под информационными  технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами. ИТ-специалисты занимаются созданием, развитием и эксплуатацией информационных систем.

Информационная система – это  система, предназначенная для ведения  информационной модели, чаще всего  какой-либо области человеческой деятельности. [14; с. 75] Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ, информационная система –  совокупность содержащейся в базах  данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств. [4]

Информационная система должна обеспечивать средства для протекания таких информационных процессов, как:

• хранение информации;
• передача информации;
• преобразование информации.

Различают три класса информационных систем по степени их автоматизации:

1.  ручные информационные системы  (характеризуются отсутствием современных  технических средств переработки  информации и выполнением всех  операций человеком; например, о  деятельности менеджера в фирме,  где отсутствуют компьютеры, можно  говорить, что он работает с  ручной ИС);

2.  автоматизированные информационные  системы (АИС) (наиболее популярный  класс ИС; предполагают участие  в процессе обработки информации  и человека, и технических средств,  причем главная роль отводится  компьютеру);

3.  автоматические информационные  системы (выполняют все операции  по переработке информации без  участия человека; примером автоматических  информационных систем являются  некоторые поисковые машины Интернет  – например Google, где сбор информации о сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом (crawler) и человеческий фактор не влияет на ранжирование результатов поиска). [14; с. 77-78]

Обычно термином «информационные  системы» в наше время называют автоматизированные информационные системы.

Каким образом возможно использование  в делопроизводстве новых информационных технологий? -3 глава

В самом начале внедрения информационных технологий в различные системы  управления и делопроизводства, компьютер  использовался лишь как «умная пишущая  машинка». С появлением Интернета  и электронной почты, компьютер  стал также и средством связи  между различными пользователями. Однако новые информационные технологии способны помочь в решении более масштабные вопросов – к примеру, таких как  организация системы делопроизводства на предприятии.

В настоящее время на рынке производителей программных продуктом в наличии  имеется достаточно широкий выбор  систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного  обеспечения управления:

• системы управления документами (такие как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «DocsVision», и др.);
• справочно-информационные (справочно-правовые) системы («КонсультантПлюс», «Гарант», и др.);
• комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб – такие, как «БОСС-кадровик», и др.).