Внутренняя и внешняя среда организации

Большое значение для компаний, ведущих  операции или имеющих рынки сбыта  в других странах, имеет фактор политической стабильности.

Значимыми переменными среды косвенного воздействия  являются технология, состояние экономики, политическая обстановка и социокультурные  факторы.

Выводы :

1. Внутренняя среда оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Изучение внутренней среды направлено на уяснение того, какими сильными и слабыми сторонами обладает организация. Сильные стороны служат базой, на которую организация опирается в конкурентной борьбе и которую она должна стремиться расширять и укреплять. Слабые стороны - это предмет пристального внимания со стороны руководства, которое должно делать все возможное, чтобы избавиться от них.
2. Внешняя среда организации играет одну из важнейших задач в построении конкурентоспособности организации. Исходя из этого, любой руководитель должен учитывать внешнее окружение в целом, поскольку организация является открытой системой, зависящей от взаимообмена вводимыми ресурсами и результатами деятельности с внешним миром.

 

 

Глава 2. Анализ внутренней и внешней  среды на примере деятельности «Управления Федеральной миграционной службы России по Смоленской области»

 

2.1. Характеристика основных факторов внутренней и внешней среды «Управления Федеральной миграционной службы России по Смоленской области» (далее – УФМС России по Смоленской области)

 

Основной целью УФМС России по Смоленской области является осуществление правоприменительных функций, функций по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, а также реализация отдельных установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации задач и функций Федеральной миграционной службы.

Основными задачами УФМС России по Смоленской области являются:

1. Производство по делам о  гражданстве Российской Федерации,  оформление и выдача основных  документов, удостоверяющих личность  гражданина РФ.

2. Осуществление регистрационного  учета граждан Российской Федерации  по месту пребывания и по  месту жительства в пределах  Российской Федерации и контроля  за соблюдением гражданами и  должностными лицами правил регистрации  и снятия с регистрационного  учета граждан Российской Федерации.

3. Оформление и выдача иностранным  гражданам и лицам без гражданства  документов для въезда в Российскую  Федерацию, проживания и временного  пребывания в Российской Федерации.

4. Осуществление контроля за  соблюдением иностранными гражданами  и лицами без гражданства установленных  правил проживания и временного  пребывания в Российской Федерации.

5. Реализация во взаимодействии  с другими территориальными органами  федеральных органов исполнительной  власти мер по предупреждению  и пресечению незаконной миграции.

6. Исполнение законодательства  Российской Федерации по вопросам  беженцев и вынужденных переселенцев, участие в установленном порядке  в предоставлении политического  убежища иностранным гражданам  и лицам без гражданства.

7. Осуществление в соответствии  с законодательством Российской  Федерации контроля и надзора  в сфере внешней трудовой миграции, привлечения иностранных работников  в РФ и трудоустройства граждан  РФ за пределами РФ.

УФМС России по Смоленской области  состоит из 10 структурных подразделений  и 29 территориальных структурных  подразделений, расположенных в  муниципальных образованиях. (см. Приложение №1)

Организационная структура УФМС России по Смоленской области является линейно-функциональной структурой управления. (см. схему 2)

Достоинства такой структуры: освобождение линейных руководителей от необходимости  заниматься функциональными вопросами  и обеспечение управления, при  котором каждый работник подчинен только одному руководителю.

Недостатки линейно-функциональной структуры: слабое взаимодействие с  подразделениями по горизонтали, замедленность  принятия управленческих решений из-за высокой централизации процесса управления (начальник, заместитель  начальника, руководитель подразделения, сотрудник), низкий уровень самостоятельности  в принятии решений, полное перекладывание ответственности на высшие звенья управления.

Начальник УФМС России по Смоленской области

Заместитель начальника

Заместитель начальника

 

Отдел оформления виз, разрешений, приглашений и регистрации иностранных  граждан

Отдел адресно-справочной работы УФМС

Отдел по вопросам гражданства и  оказания государственных услуг  в электронном виде УФМС

Отдел по вопросам трудовой миграции и иммиграционного контроля УФМС

Отделение кадрового и правового обеспечения

Отдел оформления заграничных  паспортов

Отдел по вопросам беженцев и вынужденных переселенцев

Рук-ль отдела

 

Рук-ль отдела

 

Рук-ль отдела

 

Рук-ль отдела

 

Рук-ль отдела

 

Рук-ль отдела

 

Рук-ль отдела

 

Схема 2 «Организационная структура»

Отдел возглавляет начальник, назначаемый  на должность и освобождаемый  от должности в установленном  порядке.

Начальник отдела осуществляет следующие  функции:

• осуществляет руководство отдела;
• несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на отдел задач и функций, сохранность бланков строгой отчетности, печатей и штампов, реализацию предоставленных прав, законности в деятельности отдела;
• распределяет функциональные обязанности между подчиненными, осуществляет контроль за их исполнением;
• делегирует в установленном порядке, исходя из интересов отдела, часть своих полномочий подчиненным;
• издает в пределах своей компетенции распоряжения обязательные всему личному составу отдела;
• согласовывает с начальником УФМС России по Смоленской области в соответствии с законодательством РФ внутренний распорядок службы;
• участвует в разработке проектов положения о службе, предложений по структуре и штатному расписанию службы, планов работы службы, отчет по их исполнению и основных показателей деятельности службы;
• участвует в подборе, расстановке и профессиональной подготовке кадров.

Положение об УФМС России по Смоленской области, структура, штатное расписание, численность территориального органа и фонд оплаты труда, федеральных  государственных гражданских служащих и работников ФМС России, а также  смета доходов и расходов на их содержание в пределах ассигнований, предусмотренных в федеральном  бюджете на эти цели, утверждаются директором ФМС России.

 УФМС России по Смоленской области в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, общепризнанными принципами и нормами международного права, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства внутренних дел Российской Федерации, приказами и распоряжениями ФМС России, а также Положением об Управлении.

Деятельность УФМС России по Смоленской области осуществляется в соответствии с принципами уважения прав и свобод человека и гражданина, законности и гуманизма, на основе планирования, сочетания единоначалия в решении  вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности каждого сотрудника, гражданского служащего, работника территориального органа за состояние дел на порученном участке.

Руководство и сотрудники УФМС России по Смоленской области осуществляют свою работу при помощи компьютерных технологий. За каждым сотрудником закреплен отдельный компьютер, в каждом отделе имеется не менее 2-3 принтеров. Так же сотрудники данной организации используют между собой  локальную сеть для обмена необходимых данных, что ускоряет процесс передачи и обработки информации.

С 1 июня 2010 года начато предоставление государственных услуг, в электронном  виде (выдача иностранным гражданам и лицам без гражданства вида на жительство в Российской Федерации, выдача иностранным гражданам и лицам без гражданства разрешения на временное проживание в Российской Федерации, регистрационный учет граждан Российской Федерации по месту пребывания в пределах Российской Федерации).

Это ускоряет регистрацию иностранных  граждан и лиц без гражданства. Что удобно не только для организации, но и для людей.

 

 

2. Использование основных методов исследования для характеристики «Управления Федеральной миграционной службы России по Смоленской области» (SWOT-анализ и PEST-анализ)

 

Исследование среды управления производится с помощью ряда современных  методов анализа. К ним, в частности  относятся методы PEST- и SWOT- анализа. По результатам исследования можно получить ответы на следующие стратегические вопросы: 1). Каково нынешнее положение организации? 2). В каком положении организация могла бы оказаться в будущем? 3). Какие препятствия могут возникнуть, и что благоприятствует организации на пути к поставленным целям? 4). Какие возможности необходимо реализовать, чтобы достигнуть целей? 5). Как управлять реализацией стратегии?

 

По  результатам PEST- и SWOT-анализа формируются варианты стратегического развития управляемой системой - фирмы, организации, социума.

 

 

SWOT-анализ

Для того чтобы получить ясную оценку сил организации, осуществляется SWOT-анализ. SWOT-анализ - это определение сильных и слабых сторон организации, а также возможностей и угроз, исходящих из его внутренней среды.

• Сильные стороны (Strengths) - преимущества организации;
• Слабости (Weaknesses) - недостатки организации;
• Возможности (Opportunities) - факторы внешней среды, использование которых создаст преимущества организации;
• Угрозы (Threats) - факторы, которые могут потенциально ухудшить положение организации.

Проведение SWOT-анализа сводится к  заполнению матрицы SWOT-анализа. В соответствующие  ячейки матрицы необходимо занести  сильные и слабые стороны организации, а также возможности и угрозы. (см. Приложение №2)

Заполнив такую матрицу можно  увидеть результат:

• определены основные направления развития организации
• сформулированы основные проблемы организации, подлежащие скорейшему решению для успешного развития.

Сильные стороны предприятия - то, в чем оно преуспело или какая-то особенность, предоставляющая дополнительные возможности. Сила может заключаться в имеющемся опыте, наличии передовой технологии и современного оборудования, высокой квалификации персонала, высоком качестве предоставляемых услуг и т.п.

Слабые стороны  предприятия - это отсутствие чего-то важного для функционирования организации. В качестве примера слабых сторон можно привести недостаток финансирования, низкий уровень обслуживания и т.п.

Возможности - это благоприятные обстоятельства, которые организация может использовать для получения преимущества. Следует отметить, что возможностями с точки зрения SWOT-анализа являются не все возможности, которые, а только те, которые можно использовать.

Угрозы - события, наступление которых может оказать неблагоприятное воздействие на организацию.

 

Применительно к «УФМС России по Смоленской области» матрица SWOT-анализа выглядит следующим образом:

 

СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ

ВОЗМОЖНОСТИ

Востребованность в предоставляемых услугах. Государственное финансирование. Чёткая структура  организации. Заинтересованность  работников. Стабильность  кадров. Высокий профессионализм сотрудников. Высокая конкурентоспособность. Оказание помощи на обратный въезд гражданам, ранее  проживавшим на территории РФ. Привлечение иностранных работников в РФ. Трудоустройство граждан РФ за пределами РФ. Совершенствование нормативно-правового обеспечения.

Повышение квалификации сотрудников за рубежом. Использование новых технологий.

СЛАБЫЕ СТОРОНЫ	УГРОЗЫ
Высокая централизация процесса управления. Низкий уровень  самостоятельности в принятии решений. Трудности контроля за соблюдением  беженцами правил проживания и временного пребывания в Российской Федерации.	Политическая нестабильность. Экономический кризис. Незаконная миграция.

 

Рис.1 «SWOT - анализ «УФМС России по Смоленской области»