Аптечный склад. Задачи. Функции. Складская логистика

- круги подкладные, грелки, пузыри для льда хранить слегка надутыми, резиновые трубки – со вставленными на кончах пробками;

- съемные резиновые части приборов хранить отдельно от частей, сделанных из других материалов;

- эластичные  катетры, бужи, перчатки, напальчники,  бинты резиновые, особо чувствительные  к атмосферным факторам,  хранят  в плотно закрытых коробках, густо  пересыпав тальком.

Изделия из пластмассы следует хранить в темных и хорошо вентилируемых помещениях, где не должно быть открытого огня, паров летучих веществ. Изделия размещают на расстоянии не менее 1 м от отопительных систем. В помещении, где хранят целлофановые, целлулоидные, аминопластовые изделия, следует поддерживать относительную влажность не выше 65%.

Хранение  перевязочных средств осуществляется в сухом проветриваемом помещении в шкафах, ящиках, на стеллажах и поддонах.

В помещениях хранения, а также на территории склада необходимо систематически проводить мероприятия по борьбе с грызунами, насекомыми и др.

Предприятие оптовой торговли ЛС несет ответственность  за своевременную реализацию товаров  с учетом сроков годности.

Срок  годности – период, в течении которого ЛС должно полностью удовлетворять всем требованиям соответствующего государственного стандарта качества ЛС.

Сроки годности устанавливаются на медикаменты, парфюмерно-косметические товары, продукты питания и подобные товары, которые по истечении определенного времени могут представлять опасность для здоровья потребителя либо в процессе хранения теряют свои потребительские свойства, в результате чего становятся непригодными для использования по назначению.

В соответствии с Законом «О защите прав потребителей»  продажа товаров по истечении установленного срока годности запрещается. Кроме того, Гражданский кодекс РФ требует, чтобы товар, на который установлен срок годности, продавцом передавался покупателю с таким расчетом, чтобы он мог быть использован по назначению до истечения срока годности.        

Движение  товара на аптечном складе. 

 Технологический процесс движения товаров на складе состоит из следующих основных операций: разгрузка, прием на хранение, проверка качества, размещение по местам хранения, отпуск товаров из отделов хранения. 
Разгрузка. Это операции по освобождению транспортного средства от груза в приемном отделении. Технология выполнения погрузочно-разгрузочных работ на складе зависит от типа транспортного средства, характера груза, а также от вида используемых средств механизации. В приемном отделе рекомендуется предусмотреть зоны: разгрузки, распаковки и сортировки прибывшего товара; временного хранения ЛС отечественного производства; временного хранения импортного товара; движения и размещения средств механизации и транспортировки; проверки ЛС (растворов, в том числе для инъекций) на отсутствие механических примесей; карантинная (временного хранения товаров, на которые предъявлена рекламация, и пр.); хранения тары (пустых поддонов). 

Прием товаров осуществляется в приемном отделении в соответствии с нормативной документацией. Для приемки и передачи поступившей продукции на аптечном складе создается приемная комиссия, состоящая не менее чем из трех человек. Председателем приемной комиссии является заведующий приемным отделом, а на складах с небольшим объемом работы — заведующий аптечным складом. В состав приемной комиссии входят заведующие отделами, могут также включаться другие лица, имеющие отношение к приему продукции.  
Лица, осуществляющие приемку, обязаны хорошо знать правила приемки продукции по количеству, качеству и стоимости, основные и особые условия поставки медицинской продукции, физические свойства ЛС, формы их выпуска и другие важные вопросы. 
Основными функциями участка приёмки являются: 

1. прием грузов по количеству, комплектности и качеству;
2. проверка сопроводительной документации;
3. ведение претензионной работы; 
4. распределение грузов по местам хранения в соответствии с используемыми на складе способами и условиями хранения отдельных групп товаров.

     Помимо этого,  на участок приемки могут быть  возложены функции отбора проб  товара на анализ качества; пакетирования  грузов, комплектования укрупненных  единиц для хранения на складе, а также разукомплектования последних  с той же целью; временного  хранения (накопления) поступающего груза для оперативного распределения на основных складских площадях. 
При поступлении наркотических ЛС заведующий складом (базой) или его заместитель обязан лично проверить соответствие полученных количеств сопроводительным документам. 
Все поставки должны сопровождаться документами, позволяющими установить: дату отгрузки, наименование препарата (включая лекарственную форму и дозировку), поставленное количество, цену отпущенного препарата или стоимость препарата, название и адрес поставщика и получателя. 
    В соответствии с действующими регламентами при реализации в аптечной сети на ЛС оформляется сопроводительный документ, выполненный на защищенном от подделки бланке, содержащий достоверную информацию: 

• о дате оформления сопроводительного документа; 
• наименовании ЛС и номере серии; 
• производителе ЛС; 
• количество упаковок; 
• номере сертификата на данную серию ЛС; 
• органе, выдавшем сертификат; 
• поставщике;  
• должностном лице, заверяющем сопроводительный документ.

    Документ заверяется собственноручной подписью должностного лица и печатью.

Размещение  на местах хранения позволяет реализовать функции аптечного склада, связанные с обеспечением сохранности товаров (соблюдение условий хранения, контроль за сроками годности, целостностью вторичной упаковки и др.). Грузовая емкость участка хранения зависит не только от размеров, но и от выбранного способа хранения – стеллажного, на поддонах, в контейнерах и т.д. В зависимости от выбранного способа хранения и применения того или иного оборудования можно достичь оптимального использования участка хранения грузов с учетом их дальнейшей обработки. Как правило, на участках хранения аптечного склада осуществляется также комплектация заказов и передача их в отдел экспедиции.    

 Отпуск товара из отдела хранения различным организациям на основании заказов с использованием различных средств связи. Для этого создается участок экспедиции, который представляет собой отдельное помещение, предназначенное для учета отправляемых грузов, их временного складирования, составления сопроводительной документации, содержащей достоверной информации: о поставщике, покупателе, дате поставке, наименовании ЛС, производителе ЛС, количестве упаковок, номере серии, номере сертификата соответствии на каждую серию ЛС и органе, выдавшего его. Такими документами могут быть товарно-транспортные накладные, счета – фактуры и др.

Автоматизация управления товародвижением  на аптечном складе.

Основными задачами автоматизации управления товародвижением  на складе являются сведение к минимуму потерь, связанных с «человеческим фактором», увеличение производительности труда, повышение эффективности и гибкости управления, улучшение контроля за процессом, упрощение делопроизводства. Автоматизация управления – комплексное понятие, включающее одновременное решение двух главных проблем – подготовка и обучение персонала, а также развитие технологической базы.

В последние  годы на фармацевтическом рынке широкое  распространение получила технология автоматической идентификации объектов товародвижения с использованием системы штрихового кодирования. Ее основной принцип – присвоение подконтрольной единице идентификационного знака – номера, по которому с помощью специальной технологии можно проследить перемещение этой единицы в пространстве и времени. Штриховой код (штрихкод) – это символ, состоящий из четкого рисунка полос и пространства между ними, иллюстрирующий машинный код букв и чисел в двоичной системе. Штриховой код наносится на  упаковку товара и каждую товарную единицу. Системы штрихового кодирования не требуют специальной адаптации к компьютерным технологиям, так как являются естественным материалом для ЭВМ. Это в свою очередь позволяет решить одну из самых сложных компьютерных проблем – безошибочный ввод данных.

 Информация  со штрихкода считывается при помощи специального оптического устройства – сканера и опосредованным путем переносится в компьютер для дальнейшей обработки.

Использованию технологии штрихового кодирования  при управлении процессом товародвижения на аптечном складе способствовало обязательное ее применение в отношении лекарственных препаратов, введенное указанием МЗ РФ от 26.06.99г №388-у «О введении нумерации и штрихового кодирования лекарственных средств».

Применение  штрихового кодирования в деятельности склада может распространяться не только на грузы, но и на операторов, осуществляющих перемещение этих грузов, что позволяет организовать контроль не только за товародвижением, но и за процессами, с ним происходящими. В этом случае у оператора имеется персональная карточка с индивидуальным кодом (паролем), информация с которой считывается перед каждой операцией. Таким образом, в любой момент можно проследить не только путь груза, но и установить лицо, осуществляющее операции с грузом, что повышает ответственность этого лица за качество работы.

Технология  штрихового кодирования способствует повышению эффективности процедур приемки и учета поступающих  на склад товаров, размещение их по зонам хранения с учетом весовых  и геометрических характеристик, подготовки комплтектовочных и отгрузочных документов, оперативного управления отборкой и комплектацией товаров в соответствии  с заявочными требованиями покупателей, материального учета и отчетности по складу, оперативного автоматизированного составления бухгалтерской отчетности, анализа финансово-экономической деятельности и т.п.

Дли применения в управлении складом технологии штрихового кодирования необходимо пронумеровать  все ячейки или зоны хранения, используемую групповую тару, внутрискладской транспорт (на них должны быть наклеены этикетки или таблички со штриховыми кодами, содержащими эти номера), присвоить пароли работникам склада (нанести их штрихкод на пропуск).

Любая внутрискладская  операция должна сопровождаться считыванием  штриховых кодов с объекта  хранения (что), места хранения (где), вида операции – приемка или отпуск товара (зачем) и номера оператора, осуществившего перемещение по складу (кто). Оператор считывает штриховые коды специальным лазерным сканером, либо имеющим встроенную память, либо подключенным к портативной радиостанции. После завершения операции по перемещению объекта на складе информация передается на компьютер, как правило, в режиме реального времени. Такая технология позволяет поддерживать актуальной базу данных склада и в любой момент получить информацию о наличии, количестве и месте хранения товара на складе.

Оперативный учет на аптечном складе.

1. Ведется   складской учет поступающих товаров  по видам хранения.

Весь  товарный поток при поступлении  делится на собственные товары и товары, принятые на ответственное хранение. Товары, находящиеся на ответственном хранении, могут быть либо возвращены собственнику, либо отгружены другим организациям, указанным в распоряжении собственника. 

 2. Используются различные виды поступления для учета товарных потоков.

При оприходовании  товара можно указать вид поступления (конфискат, гуманитарная помощь, централизованный закуп, обычная поставка) и в дальнейшем производить операции с указанием вида поступления товара, а также получать аналитическую информацию в разрезе видов поступления. 

3. Формируются  отпускные цены по установленным методикам в установленном законодательством порядке.

Ведется учет всех базовых цен и наценок на товар (цена первого поставщика, наценка поставщика, контрактная цена, учетная цена (цена приобретения, расчетная отпускная цена). На каждую партию товара формируются свои отпускные цены, причем отпускных цен может быть несколько в зависимости от покупателя и условий договоров (отпускная цена для аптек, отпускная цена для ЛПУ). При формировании цен имеется возможность учитывать и распределять дополнительные расходы, сопровождавшие поставку товара. Если на балансе организации находятся аптеки — при централизованном формировании цен — формируется розничная цена для аптек. 

4. Оприходывается товар на склад с учетом фактического наличия, результатов контроля по качеству и сформированных отпускных цен.

При поступлении  товара на склад проводится приемка товара по количеству с выявлением боя, брака, недостачи. Указывается информация о сопроводительных документах, включая сведения о сертификатах качества, держателе и сроках действия. При необходимости часть товара перемещается в отдел контроля качества для проведения лабораторного анализа. Параллельно идет формирование цен. Товар приходуется на остатки и разрешается к реализации при установке признака прохождения контроля качества и формировании цен. 

5. Осуществляются внутренние складские операции.

Перемещение между отделами хранения с сохранением всех данных о перемещаемой партии. Перемещение между обычным и ответственным хранением при невозможности дальнейшей реализации товара. Регулирование за счет уточнения записей (корректировка) неверных серий товаров с указанием новых сроков изготовления, сроков годности, номера серии. Инвентаризация товарных остатков с выявлением излишков и недостач. Списание товаров с остатков отделов хранения.