ЗМІСТ

 
 

 

      ВСТУП

     Люди  завжди намагалися в певний спосіб зафіксувати свої знання, для того щоб передати накопичену інформацію іншим. Розвиток документа як засобу фіксування інформації тісно пов’язаний із прогресом людства. Від наскельних зображень людина переходить до клинописних табличок, використання папірусу, пергаменту, паперу.

     Спочатку  люди пишуть гусячим пером, а згодом винаходять металеві. Набагато пізніше  масове розмноження документів почали здійснювати в друкарнях. Однак  окремі документи ще довго виготовляли  рукописним способом, і лише винайдення механічної друкарської машини, яку стали широко використовувати з кінця XIX ст., дало змогу механізувати процес створення документів. Потім з’явилися електричні друкарські машини, набагато зручніші та швидкодійніші, ніж механічні, які полегшили працю друкарок. У другій половині XX ст. Розпочалося впровадження електронно-обчислювальних машин (ЕОМ), які спочатку призначалися для виконання складних обчислень. І нарешті в 1946 р. Створено перший комп’ютер – ENIAC, маса якого становила 30 тонн. Уже в 1968 р. У світі налічувалося близько 30 000 комп’ютерів. Це були переважно великі універсальні ЕОМ і „міні-комп’ютери” розміром як побутовий холодильник. Програми в них вводили за допомогою перфокарток.

       Робота з документами  завжди вимагала значних затрат праці, що було пов’язане з необхідністю передруковування окремих сторінок або всього документа в разі внесення до нього змін чи виправлень. Із появою електронних друкарських машин, оснащених запам’ятовувальним пристроєм, цю проблему вдалося вирішити, але тільки частково. І лише впровадження персональних комп’ютерів радикально змінило процес підготування документів і діловодство в цілому.

       Як відомо, документ створюють, аби зафіксувати потрібну інформацію, щоб її можна було передати на відстань і використати з часом. І перший, головний напрям застосування персональних комп’ютерів у сфері управлінської діяльності – це створення документів, тобто фіксація інформації.

       Коли документ надсилають адресатові комп’ютерними мережами, персональний комп’ютер стає засобом комунікації (для передавання документів у середині організацій створюються локальні мережі). Отже, передавання документа на відстань – другий напрям використання комп’ютера.

       І, нарешті, четвертий  напрям – це зберігання інформації, тобто організація схоронності документів. Компактність зберігання, швидкий пошук потрібного документа, формування добірок документів заданої тематики – все це досягається завдяки створенню електронного архіву..

       Актуальність  теми. Впровадження новітніх технологій документування інформації в діловодстві відкриває принципово нові можливості для документаційного забезпечення управління, дає змогу піднести діловодну діяльність на сучасний рівень, кардинально підвищити продуктивність та якість роботи працівників служби документування.

       У зв’язку з комп’ютеризацією управління виробництвом і переходом  до зберігання інформації на нетрадиційних  носіях сьогодні під документаційним  забезпеченням управління розуміють  створення документованої інформаційної  бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

       Організація управління за наших часів неможлива без  застосування комп’ютерних технологій. Практично всі працівники сфери  управління на підприємствах, в організаціях, установах, фірмах використовують у своїй діяльності персональні комп’ютери. Це спрощує та прискорює процес підготування документів, уможливлює зберігання та опрацювання великих обсягів інформації, доступ до певної інформації з будь-якої точки земної кулі.

       Метою дослідження є огляд та аналіз літератури, присвяченої питанню засобів документування інформації.

       Завданням дослідження є:

       - проаналізувати понятійний апарат дослідження;

       - вказати різновиди первісних засобів документування інформації;

       - зробити класифікацію сучасних засобів документування інформації;

       - проаналіз доцільності використання засобів документування інформації у сучасному документаційному процесі.

       Об’єктом  дослідження є засоби документування інформації.

       Предмет дослідження – особливості засобів документування інформації.

       Методологічною базою дослідження є загальна теорія з питання визначення засобів документування інформації. Ідеї та положення по темі «Засоби документування інформації» розглядали у свої публікаціях О. М. Загорецька, С. Г. Кулешов, Н. М. Кушнаренко, М. С. Слободяник, Г. М. Швецова-Водка, Г. В. Власова, О. Б. Виноградова, Н. А. Гайсинюк, Н. І. Гончарова, С. Г. Кулешов, Н. М. Кушнаренко, І. С. Морозюк, І. П. Прокопенко, В. В. Терно, Л. Я. Філіпова.

       Для більш ретельного дослідження було використано наступні наукові підходи: системний, інформаційний, структурний  та функціональнй.

       Під час дослідження були використані  такі дослідницькі методи, як:

• аналіз і синтез літератури та законодавчих документів;
• описовий метод;
• метод узагальнення матеріалу.

     Курсова робота складається зі вступу, одного розділу, висновків, списку використаних джерел. Основний текст містить 31 сторінку. Список використаних джерел налічує 22 найменування.

 

      Роздл 1. ІСТОРИКО – ТЕОРЕТИЧНИЙ АНАЛІЗ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ

1. Понятійний  апарат дослідження («інформація», «документ», «документування», «засоби документування»)

     Поняття «інформація» має велику кількість значень, з яких найбільш широким є «відображення різноманіття». Наприклад С. Л. Кузнецов зазначав, що інформація — це зміст деякого повідомлення. Інформація — це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі або навколишньому середовищі             [12, с.39].

     Одну  й ту саму інформацію можна передавати за допомогою різних повідомлень, наприклад, різними мовами, засобом використання синонімів тощо. Передачу інформації однією людиною іншій можна розглядати як процес передавання повідомлення закодованим способом у вигляді знаків.

     Документування - це діяльність, спрямована на зберігання всієї документації, що стосується основних напрямків і процедур роботи органу державного управління та прийнятих  рішень, протягом такого часу, допоки ця документація становить цінність.

     Документування, яке займає вагоме місце у процесі  здійснення управлінської діяльності, полягає у фіксації за встановленими  правилами на паперових або магнітних  носіях управлінських дій, тобто  у створенні документів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Бернар Гурне визначає документування як систему дій, спрямовану на пошук, збирання і розповсюдження інтелектуальної інформації, яка необхідна персоналові адміністративної установи для виконання своїх обов'язків.

     Створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксування інформації на матеріальному носії називають документуванням.

     Метод документування — це прийом або  сукупність прийомів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою  знакових систем.

     Обов'язковою  умовою документування інформації є  її кодування за допомогою спеціально створеної системи прийомів фіксування інформації, а основними атрибутами кодування є код, мова, знак, за допомогою яких інформація фіксується і передається у просторі й часі.

     Мова  — це складна система знаків (символів), кожен з яких має певне значення. Знак — це символ, який означає певний предмет.  Код — це набір знаків, поставлених у певному порядку відповідно до тієї чи іншої мови для

передачі  інформації. Оскільки мова, знак, код  дозволяють представляти  інформацію у символічному вигляді, зручному для її кодування і декодування, проблема співвідношення цих понять для документознавства є надзвичайно актуальною та важливою.

     Питання необхідності вивчення технологій документування інформації стоїть давно. Безліч вчених працювали над цим.

     Поняття «документ» є центральним та фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що слугують об'єктами практичної діяльності створення, збору, аналітико-синтетичної обробки, збереженню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.

     Поняття «документ» широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа. Воно розуміється по-різному в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотеко-, бібліографо-, архіво-, музеєзнавство. а також у відповідних спеціальних галузях діяльності — бібліотечній, музейній, архівній справі та бібліографії. Звідси його багатозначність, яка ускладнює спілкування та взаєморозуміння між спеціалістами документно-комунікаційної сфери.

     Визначення  загального значення поняття «документ» є головним завданням теоретичного документознавства (документології).

     За  тривалий історичний період значення поняття "документ" постійно змінювалося. До сьогоднішнього часу застосовуються різні визначення, то надаючи йому найширше значення, то звужуючи його розуміння до одного якого-небудь виду.

     Діденко А.Н. у праці «Сучасне діловодство» розглядає поняття документованої інформації – інформація, зафіксована на матеріальному носії та має реквізити для її ідентифікації [7, c.44].

     Автоматизація як наукова проблема і її «матеріалізація» в науково-технічній революції можуть бути охарактеризовані трьома видами автоматизації: технологічних процесів, процесів управління, проектування і наукових досліджень.

     Т. В. Кузнецова розглянула структуру технологій документування інформації. Сучасна технологія документування інформації, основана на комп’ютерній техніці, передбачає наявність наступних компонентів:

• комплекс технічних засобів, що базується на комп’ютерах;
• система програмних засобів, що забезпечують функціонування комплексу технічних засобів;
• система організаційно-методичного забезпечення, що включає в себе використання технічних засобів та діяльність управлінського персоналу в рамках єдиного технологічного процесу з реалізації конкретної функції інформаційного забезпечення управлінської діяльності [13, с.72].