Внутренняя и внешняя среда организации

План

 

Введение ………………………………………………………………………………….	3
Глава 1. Теоретические основы внутренней и внешней среды организации  ………..	5
1.1. Характеристика факторов внутренней среды……………………………….	5
1.2. Внешняя среда и ее влияние на деятельность организации………………..	9
Глава 2. Анализ внутренней и внешней  среды на примере деятельности «Управления Федеральной миграционной службы России по Смоленской области»…………………………………………………………………………….	16
2.1. Характеристика основных факторов  внутренней и внешней среды  организации «Управление Федеральной  миграционной службы России по Смоленской области……………………………………………………………	16
2.2. Использование основных методов  исследования для характеристики «Управления Федеральной миграционной службы России по Смоленской области» (SWOT-анализ и PEST-анализ)………………………………………...	19
2.3. Рекомендации по выбору стратегических  решений для развития организации………………………………………………………………………...	22
Заключение……………………………………………………………………………….	25
Библиографический список……………………………………………………………..	27
Приложения……………………………………………………………………………….	28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Любая организация  находится и функционирует в  среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том  случае, если среда допускает его  осуществление. Внутренняя среда организации  является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего  потенциала на должном уровне. Организация  находится в состоянии постоянного  обмена с внешней средой, обеспечивая  тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

Актуальность  темы обусловлена тем, что современная  среда предприятий характеризуется  чрезвычайно высокой степенью сложности, динамизма и неопределенности. Способность  приспосабливаться к изменениям во внешней среде – основное условие жизнедеятельности организации. Более того, это условие выживания и развития. Для того чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углубленное представление как о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, так и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом и внутренняя среда, и внешнее окружение изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей и при их достижении.

Целью данной работы является изучение внутренней и внешней среды организации как основного условия для её успешного развития.

Объектом исследования являются факторы внутренней и внешней среды организации.

Предметом данной работы является влияние внутренних и внешних факторов на эффективное развитие организации.

Задачи  данной курсовой работы:

• Дать понятие и охарактеризовать внутреннюю среду организации, её факторы;
• Изучить влияние внешней среды на деятельность организации;
• Установить роль знаний о внутренней и внешней среде организации для создания конкурентоспособной организации;
• Проанализировать внутреннюю и внешнюю среду «Управления Федеральной миграционной службы России по Смоленской области».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические основы внутренней и внешней среды организации

 

1. Характеристика факторов внутренней среды

 

Под внутренней средой понимается хозяйственный  организм фирмы, включающий управленческий механизм, направленный на оптимизацию  научно-технической и производственно  сбытовой деятельности фирмы. Внутренняя среда заключает в себе тот  потенциал, который даёт возможность  организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определённом промежутке времени. Когда речь идёт о внутренней среде фирмы, имеется в виду глобальная структура фирмы, охватывающая все производственные предприятия фирмы, финансовые, страховые, транспортные и другие подразделения, входящие в фирму, независимо от их местоположения и сферы деятельности.

Рассмотрим основные переменные в организации, требующие внимания руководства. К ним относятся:

1. Цели. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, что чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели - конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. У организации могут быть разнообразные цели. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства.

2. Структура. Структура организации - логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. 

Существует две основных концепции, имеющих отношение к структуре:

- Специализированное разделение  труда -  закрепление данной работы за специалистами, то есть теми, кто способен  выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми, - сверху вниз, до самого первого уровня организации - во многих случаях определяет, насколько производительна может быть организация по сравнению с ее конкурентами.

- Объем управления. Вертикальное разделение труда, тот есть отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной  групповой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне.

Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля - важный аспект организационной культуры.

3. Задачи. Формирование задач является одним из направлений разделения труда в организации. Задача - предписанная работа, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. Задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе  решения руководства о структуре, каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как предписано, организация будет действовать успешно.

Задачи организации делятся  на три категории: работа с людьми, предметами (сырьем, инструментами), информацией.

1. Технология. Технология - средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в искомые продукты и услуги; это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях. Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.
2. Люди. Существуют три основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп.

Способности. Индивидуальные способности - область, в которой люди различаются наиболее наглядно. Организации почти всегда пытаются воспользоваться различными способностями при решении вопроса, какую должность, и какую работу будет выполнять конкретный работник.

Предрасположенность, одаренность тесно связаны со способностью. Предрасположенность - имеющийся потенциал человека в отношении выполнения какой - либо конкретной работы. Являясь результатом сочетания, как врожденных качеств, так и приобретенного опыта, предрасположенность, одаренность становятся талантом, открывающимся в определенной области. Предрасположенность  в определенной области обычно облегчает приобретение способности эффективно выполнять конкретную деятельность. Если руководитель не сможет правильно оценить предрасположенность человека к определенной работе, время и расходы, понесенные в связи с его обучением, будут потрачены впустую.

Потребности. Потребность - внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения недостаточности чего-либо. Многие люди имеют потребность к власти и влиянию, но это может долгое время не проявляться, пока не будут удовлетворены их базисные потребности. Если они не удовлетворены, человек бессознательно будет стремиться к их удовлетворению. Организация должна стремиться создавать ситуации, в которых удовлетворение потребностей работника вело бы к реализации целей организации.

Ожидания. Люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения. Сознательно или подсознательно они решают насколько вероятно или насколько нереально свершение чего-то значимого для них. Если люди не ожидают, что поведение, которого ждет от них организация, приведет к достижению желаемых целей или удовлетворению личных потребностей, они не будут работать эффективно.

Восприятие сильно влияет на ожидания и на все остальные аспекты поведения. Восприятие -  интеллектуальное осознание стимулов, получаемых от ощущений; оно определяет, что такое реальность для конкретного индивидуума. Люди реагируют не на то, что действительно происходит в их окружении, а на то, что они воспринимают как действительно происходящее. Восприятие определяет - испытывает ли человек потребность, и каковы его ожидания в данной ситуации.

Отношение. Точка зрения. Отношения формируют необъективное восприятие окружающей среды, влияют на поведение. Отношение к работе является важным фактором, определяющим, как люди будут реагировать на изменения условий и продолжительности работы, стимулировании труда.

Ценности - общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо и что плохо. Ценность предполагает объективное ранжирование по важности, качеству или по признанию чего-то благом. Приобретаются посредством обучения. Конкретные ценности руководителей, в особенности высшего звена, часто ощущаются во всей организации и отражаются в ее целях и политике. Каждая организация сознательно или несознательно устанавливает свою собственную систему ценностей, которая составляет впоследствии  организационную культуру или нравственный облик организации.

Влияние среды на личность и поведение. Личность проявляется через характеристики отдельного человека и его поведения, которые сгруппированы таким образом, что отражают уникальный характер приспособления данного лица к окружающей среде. Руководители должны совершенствовать свои способности и направлять поведение работников таким образом, чтобы добиться целей организации, используя людей, имеющих черты, желательные для выполнения данной задачи, и в то же время создать рабочую среду, которая способствовала бы поддержанию этих черт.

Рабочая среда - совокупность всех внутренних переменных, которые с помощью процесса управления модифицированы и приспособлены к потребностям организации. Число включенных сюда факторов, бесконечные потенциальные варианты каждой переменной и то обстоятельство, что все эти факторы взаимосвязаны и меняются во времени, делают рабочую среду в организации чрезвычайно сложной.

К аспектам окружающей среды, сильно влияющим на характер поведения  работника, относят:

• группы. Группы могут оказывать влияние на поведение конкретных людей. Члены группы формируют разделяемые ими установки, ценности и ожидания в вопросах, связанных с пониманием поведенческой нормы. Чем в большей степени человек ценит свою принадлежность к группе, тем в большей степени его поведение будет совпадать с групповыми нормами, которые  могут способствовать или противодействовать достижению формальных целей организации.
• управленческое лидерство - средство, с помощью которого  руководитель влияет на поведение людей, заставляя их вести себя определенным образом. Стиль руководства отражает ценности и взгляды менеджера, его отношение к подчиненным, его самооценку и личность. Уровень, до которого избранный руководителем стиль руководства является эффективным, в значительной степени определяет, насколько хорошо сможет менеджер направить усилия работников на достижение целей, решить конфликтную ситуацию, создать коллектив для работы и управлять стрессовыми ситуациями.

Взаимосвязь внутренних переменных в организации (см. схему 1)

Значительные изменения любой  переменной будут в определенной степени влиять на все остальные  переменные. Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).

 

				Организация
				Технология
Люди				Цели				Структура
				Задачи