Информация и коммуникации в упревлении

     Информация – это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации.

     Руководитель  почти всё время тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

     Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

     Коммуникационный  процесс — это обмен информацией между двумя или более людьми.

     Основная  цель коммуникационного процесса —  обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Вы, конечно, сами сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

     Межличностные коммуникации могут возникать в  любом из видов коммуникаций и  предполагают прямой межличностный  обмен информацией, в котором преимущественно используется канал устной речи. При множестве методов коммуникации почти все свое время руководители тратят на прямой межличностный обмен информацией. Изучение межличностных коммуникаций с целью их управляемости имеет наибольшую значимость.

     В межличностных коммуникациях главным  является передача информации от одного лица к другому. Межличностные коммуникации обладают рядом отличительных характеристик, которые необходимо учитывать менеджерам в профессиональной деятельности. Во-первых, межличностная коммуникация практически всегда более оперативна и достигает своего адресата при минимуме помех. Во-вторых, она всегда избирательна, так как межличностный канал оперативно формируется в наиболее подходящий для передачи информации момент и способен выходить на нужного респондента. Межличностная коммуникация более свободна от формальных, регламентирующих форму и стиль сообщения рамок, что делает ее более доступной и доходчивой. Кроме того, при личном общении эффект восприятия может быть усилен за счет обаяния говорящего, тембра его голоса, интонации, мимики, жестов, ориентированных исключительно на конкретного собеседника.

     В межличностной коммуникации открываются огромные неограниченные возможности для использования эффекта обратной связи.

     Нельзя  переоценить значимость обратной связи, поскольку именно от нее зависит эффективность межличностных коммуникаций. Правильные последующие действия и обратная связь требуют создания соответствующих формальных и неформальных механизмов, посредством которых передатчик может проверить, насколько правильно было интерпретировано его сообщение. Успешная деятельность посредством межличностных коммуникаций определяется прежде всего эффективностью или неэффективностью обратной связи.

       Условия эффективности обратной связи:

     1. Намерение. Целью обратной связи являются улучшение качества работы, повышение ценности каждого отдельного работника.

     2. Конкретность. Обратная связь должна  обеспечивать реципиентов конкретной  информацией, благодаря которой  могут быть установлены способы исправления сложившейся ситуации.

     3. Описательность. Обратная связь  должна иметь скорее описательный  характер, чем оценочный, и содержать объективные сведения о результатах деятельности работника.

     4. Полезность. Обратная связь предоставляет  информацию, которую работник может использовать для улучшения результатов и качества своего труда, помочь получить новые знания, сформировать новые навыки и умения.

     5. Своевременность. Обратная связь  должна осуществляться вовремя,  так как дает возможность внести коррективы в действия и тем самым влиять на результаты процессов.

     6. Готовность. Для эффективности обратной  связи требуется готовность работников ее воспринять; если она навязывается работникам, то ее эффективность заметно падает.

     7. Ясность и достоверность. Если  информация неверна, то это формирует предвзятое мнение и может исказить или привести к ошибочным коррективам в деятельности работников.

     2 Сравнительный анализ подходов  к проблеме информации и коммуникации в управлении. 

     В общем, анализируя изложенные в первой части взгляды учёных о проблеме информации и коммуникации в управлении, можно сказать, что все они едины во мнении, что проблема эта очень актуальна. С каждым днем развития общества, техники, глобализации мирового хозяйства, границы между людьми стираются. Так и в менеджменте – любая новая технология, любая информация при правильном использовании может благотворно повлиять на развитие организации.

     Закон экологии гласит: лучше функционирует  та система, через которую за время её существовании проходит наибольшее количество веществ и информации.

     Обобщая вышесказанное, можно привести слова  Т.М. Орловой: «Коммуникация между людьми и информация превращается в стратегический ресурс развития и значительно превосходит роль традиционных ресурсов (земля, здания, сооружения, уровень  промышленного производства). Успех или неудачу любой организации, существующей в современных рыночных условиях, сегодня определяют не избыток или недостаток сырьевых ресурсов, труда или капитала, но и концепции, которые люди держат с своих головах, и качество доступной им информации».

     Орлова  рассматривает проблему информации и коммуникации в наиболее широком смысле. Отмечает важность качественного общения между непосредственно руководителем и подчиненным, используя примеры моделей коммуникации, также как и пользование информацией и коммуникацией государств в решении вопросов мирового хозяйствования. Она рассматривает информацию в качестве лимитирующего фактора производства, которому под силу изменить даже характер хозяйственной власти; считает информацию и знания новыми объектами собственности, дающими их владельца хозяйственную власть.

     Также Орлова уделяет большое внимание коммуникационному менеджменту. В её труде «Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами» сказано, что управление коммуникацией позволяет реализовать сильные стороны любой организации и элиминировать или нейтрализовать слабые. Только по достижению необходимого уровня коммуникативности организация может своевременно реагировать на сдвиги в рыночной ситуации, а также оказывать направленное воздействие на рынок.

     Г.Я. Гольдштейн, также как и Т.М. Орлова, считает проблему информации и коммуникации одной из самых основных, говоря, что главной целью управления является качественный обмен информацией между работниками в системах с разделением труда. Он предлагает ознакомиться с проблемой путем рассмотрения идеализированной схемы информационного и коммуникационного процесса, делая акцент на качествах информации и эффективных способах её передачи.

     Гольдштейн  подходит в проблеме эффективной коммуникации, предлагая менеджерам использовать современные технологии для налаживания связей в организации и ведения документации с помощью компьютерных программ. К методам связи он относит не только личное общение или письменные рекомендации руководителя. Гольдштейн выделяет также метод акустической, визуальной передачи информации, электронную почту и другие оперативные методы связи. Современную организацию нельзя представить без интерактивных способов общения и работы, поэтому учёный делает акцент на важности внедрения и использования в работе менеджеров таких электронных систем как            MIS (управленческие информационные системы) и DSS (системы обеспечения принятия решения). В наибольшей степени эти программы помогают в оперативном управлении предприятиями и коллективами.

     С развитием информационных систем возможности  менеджеров управлять качественно, легко и гармонично возрастают в  разы.

     Однако  ряд ученых, таких как В.И. Кнорринг считают основным в проблеме информации и коммуникации не активное пользование современными электронными технологиями, а качественное управление социальными системами. Считая информацию внешним проявлением любой коммуникации, он делает акцент на том, что руководитель в организации по сути – главный по коммуникациям, его деятельность состоит в том, чтобы правильно донести информацию до подчиненных, проследить за качеством выполнения работы и конечно, не дать ошибочных указаний.

     Основная  задача менеджмента по Кноррингу – получение прибыли, что напрямую зависит от умения менеджера управлять делами. Здесь можно увидеть связь между коммуникацией, информацией и умением менеджера работать. Обмен информацией широко охватывает разные части организации и каким образом он соотносится с ее эффективностью. Обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

     Кнорринг  в процессе коммуникации выделяет не только важность правильного получения  и определения информации от руководителя к подчиненному, он отдает должное и обратной связи, называя межличностные коммуникации наиболее оперативным способом передачи информации.

     В.В. Попов считает, что важным в практике управления является выявление и изучение факторов, определяющих интенсивность использования информации менеджерами. Выделяет три основных фактора качественного использования информации менеджерами: организационную культуру, содержание информационных потоков и содействие должностных лиц на верхних этажах управления.

     Попов выделяет и четвертую составляющую. Подчеркивает, что когда речь идет об оптимальности, полноте, объективности и точности информации, необходимой для управленческой деятельности, то эта задача должна решаться каждый раз по-новому, в зависимости от содержания вполне определенной проблемы, которую нужно решить данному органу управления. А ее эффективное решение возможно только в том случае, когда поступающая в управленческую сферу информация своевременна и оперативна. Только такая информация, которая поступает, обрабатывается, интерпретируется и используется вовремя, тогда, когда возникает необходимость в принятии того или иного решения, служит оптимизации, повышению эффективности управленческой деятельности.

     Кошелев, как бы объединяя все взгляды  на проблему информации и коммуникации в управлении, отмечает, что в современных условиях социально-экономического развития особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Перед управляющим органом ставятся задачи получения информации, её переработки, генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий.

     Кошелев пишет, что в настоящее время  управление любой деятельности невозможно без анализа большого объема информации и её обработки с помощью компьютеров.

     Основными качествами информации все ученые выделяют следующие основные:

     - достоверность информации;

     - сопоставимость информация;

     - доступность и понятность информации;

     - конфиденциальность информации.

     Таким образом, информация должна быть целенаправленной и ориентированной на соответствующие уровни управления.

     Коммуникация  и информация – одни из важнейших  инструментов управления в руках менеджера. Используя и передавая информацию, а также получая обратные сигналы, менеджер организует, руководит и мотивирует подчиненных.

     Как утверждают известные норвежские ученые Къелл А. Нордстрем и Йонас  Риддерстрале, "проблема большинства  организаций - это не то, что они мало знают, а то, что они не знают, что именно они знают. Знания разбросаны по всей организации, и никому не ведомо, сколько их, как и куда они перемещаются, где они складируются и каков на самом деле интеллектуальный потенциал компании".

     Тот, кто владеет информацией, имеет шанс управлять "с открытыми глазами". 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВЫВОДЫ  И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

     В ходе написания данной работы были даны определения таким понятиям как “информация” и “коммуникация” и рассмотрены их особенности в управленческой среде с точек зрения разных ученых

     Информация - это структурированные данные, собранные для решения определенной задачи согласно выставленной цели, и потому имеющие значимость.