Информационные технологии и их влияние на деятельность организации

     Обязательным компонентом  любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы  так же, как в технологии обработки  данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать  из внешнего окружения фирмы. Специалисты  должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз  данных.

     На  практике в базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут также ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

     Информация  из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый  процессор, табличный процессор, электронная  почта, компьютерные конференции и  др. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и  с другими фирмами. Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения [12].

     Рассмотрим следующий  вид прикладного программного обеспечения - текстовый процессор. Он предназначен для создания и обработки текстовых документов, сейчас он установлен в любом персональном компьютере. Текстовый процессор позволяет редактировать электронный документ (изменение содержание документа, форматирование, оформление документа). Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

     Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании  компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения  своим партнерам по сети. В отдельных случаях может возникнуть проблема однонаправленности связи, однако, это не является не решаемой проблемой.  Для обеспечения двухсторонней связи нужно многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

     Электронный календарь предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями. Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

     Видеотекст основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

- создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

- заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

- заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видео текста[18].

     Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает  сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой  печатной продукцией, как газеты и  журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже  о текущих сводках биржевой информации.

     Аудио- и видеоконференции используют аудиосвязь и видеоаппаратуру для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками. Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

- количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

- перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;

- должны быть организованы запись конференции и ее хранение;

- запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

     В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга  на значительное расстояние, могут  видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, но большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса [18].  

     2.2 Информационные технологии  поддержки принятия  решений 

     Системы поддержки принятия решений и  соответствующая им информационная технология появились усилиями в  основном американских ученых в конце 70-х — начале 80-х гг., чему способствовали широкое распространение персональных компьютеров, стандартных пакетов  прикладных программ, а также успехи в создании систем искусственного интеллекта.

     Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации  взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса, схема которого изображена на рисунке 2, в котором участвуют: 

- система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;

- человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере. Рисунок 2 иллюстрирует информационные технологии поддержки принятия решений как итерационный процесс.

Рисунок 2 - ИТ поддержки принятия решений как итерационный процесс

     Окончание итерационного процесса происходит по воле человека. В этом случае можно  говорить о способности информационной системы совместно с пользователем  создавать новую информацию для  принятия решений.

     Дополнительно к этой особенности информационной технологии поддержки принятия решений  можно указать еще ряд ее отличительных  характеристик:

- ориентация на решение плохо структурированных (формализованных) задач;

- сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей;

-  направленность на непрофессионального пользователя компьютера;

- высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя [10].

       В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная  подсистема, которая состоит из системы  управления базой данных (СУБД) и  системы управления интерфейсом  между пользователем и компьютером.

       На  рисунке 3 изображены основные компоненты ИТ поддержки принятия решений.

       

       Рисунок 3 - Основные компоненты ИТ поддержки принятия решений

       База  данных играет в информационной технологии поддержки принятия решений важную роль. Данные могут использоваться непосредственно пользователем  для расчетов при помощи математических моделей.

       Рассмотрим  основные источники данных и их особенности.

       Как видно из рисунка 3, данные мы получаем из информационных систем, документов, внешних и внутренних источников.

          Данные, полученные от информационной системы операционного уровня, следует предварительно обработать для эффективного использования. Кроме того, для функционирования системы поддержки принятия решений требуются и другие внутренние данные, например данные о движении персонала, инженерные данные и т.п., которые должны быть своевременно собраны, введены и поддержаны.

       Особое  значение следует уделять данным из внешних источников. К этим данным может относиться информация о конкурентах, о положении дел на рынке определенной продукции, о состоянии национальной и мировой экономиках. Такого рода информация пригодится для поддержки принятия решений на верхних уровнях управления [18].

             На сегодняшний день проводятся исследования о включении в базу данных еще одного источника данных - документов, включающих в себя записи, письма, контракты, приказы и т.п. Их переработка по отдельным характеристикам может дать еще один информационный ресурс. В частности, до документам можно собрать дополнительные сведения о клиентах, поставщиках, потребителях.

       Информация  из базы данных попадает в программную  подсистему правления, состоящую из систем управления базой данных, систем управления базой моделей и систем управления интерфейсом. Рассмотрим эти  составляющие более подробно.

       Система управления данными должна выполнять следующие функции:

- составление комбинаций данных, получаемых из различных источников, использования процедур агрегирования и фильтрации,

- быстрое прибавление или исключение того или иного источника данных;

- построение логической структуры данных в терминах пользователя.

- использование и манипулирование неофициальными данными для экспериментальной проверки рабочих альтернатив пользователя;

- обеспечение полной логической независимости этой базы данных от других операционных баз данных, функционирующих в рамках фирмы.

       База  моделей создается с целью описания и оптимизации некоторого объекта или процесса. Модели, базируясь на математической интерпретации проблемы, при помощи определенных алгоритмов способствуют нахождению информации, полезной для принятия правильных решений. Например, с помощью модели линейного программирования можно определить наиболее выгодную производственную программу выпуска нескольких видов продукции при заданных ограничениях на ресурсы [22].

       База  моделей состоит из стратегических, тактических и оперативных моделей, а также математических моделей  в виде совокупности модельных блоков, модулей и процедур, используемых как элементы для их построения.

       Стратегические  модели используются на высших уровнях  управления для установления целей  организации, объемов ресурсов, необходимых  для их достижения, а также политики приобретения и использования этих ресурсов. Для стратегических моделей  характерны значительная широта охвата, множество переменных, представление  данных в сжатой агрегированной форме. Часто эти данные базируются на внешних  источниках и могут иметь субъективный характер. Горизонт планирования в  стратегических моделях, как правило, измеряется в годах.

       Тактические модели применяются управляющими среднего уровня для распределения и контроля использования имеющихся ресурсов. Среди возможных сфер их использования  следует указать: финансовое планирование, планирование требований к работникам, планирование увеличения продаж, построение схем компоновки предприятий. Временной  горизонт, охватываемый тактическими моделями, - от одного месяца до двух лет. Здесь также могут потребоваться  данные из внешних источников, на основное внимание при реализации данных моделей  должно быть уделено внутренним данным фирмы. Обычно тактические модели реализуются  как детерминистские, оптимизационные и универсальные [3].

       Оперативные модели используются на низших уровнях  управления для поддержки принятия оперативных решений с горизонтом, измеряемым днями и неделями. Возможные  применения этих моделей включают в  себя ведение дебиторских счетов и кредитных расчетов, календарное  производственное планирование, управление запасами и как правило, детерминистские, оптимизационные и универсальные.