Информационные технологии и их влияние на деятельность организации

     - информационные системы научных исследований обеспечивают решение научно-исследовательских задач на базе экономико-математических методов и моделей.

     - обучающие информационные системы  используются для подготовки  специалистов в системе образования,  при переподготовке и повышении  квалификации работников различных отраслей экономики.

     По  степени автоматизации информационных процессов ИС подразделяются на:

     - ручные информационные системы,  которые характеризуются отсутствием  современных технических средств  обработки информации и выполнением  всех операций человеком по  заранее разработанным методикам. 

     - автоматизированные информационные  системы — человеко-машинные  системы, обеспечивающие автоматизированный  сбор, обработку и передачу информации, необходимой для принятия управленческих  решений в организациях различного  типа.

     - автоматические информационные  системы характеризуются выполнением  всех операций по обработке  информации автоматически, без  участия человека, но оставляют  за человеком контрольные функции [10].  
 

2. Понятие, назначение и эволюция информационных технологий

     Информация  является одним из ценнейших ресурсов общества, наряду с такими традиционными  материальными видами ресурсов, как  нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки  по аналогии с процессами переработки  материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо  следующее определение.

     Информационная  технология (ИТ) - совокупность средств  и методов сбора, обработки и  передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

     Цель  информационной технологии - производство информации для ее анализа человеком  и принятия на его основе решения  по выполнению какого-либо действия.

     Практическое  приложение методов и средств  обработки данных может быть различным, поэтому целесообразно выделить глобальную, базовые и конкретные информационные технологии.

     Глобальная  информационная технология включает модели, методы и средства, формализующие  и позволяющие использовать информационные ресурсы общества.

     Базовая информационная технология предназначена  для определенной области применения (производство, научные исследования, обучение и т.д.).

     Техническими  средствами производства информации являются аппаратное, программное и математическое обеспечение процесса. Выделим отдельно из этих средств программные продукты и назовем их инструментарием, а  для большей четкости можно его  конкретизировать, назвав программным  инструментарием информационной технологии.

     Инструментарий  информационной технологии - один или  несколько взаимосвязанных программных  продуктов для определенного  типа компьютера, технология работы в  котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

     В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных  продуктов для персонального  компьютера: текстовый процессор (редактор), настольные издательские системы, электронные  таблицы, системы управления базами данных, электронные записные книжки, электронные календари, информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.), экспертные системы и т.д. [25]. 

     Выделяют  следующие виды информационных технологий:

     - информационная технология обработки  данных;

     - информационная технология управления;

     - информационная технология поддержки  принятия решений;

     - информационная технология экспертных  систем[10].

     Более подробно о видах информационных технологий будет рассмотрено в  главе 2 данной работы.

     Перейдем  к эволюции информационных технологий. Существует несколько подходов к рассмотрению эволюции информационных технологий, поэтому выделяют несколько признаков, по которым формируются этапы развития информационных технологий. 

     Рассмотрим  первый признак деления – по видам  инструментария технологии.

     Начальный этап в эволюции информационных технологий – ручная сборка и обработка информации или «ручная» технология. Началом  его можно считать возникновение  письменности. Как только человек  научился записывать издаваемые звуки, появилась необходимость фиксировать  и систематизировать отображаемую информацию. Инструментами являются стеки, перья, чернила, карандаши, простейшие счетные устройства, например счеты. Средствами передачи данных служат почта, курьеры, а в некоторых регионах и бой барабанов, слышимый жителями соседних племен. Этот период продолжался  до второй половины XIX в.

     Второй  этап – этап «механической» технологии. Он возник в  начале XIX века вместе с  изобретением пишущей машинки, телеграфа  и телефона.  На данном этапе предоставление информации стало происходить в  более удобной форме. Структура  предприятия терпит изменения, возникает  необходимость включения новых  звеньев. Появляются специалисты, владеющие  навыками, не доступными для большинства  населения. Примером таких специалистов могут служить машинистки. 

     Третий  этап проходит в 40 - 60-е гг. XX в. Он получил название «электрическая» технология, инструментарий которой составляли: большие ЭВМ и соответствующее программное обеспечение, электрические пишущие машинки, ксероксы, портативные диктофоны.

     Создание  «электронной» технологии характеризует 4 этап, берущий начало в 70-х гг. Основным инструментарием становятся большие  ЭВМ и создаваемые на их базе автоматизированные системы управления (АСУ) и информационно-поисковые  системы (ИПС), оснащенные широким спектром базовых и специализированных программных  комплексов. Центр тяжести технологии еще более смещается на формирование содержательной стороны информации для управленческой среды различных  сфер общественной жизни, особенно на организацию аналитической работы. Множество объективных и субъективных факторов не позволили решить стоящие  перед новой концепцией информационной технологии поставленные задачи. Однако был приобретен опыт формирования содержательной стороны управленческой информации и подготовлена профессиональная, психологическая  и социальная база для перехода на новый этап развития технологии [18].

     С середины 80-х годов формируется 5-й  этап, получивший название "компьютерная" технология, основным инструментарием  которой является персональный компьютер  с широким спектром стандартных  программных продуктов разного  назначения. На этом этапе происходит процесс персонализации АСУ, который  проявляется в создании систем поддержки  принятия решений определенными  специалистами. Подобные системы имеют  встроенные элементы анализа и интеллекта для разных уровней управления, реализуются  на персональном компьютере и используют телекоммуникации. В связи с переходом  на микропроцессорную базу существенным изменениям подвергаются и технические  средства бытового, культурного и  прочего назначений. Начинают широко использоваться в различных областях глобальные и локальные компьютерные сети.

     Другие  признаки деления, по которым выделяют развитие информационных технологий, например,  такие как задач  и процессов обработки информации, проблемы, стоящие на пути информатизации общества, связаны, в основном, с появлением ЭВМ и персональных компьютеров. Однако на одном признаке деления нужно остановиться более подробно - признак по преимуществу, которое приносит компьютерная технология. С помощью этого признака можно проследить, насколько информационные технологии облегчили процесс обработки информации и насколько важный вклад они внесли в функционирование организаций.

     Ниже  представлены основные этапы развития информационных технологий, основывающихся на признаке по преимуществу, которое приносит компьютерная технология.

     1-й  этап (с начала 60-х гг.) характеризуется  довольно эффективной обработкой  информации при выполнении рутинных  операций с ориентацией на  централизованное коллективное  использование ресурсов вычислительных  центров. Основным критерием оценки  эффективности создаваемых информационных  систем была разница между  затраченными на разработку и  сэкономленными в результате  внедрения средствами. Основной  проблемой на этом этапе была  психологическая - плохое взаимодействие  пользователей, для которых создавались  информационные системы, и разработчиков  из-за различия их взглядов  и понимания решаемых проблем.  Как следствие этой проблемы, создавались системы, которые  пользователи плохо воспринимали  и, несмотря на их достаточно  большие возможности, не использовали  в полной мере.

           2-й этап (с середины 70-х гг.) связан с появлением  персональных компьютеров. Изменился  подход к созданию информационных  систем - ориентация смещается в  сторону индивидуального пользователя  для поддержки принимаемых им  решений. Пользователь заинтересован  в проводимой разработке, налаживается  контакт с разработчиком, возникает  взаимопонимание обеих групп  специалистов. На этом этапе используется  как централизованная обработка  данных, характерная для первого  этапа, так и децентрализованная, базирующаяся на решении локальных задач и работе с локальными базами данных на рабочем месте пользователя.

     3-й  этап (с начала 90-х гг.) связан с  понятием анализа стратегических  преимуществ в бизнесе и основан  на достижениях телекоммуникационной  технологии распредеґленной обработки  информации. Информационные системы  имеют своей целью не просто  увеличение эффективности обработки  данных и помощь управленцу. Соответствующие  информационные технологии должны  помочь организации выстоять  в конкурентной борьбе и получить  преимущество[14].  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 2 Внедрение основных видов информационных технологий в организацию и их влияние на деятельность организации

     2.1 Информационные технологии автоматизации офиса

     Основная  цель автоматизации офисной деятельности — повышение эффективности управления компанией, обеспечение отлаженной работы всех служб офиса. Автоматизация  офиса приводит к:

     - созданию качественно нового  уровня управления;

     - обеспечению максимальной прозрачности  деловых процессов;

     - повышению контроля реализации  деловых процессов;

     - сокращению временных и организационных  затрат на осуществление того  или иного бизнес-процесса;

     - унификации и упорядочиванию  организации бизнес-процессов. 

     Автоматизированный  офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в организации не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением [6] .

     Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

     Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями  и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют  повысить производительность труда  секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться  с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования  автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами  решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

     В настоящее время известно несколько  десятков программных продуктов  для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса. К ним относят: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники. Ниже рассмотрены основные компоненты информационных технологий автоматизации офиса.