Методы взаимодействия со СМИ при организации конференции

              Кроме того, следует  помнить, что деньги начнут поступать  к вам не сразу, а расходы начнутся гораздо раньше. Поэтому кроме оценки приходов и расходов целесообразно прикинуть план движения денежных средств.

              Ну и, наконец, не следует забывать, что не деньгами едиными все определяется. Нужно  внимательно проанализировать все  имеющиеся ресурсы, особенно полезные знакомства, связи, контакты. Множество вопросов при подготовке и проведении мероприятия можно (и нужно) решать на бартерной основе.

              Если хорошо продумать  планируемое мероприятие, то большинство  привлекаемых партнеров (по обеспечению  гостиницами, транспортом, питанием и т.п.) всегда будет заинтересовано в его успешном проведении. Следовательно, всегда имеется основа для ведения переговоров о бартере или, по крайней мере, об отсутствии предоплаты.

              В этом бизнесе начальные  вложения могут быть существенно  минимизированы.

         Определение условий участия  в мероприятий  

         В данном же случае вам  необходимо установить и объявить какую-то цену, которая для участника носит  название регистрационный взнос.

         Каким установить регистрационный  взнос для слушателей? Каким его  сделать для других категорий участников, организаций и лиц?

         Ищите «золотую середину»! По своей сути величина регистрационного взноса, т.е. цена мероприятия, отражает ваше отношение к своему же «товару» (или услуге).

         Сверхнизкая цена означает, что вы позиционируете себя как компания, которая «лепит дешевку», т.е. выпускает второразрядную продукцию. Вряд ли это привлечет много желающих покупателей.

         Низкая цена говорит  о том, что вы организуете неплохие, возможно, мероприятия по низкой цене. Это – подходящая позиция, которая всегда привлекательна для потенциальных участников.

         Высокая цена свидетельствует, что у вас все «супер», все  на высшем уровне. На такое предложение  также могут «клюнуть» многие. Однако не следует забывать, что  это налагает и соответствующие  обязанности.

         А вот средняя  цена показывает, что вы – середняки, т.е. ни то ни се. Не думаю, что такая  позиция является наилучшей. Наоборот, вашими конкурентами оказываются при  этом все «друзья-соперники», т.е. все  компании-конкуренты, организующие и  дорогостоящие, и дешевые мероприятия.

         Что включает в себя обычно регистрационный взнос? За эти  деньги участник получает некоторый  пакет, включающий в себя раздаточный  материал (сборник трудов, программу, спонсорские вложения и т.п.), возможно, портфель или папку, какие-то сувениры, бейдж, возможность участия в кофе-брейках, обедах, вечерних мероприятиях, культурных мероприятиях и т.д.

         В момент покупки  возможности участвовать в вашем  мероприятии потенциальный участник (особенно, если он впервые имеет  дело с вами) еще не представляет, что же в итоге он получит. Отсюда его неуверенность в правильности своих действий и сомнения относительно обозначенной цены.

         Значительно проще  продавать, когда товар находится  перед покупателем. Вот он – перед  вами, блестит, рычит, пахнет и т.д. Его можно включить, потрогать, понюхать. Если он сломался, есть гарантийный срок, гарантийная мастерская.

         В данном случае участник покупает лишь ваши обещания и свои надежды. Какая им цена, ему еще  только предстоит узнать. Гарантий вы тоже не даете.

         У вас могут быть лишь следующие козыри: список докладчиков  и/или членов Оргкомитета (как мы далее увидим, весьма шаткое «сооружение»), содержимое пакета участника и, наконец, ваше доброе имя. Этот аргумент еще  нужно заслужить, заработать и уж беречь потом как зеницу ока.

         Какую же цену при  этом следует обозначить? Решить сложно.

         Вот почему в этом аспекте можно лишь обозначить некоторые  общие принципы и подходы.

         Во-первых, необходимо знать себе цену, «держать планку» достаточно высоко, чтобы уважали. Дешевое мероприятие вызывает осторожное отношение к себе. При этом нужно обязательно поглядывать и на практику конкурентов.

         Во-вторых, целесообразно инициировать как можно более ранние платежи, установить для этого скидки и соответствующие временные рубежи для тех, кто оплачивает регистрационный сбор заранее. То есть следует побуждать клиентов к оплате, ограничивая срок совершения выгодной для него сделки.

         В-третьих, не забудьте в условиях участия оговорить и порядок возврата регистрационного взноса в случае отказа от участия. Особенно по времени, когда человек отказывается от участия буквально накануне, а для него уже все заказано. В такой ситуации логично не возвращать регистрационный взнос, но участник должен быть заранее предупрежден об этом.

         Существуют еще  различные дополнительные условия, которые можно использовать. Например, стоимость вечерних мероприятий (банкета, фуршета) не включать в общую сумму регистрационного взноса, а предоставить участникам право самим решать вопрос об участии в них.

         Различные варианты культурной программы также чаще всего выносят как опцион, за отдельную плату.

         Сопровождающие лица, т.е. те, кто пользуются мероприятием лишь как туристы, не принимая участия  в заседаниях, конечно, должны платить  меньше, поскольку они не получают пакет участника либо получают его в урезанном виде.

         Подводя итог, можно  лишь порекомендовать: наблюдайте, считайте, анализируйте, накапливайте опыт. 

Адресная  база – залог успеха  
 

              Для того чтобы мероприятие, потребуются участники, т.е. докладчики и слушатели. Кроме того, вам будут необходимы для начала сведения о потенциальных спонсорах, членах Оргкомитета, консультантах, отраслевых СМИ, интернет-порталах и т.п. Чтобы все они появились и согласились с вами сотрудничать, их необходимо найти и проинформировать об этом мероприятии, т.е. направить им соответствующие письма и сообщения.

              Таким образом, мы приходим к важнейшему вопросу: куда эту информацию отправлять?

Вам необходима адресная база потенциальных участников.

Где и  в каком виде ее можно получить?

              Возможностей сформировать адресную базу существует немало.

              Например, ее можно  купить. В настоящее время существуют фирмы, чей бизнес и заключается  в формировании и продаже таких баз данных, но база может оказаться некачественной (ошибки в адресах, устаревшие данные и т.п.).

              Поэтому приобретенную  базу данных в любом случае следует  проверить, уточнить и пополнить.

              Адресную базу можно  составить силами своих сотрудников. Например, посадить их, вооружив Интернетом и телефонными справочниками. Путь долгий, кропотливый, требующий серьезного контроля с вашей стороны (или со стороны менеджера проекта).¹¹

Пригшашение

              Существует несколько  вариантов оформления приглашений, отличающихся, главным образом, по стоимости.

              Первый, самый дешевый  вариант – информационное письмо, распечатанное на простой бумаге с помощью обычного черно-белого принтера или ризографа.

              Второй, самый дорогой  – полноцветный буклет, отпечатанный типографским способом на хорошей бумаге или даже тонком картоне.

              Решение вопроса  упирается в смету, в ваш бюджет. Однако не забывайте, что «по одежке встречают». Будьте внимательны и к стилистике. Желательно, чтобы перед размножением такое письмо прочитал профессиональный корректор. Каким еще требованиям должно удовлетворять информационное письмо?

              Оно должно побудить адресата к чтению этого письма, заинтересовать его, подготовить к следующим контактам с организаторами.

              Крайне важно написать информационное письмо (буклет) так, чтобы  оно звучало ярко, свежо, необычно, не содержало привычных штампов  и клише. Все основные разделы письма необходимо четко разбить на рубрики, обозначить абзацами, шрифтом, другими способами выделения. Но не переусердствовать. Письмо должно читаться легко, свободно, без напряжения.

              Размер шрифта должен быть удобным для чтения. Не стоит  пытаться вместить на одну страницу столько текста, что потом без лупы не обойдешься.

              Большое значение имеет  обращение. В идеале оно должно быть личностным, персонифицированным. Употребление конкретного имени в начале письма имеет громадное значение.

              Подумайте, что уникального и ценного получит участник на вашем мероприятии. Именно на это и обращайте внимание адресата.

              Какая же информация должна обязательно присутствовать в информационном письме или буклете?

              Конечно, название мероприятия, сроки и место его проведения.

              Затем перечень всех организаторов и поддерживающих организаций. Очень часто при этом размещают и соответствующие торговые марки, логотипы (в том числе торговую марку самого мероприятия, если она есть, конечно). Это связано с тем, что для всех соорганизаторов проведение конференции может и должно служить элементом политики развития своих брендов.

              Далее в информационных материалах (письме, буклете) излагаются:

• суть мероприятия, т.е. цель его проведения;
• обсуждаемые темы или тематические разделы, направления;
• основные целевые группы участников, на кого мероприятие рассчитано;
• состав Оргкомитета (если он действительно солидный и заслуживает внимания).

         При союлюдении этих пунктов успех в проведении конференции  гарантирован.

2.3 Методы взаимодействия  со СМИ в рамках конференций 

         Для успешного проведения вам не обойтись без рекламы в виде статей или рекламных модулей в общей либо специализированной прессе. Привлечение радио или телевидения, по крайней мере, на этом этапе, осуществляется значительно реже, совсем уж по особым поводам.

    Наиболее  приемлемая схема взаимоотношений  в этом случае – бартер. Для вас  выгода очевидна. А вот чем же вы можете быть интересны и полезны  другой стороне?

    Все печатные специализированные издания  всегда ищут возможности для расширения числа своих рекламодателей, читателей и подписчиков. Для них конференция является именно тем местом, где представители всех трех перечисленных групп присутствуют в концентрированном виде.

    Помимо  распространения своего издания (а  часто и оформления подписки) среди участников мероприятия СМИ обычно могут использовать такие события для собственной имиджевой рекламы путем вывешивания своих корпоративных флагов, размещения торговых марок на видных местах, раздачи фирменных сувениров и осуществления других подобных акций непосредственно в ходе проведения конференции.

    Обычно  логотипы этих изданий размещают  и в различных материалах мероприятия (письмах, буклетах, сборниках трудов) в рубрике информационного спонсорства  или информационной поддержки (кому как больше нравится).

    Поэтому, как правило, можно договориться с соответствующим изданием и  разместить там вашу информацию о  мероприятии. Это может быть сделано  в разных формах: интервью, анонсирующая статья, рекламный модуль и т.д.¹²

    Весьма  полезной для дальнейшего развития мероприятия может оказаться аналитическая статья по мотивам уже прошедшей конференции. Подобный материал даже в бартерных договоренностях может порой не нуждаться, тут впору рассчитывать на авторский гонорар за предоставленную работу.