1.4. Аналіз доцільності використання засобів документування інформації у сучасному документаційному процесі

     Для технологій документування інформації є цілком природним те, що вони старішають і заміняються новими.

     При впровадженні нової технології в  організації необхідно оцінити  ризик відставання від конкурентів  у результаті її неминучого старіння з часом, тому що інформаційні продукти, як ніякі інші види матеріальних товарів, мають надзвичайно високу швидкість змінюваності новими видами або версіями. Періоди змінюваності коливаються від кількох місяців до одного року.

     Якщо в процесі впровадження нової технології цьому фактору не приділяти належної уваги, можливо, що до моменту завершення переведення фірми на нову інформаційну технологію вона вже застаріє й доведеться вживати заходів до її модернізації. Такі невдачі із впровадженням інформаційної технології звичайно зв’язують із недосконалістю технічних засобів, тоді як основною причиною невдач є відсутність або слабка пропрацьованість методології використання інформаційної технології         [18, c.53].

     Централізована  обробка інформації на ЕОМ обчислювальних центрів була першою історично сформованою технологією. Створювалися великі обчислювальні центри колективного користування, оснащені великими ЕОМ. Застосування таких ЕОМ дозволяло обробляти великі масиви вхідної інформації й одержувати на цій основі різні види інформаційної продукції, що потім передавалася користувачам. Такий технологічний процес був обумовлений недостатнім оснащенням обчислювальною технікою підприємств і організацій у 60 – 70-і рр.

     Достоїнства методології централізованої технології:

• можливість звертання користувача до великих масивів інформації у вигляді баз даних і до інформаційної продукції широкої номенклатури;
• порівняна легкість упровадження методологічних вирішень по розвитку й удосконалюванню інформаційної технології завдяки централізованому їхньому прийняттю [18, c.79].

     Недоліки  такої методології очевидні:

• обмежена відповідальність нижчого персоналу, що не сприяє оперативному одержанню інформації користувачем, тим самим перешкоджаючи правильності вироблення управлінських рішень;
• обмеження можливостей користувача в процесі одержання і використання інформації.

     Децентралізована  обробка інформації зв’язана з появою в 80-х рр. персональних комп’ютерів  і розвитком засобів телекомунікацій. Вона дуже істотно потіснила попередню технологію, оскільки дає користувачу широкі можливості в роботі з інформацією і не обмежує його ініціативу.

     Достоїнствами такої методології є:

• гнучкість структури, що забезпечує простір ініціативам користувача;
• посилення відповідальності нижчої ланки співробітників;
• зменшення потреби в користуванні центральним комп’ютером і відповідно контролю з боку обчислювального центра;
• більш повна реалізація творчого потенціалу користувача завдяки використанню засобів комп’ютерного зв’язку.

     Однак ця методологія має свої недоліки:

• складність стандартизації через велике число унікальних розробок;
• психологічне неприйняття користувачами стандартів, що рекомендуються обчислювальним центром, і готових програмних продуктів;
• нерівномірність розвитку рівня інформаційної технології на локальних місцях, що в першу чергу визначається рівнем кваліфікації конкретного працівника.

     Описані достоїнства і недоліки централізованої  і децентралізованої інформаційної  технології призвели до необхідності дотримувати лінії розумного застосування і того, і іншого підходу. Такий підхід назвемо раціональною методологією і покажемо, як у цьому випадку будуть розподілятися обов’язку:

• обчислювальний центр повинний відповідати за вироблення загальної стратегії використання інформаційної технології, допомагати користувачам як у роботі, так і в навчанні, установлювати стандарти і визначати політику застосування програмних і технічних засобів;
• персонал, що використовує інформаційну технологію, повинний дотримувати вказівок обчислювального центра, здійснювати розробку своїх локальних систем і технологій відповідно до загального плану організації.

     Раціональна методологія використання інформаційної  технології дозволить досягти більшої  гнучкості, підтримувати загальні стандарти, здійснити сумісність локальних продуктів, знизити дублювання діяльності й ін. [18, c.57].

     Вибір варіантів впровадження інформаційної технології

     При впровадженні інформаційної технології у фірму необхідно вибрати  одну з двох основних концепцій, що відбивають сформовані точки зору на існуючу структуру організації і роль у ній комп’ютерної обробки інформації.

     Перша концепція орієнтується на існуючу  структуру фірми. Інформаційна технологія пристосовується до організаційної структури, і відбувається лише модернізація методів роботи. Комунікації розвиті слабко, раціоналізуються тільки робочі місця. Відбувається розподіл функцій між технічними працівниками і фахівцями. Ступінь ризику від упровадження нової інформаційної технології мінімальна, тому що витрати незначні й організаційна структура фірми не міняється.

     Основний  недолік такої стратегії –  необхідність безупинних змін форми  представлення інформації, пристосованої  до конкретних технологічних методів  і технічних засобів. Будь-яке  оперативне вирішення “грузне” на різних етапах інформаційної технології.

     До  достоїнств стратегії можна віднести мінімальні ступінь ризику і витрати.

     Друга концепція орієнтується на майбутню структуру фірми. Існуюча структура  буде модернізуватися.

     Дана  стратегія припускає максимальний розвиток комунікацій і розробку нових організаційних взаємозв’язків. Продуктивність організаційної структури фірми зростає, тому що раціонально розподіляються архіви даних, знижується обсяг циркулюючої по системних каналах інформації і досягається збалансованість між розв’язуваними завданнями.

     До  основних її недоліків варто віднести:

• істотні витрати на першому етапі, зв’язаному з розробкою загальної концепції й обстеженням усіх підрозділів фірми;
• наявність психологічної напруженості, викликаної передбачуваними змінами структури фірми і, як наслідок, змінами штатного розкладу і посадових обов’язків.

     Достоїнствами даної стратегії є:

• раціоналізація організаційної структури фірми;
• максимальна зайнятість усіх працівників;
• високий професійний рівень;
• інтеграція професійних функцій за рахунок використання комп’ютерних мереж.

     Нова  технологія документування інформації у фірмі повинна бути такою, щоб  рівні інформації і підсистеми, її обробні, зв’язувалися між собою  єдиним масивом інформації. При цьому  пред’являються дві вимоги. По-перше, структура системи переробки інформації повинна відповідати розподілу повноважень у фірмі. По-друге, інформація усередині системи повинна функціонувати так, щоб досить повно відбивати рівні управління    [14, c.99].

     Розвиток інформатики  надзвичайно динамічний. При цьому і апаратні, і програмні засоби розвиваються шляхом, який робить можливим обробку великої кількості інформації в режимі реального часу і доступ до неї майже з будь-якої точки за допомогою розподілених баз даних. Більше того – простота, збільшення комфортності для користувачів і зростання можливостей удосконалення персональних комп’ютерів дозволяють працювати з інформаційними системами людям, які мають невелику, іноді формальну підготовку.

     Посилюються спроби встановлення більш ефективних і тісно пов’язаних ділових відносин між підприємствами  організаціями. Акцент робиться на збільшенні продуктивності, скорочення витрат та вдосконаленні механізму продажу товарів та надання послуг за допомогою наскрізного електронного зв’язку. З іншого боку, існує тенденція до більшої взаємодії всередині організації з метою підвищення ефективності її функціонування. [20, c.181]

     Таким чином, технології документування інформації та системи – це перш за все інструмент, що служить для досягнення поставлених цілей шляхом координації виробничо-інформаційних процесів. Але просте володіння цим інструментом, як і будь-яким іншим, ще не гарантую успіху, в той час як його відсутність рівнозначна повному провалу. Тому головна відзнака сучасних технології документування інформації та системи – не кількість засобів, витрачених на їх розробку і впровадження, а додана ними вартість.

     Щоб інвестиції приносили користь, необхідно  вміти використовувати технології документування інформації, а не просто володіти ними. Володіння інструментом технологій документування інформації – необхідна але ще недостатня умова успіху в бізнесі.

     Дійсний ключ до технології документування інформації – це знання, вміння цілеспрямовано координувати дії інших в суспільно-виробничих процесах. Без цих знань технологія залишається інструментом, і не більше того, просто «куском заліза» з програмним забезпеченням. Інструментом потрібно вміти користуватися, причому там, де це необхідно. Саме знання, а не гроші стають головною формою капіталу. 

 

ВИСНОВКИ

 
 

     Отже  проаналізувавши вище зазначине можна зробити наступні висновки.

     Засоби  документування інформації – процес, що використовує сукупність засобів і методів збору, обробки й передачі даних (первинної інформації) для одержання інформації нової якості про стан об’єкта, процесу або явища (інформаційного продукту).

     Пакети  прикладних програм складають основу інформаційної технології. Взаємодія  програм, підібраних у пакет, забезпечує розв’язання широкого кола користувальницьких задач. З певною часткою умовності  усі пакети прикладних програм можна розділити на два види: функціональні та проблемні.

     Сучасні засоби документування інформації, основана на комп’ютерній техніці, передбачає наявність наступних компонентів:

• комплекс технічних засобів, що базується на комп’ютерах;
• система програмних засобів, що забезпечують функціонування комплексу технічних засобів;
• система організаційно-методичного забезпечення, що включає в себе використання технічних засобів та діяльність управлінського персоналу в рамках єдиного технологічного процесу з реалізації конкретної функції інформаційного забезпечення управлінської діяльності.

     Інформаційна  технологія виникла на Землі кілька мільйонів років назад разом  з першими прийомами спілкування (нечленороздільними звуками, мімікою, жестами, дотиками) наших далеких предків. При цьому забезпечувався тільки обмін інформацією між індивідами. Разом з виникненням мови (близько 100 тисяч років назад) виникла можливість накопичення інформації, поки що індивідуального, в пам’яті людини.

     Наступний етап – виникнення писемності (5 – 6 тисячоліть до н.е.). Поява технологій документування інформації. Перша в історії інформаційна символіка була подана в кам’яному столітті образами, які відображали у вигляді малюнка окреме уявлення – так зване піктографічне письмо.

     У Вавилоні в 3-му тисячолітті до н.е. застосовувався клинописний запис рахунку.

     Стародавні  римляни поклали (за припущенням) в  основу знаків числення ієрогліфи, які  означали пальці рук.

     Наступним помітним етапом стало створення  лінійного складового письма на глиняних табличках.