Информация и коммуникации в упревлении

     В настоящее время в процессе обмена информацией выделяют четыре базовых  элемента:

     - отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее её;

     - сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов;

     - канал как средство передачи информации;

     - получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

     При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для  его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Этот процесс наиболее сложный, т.к. каждый этап одновременно точка, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идей
2. Кодирование и выбор канала
3. Передача
4. Декодирование

 
 
 
 

     1.2 Понятие и значение информации и коммуникации с точки зрения Г.Я. Гольдштейна

     Качество  информации — степень её соответствия потребностям потребителей. Свойства информации являются относительными, так как зависят от потребностей потребителя информации.

     Свойства  качественной информации:

     Объективность информации характеризует её независимость от чьего-либо мнения или сознания, а также от методов получения. Более объективна та информация, в которую методы получения и обработки вносят меньший элемент субъективности.

     Полнота: информацию можно считать полной, когда она содержит минимальный, но достаточный для принятия правильного решения набор показателей. Как неполная, так и избыточная информация снижает эффективность принимаемых на основании информации решений.

     Достоверность - верность информации, не вызывающая сомнений. Объективная информация всегда достоверна, но достоверная информация может быть как объективной, так и субъективной. Причинами недостоверности могут быть:

     - преднамеренное искажение (дезинформация);

     - непреднамеренное искажение субъективного свойства;

     - искажение в результате воздействия помех;

- ошибки фиксации информации; 
В общем случае достоверность информации достигается:

     - указанием времени свершения событий, сведения о которых передаются;

     - сопоставлением данных, полученных из различных источников;

     - своевременным вскрытием дезинформации;

     - исключением искажённой информации и др.

     Адекватность — степень соответствия реальному объективному состоянию дела.

     Доступность информации — мера возможности получить ту или иную информацию.

     Актуальность  информации — это степень соответствия информации текущему моменту времени.

     Информация имеет большое значение для внутреннего управления фирмой и ее внешних контактов, и особенно для принятия решений она является ограниченным и дорогим ресурсом производственной активности фирмы.

Связь характера  информации с полнотой решения

     В системах с разделением труда  лица не обладают одинаковой информацией и поэтому необходим ее обмен или коммуникации. Идеализированный информационный процесс может быть представлен схемой рис. 1.

Рис. 1. Схема  информационного процесса

     Информация - это данные, которые фактически использует менеджер для интерпретации и понимания событий, происходящих в организации и за ее пределами.

     Центральная задача организации – улучшение информированности в ней сотрудников. Степень информированности – отношение фактического уровня информации к требуемому. Потребность в информации – разница между ними. Вспомогательными критериями обеспеченности информацией являются:

- ее значимость; 
- точность; 
- надежность; 
- понятность (например, отсутствие семантических ошибок); 
- актуальность; 
- гибкость; 
- экономическая эффективность информационного процесса (соотношение    прибыли от информации и затрат на нее); 
- учет защищенности информации.

     Информационные  технологии достаточно разнообразны. При их выборе следует учесть:

- когда, как  часто, как долго осуществляется  связь; 
- кто с кем связывается; 
- как связаны участники ("звезда", "круг", "колесо", "цепь", "селектор"); 
- что является предметом и чем она осуществляется.

     Из  всего обилия компьютерных информационных систем наиболее важными являются следующие  два типа:

- управленческие информационные системы (MIS - management information system);

- системы обеспечения принятия решения (DSS - decision support system). 

Рис.2. Классификация информационных технологий

     Примеры информации, которая формируется  в базах данных: цены, выход продукции, скорость, число распоряжений, наличие ресурсов и потоки рабочей силы. Для MIS существенно, чтобы базы данных содержали нужное количество и необходимый тип правильной высококачественной информации. Эта информация должна быть тщательно организована.

     Компьютер в MIS обрабатывает данные и генерирует информацию для различных подразделений фирмы. Она является основой формирования моделей управленческих решений и самих решений. Построение модели остается творческим процессом.

     DSS отличаются от MIS тем, что менеджер обычно является внутренним компонентом DSS, а не внешним, как в MIS. Иными словами, менеджер взаимодействует с компьютерной информационной системой так, чтобы получить решения в итеративном процессе. Следовательно, DSS часто интегрирует экономико-математические модели как первичные элементы системы, с которой организация взаимодействует. 

Рис. 3. Блок - схема DSS

     Дополнительным  аспектом DSS является взаимодействие между  ее составными частями. Например, решения  по запасам влияют не только на производство, но и на маркетинг, распределение продукции и издержки. Потоки информации обеспечивают разработку "кооперативного" решения.

     Решения менеджера не означают конца операций DSS. Они и их последствия в форме  обратной связи обеспечивают дополнительные данные в базе данных. Таким образом, идеальная DSS - это динамичная система с непрерывным обновлением данных.

     Развитием таких систем являются экспертные системы. Это компьютерные программы, включающие базы знаний по частным проблемам  и механизмы взаимодействия элементов этих баз - по сути интеллектуальные DSS. 
 

     1.3 Роль информации и коммуникации в управлении по В.В. Попову 

    Эффективное управление различными социальными  организациями и системами немыслимо  без использования информации. Такая ситуация предопределяется тем, что управление в своей сущности есть подготовка, принятие и осуществление цепи последовательных решений управляющей системой на основе информации, отражающей состояние управляемого объекта и окружающей среды, а также степень исполнения (или невыполнения) принятых управленческих решений. Под информацией обычно понимают процесс передачи сообщений между передающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразия состояния последней.

    Управление  социальными системами, их подсистемами и организациями предполагает производство, воспроизводство и применение различных видов информации. Оно включает:

- производство информации в виде научных исследований, изобретений, открытий; обобщения практического опыта в области производства, культуры, образования, социально-политической жизни и т.д.;

- сбор, отбор, оценка информации, необходимой  для управления;

- аналитико-синтетическая переработка информации (библиографическое описание, классификация, предметизация, аннотирование, реферирование, перевод, кодирование);

- хранение  и поиск информации;

- размножение  и распространение информации, передача  ее потребителю; 

- использование информации;

- контроль  за эффективностью использования  информации.

     По  мере совершенствования управления обществом возрастает необходимость  знания об объектах управления, будь это  социальные группы, слои населения, социальные организации, территориальные общности или подсистемы общества - экономическая, социальная, политическая, социокультурная. В этих условиях и субъект, и объект управления нуждаются в достоверной и полной информации о функционировании общества, его основных подсистем, организаций и групп. Социологические исследования показывают, что руководители и менеджеры редко и не в полной мере используют доступную информацию, несмотря на приписываемую ей первостепенную роль в процессах управления. Разработчики социальных программ чаще всего жалуются на то, что результаты их труда не используются или редко используются в управленческой деятельности. В результате социологических исследований установлено, что менеджеры более 50 % своего времени тратят на распределение документов среди подчиненных, на обсуждение их с подчиненными и на участие в совместном - с подчиненными или вышестоящими руководителями - решении возникающих проблем. Менее 50 % опрошенных работников сферы управления использовали компьютерные отчеты в качестве основы для оценки и поощрения работников, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности и функционирования системы управления.

     Поэтому в практике управления важное значение приобретает выявление и изучение основных факторов, определяющих интенсивность  использования информации менеджерами.

     Первым  из таких факторов является организационная  культура. Будут ли содержащиеся в  информационных потоках данные правильно  восприняты, поняты и воплощаются  ли в практические действия менеджера, в существенной мере зависит от его организационной культуры. В системах оценки работников управленческой сферы, как и в прежние времена, чаще всего используются такие критерии, как пунктуальность, ответственность и умение сотрудничать, а не способность быстро и квалифицированно отыскать и использовать новую информацию, необходимую для успешного решения задач, стоящих перед данной организацией.

     Второй  фактор, влияющий на использование  менеджером полученных данных, касается содержания информационных потоков, поступающих в сферу управления, должны помогать направлять и концентрировать внимание управленцев на насущных проблемах управленческого труда, тем самым мотивируя их более активную и эффективную деятельность.