Законодательная и нормативная регламентация документирования трудовых правоотношений

 

          В соответствии со статьей  17 КЗоТ РФ трудовые договора (контракты)  заключаются:

 

-         на неопределенный срок, т.е. на  постоянную работу;

 

-         на определенный срок не более  пяти лет;

 

 

-         на время выполнения определенной  работы.

 

Срочный договор (контракт) заключается,  в случае, когда трудовые отношения  не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей  работы или условий ее выполнения, или интересов работника, а также  в случаях, непосредственно предусмотренных  законом.[20] Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех  случаях, когда работа не имеет постоянного  характера. Например, для замещения  работников, находящихся в отпуске  по уходу за ребенком, в декретном  отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться  днем окончания срочного трудового  договора замещающим работником.

 

          В трудовых договорах, заключаемых  на время выполнения каких-либо  работ, срок оговаривается временем  завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых  договоров являются договора  о временной и сезонной работе.[21] Таким образом, фактом приема  на работу является подписание  трудового договора (контракта) –  документа, который фиксирует  согласие сторон об установлении  трудовых правоотношений и 

 регулирует их. Сторонами  трудового контракта являются

 

 предприятие (работодатель) и работник (контрактант).[22] В случае  возникновения конфликтной ситуации, письменная форма трудового договора (контракта) будет являться основным  документом, определяющим взаимоотношения  работника и работодателя, и надежной  гарантией от возможных недоразумений.[23] 

 

1.2.         Особенности подготовки и оформления  приказов по личному составу  (о приеме на работу), личной  карточки, личного дела.

 

Одновременно с подготовкой  трудового договора (контракта) готовится  проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования  трудовых правоотношений граждан с  администрацией предприятий, учреждений и организаций.

 

В приказах по личному составу  оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические  факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом).

 

Приказы по личному составу  издаются в строгом соответствии с Кодексом законов о труде  РФ и являются основаниями для  внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные

 

 карточки по учету  кадров, наградные, финансовые и  другие документы.[24] При приеме  на работу, обязательно указывается  установленный размер оплаты  труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости,  условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность)  и т.п.[25] Каждый пункт приказа  по личному составу должен  заканчиваться ссылкой на письменное  основание данного распорядительного  действия.

 

          Проект приказа по личному  составу, обычно, согласовывается  со всеми заинтересованными в  данном вопросе должностными  лицами. Предусмотрено обязательное  визирование таких приказов руководителем  кадровой службы.

 

          Приказа по личному составу  обязательно регистрируются в  книге (журнале) регистрации или  регистрационных карточках.

 

          Первые экземпляры приказов о  приеме на работу, а также приказы  о переводе, увольнении, изменении  фамилии подшиваются в отдельное  дело по номенклатуре дел (Приказы  по личному составу). Приказы по  личному составу, согласно КзоТу  РФ, доводятся до сведения работников  под расписку.[26]

 

 

          После подписания руководителем  организации приказа о приеме  на работу на рабочего или  служащего заводится личная карточка (форма № Т-2), необходимая для  анализа состава и учета движения  кадров.

 

          Основанием для записей являются  соответствующие документы (паспорт,  трудовая книжка, военный билет,  документы об образовании и  др.).  Все последующие изменения  в анкетно-биографических и учетных  данных работника должны своевременно  отражаться в личной карточке.

 

          Срок хранения приказов по  личному составу (кроме приказов  о предоставлении отпусков и  командировании сотрудников (они  хранятся 3 года)) и личных карточек (форма № Т-2) – 75 лет.[27]

 

          Затем на всех сотрудников  фирмы, за исключением принятых  на временную работу, рабочих  и лиц младшего обслуживающего  персонала (на них ведется только  личная карточка по форме №  Т-2) оформляется личное дело.

 

          Личное дело – это совокупность  документов, содержащих необходимые  сведения о работнике и его  трудовом стаже.[28] Порядок работы  с личными делами не регламентирован  общегосудар-

 

 ственными нормативами,  в связи с чем предприятия  по-разному решают вопросы их  формирования и ведения. Как  правило, личные дела ведутся  на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и  т.п. Первоначально в личное  дело группируются документы,  оформляющие процесс приема на  работу, а впоследствии – все  основные документы, возникающие  в период трудовой деятельности  работника на предприятии.

 

На документы личного  дела составляется внутренняя опись.

 

Личные дела учитываются  в журнале учета личных дел, который  является основным учетным документом.

 

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.[29]

 

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих  важных документов: заявления; при необходимости  – анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу, личной карточки (форма № Т-2), и если это  необходимо, оформляются личные дела (после издания приказа о приеме на работу).

 

 

2.     Правовое регулирование  перевода сотрудников на другую  работу и увольнение работников.

 

 

Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника.

 

Основанием для перевода могут быть личное заявление или  представление о переводе. В разрешенных  законом случаях, например, при производственной необходимости или в случае простоя[30], согласия работника не требуется. При  этом основанием для перевода являются: докладные записки руководителей  структурных подразделений, приказы  по основной деятельности, акты или  другие документы, фиксирующие причины  временной перестановки кадров в  связи со сложившейся производственной ситуацией.

 

Перевод на другую работу оформляется  приказом по личному составу. Где  указывается новая должность  и подразделение, вид перевода (для  временных переводов – с указанием  продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

 

Затем изменения, связанные  с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы 

 № Т-2 и/или личное  дело, в лицевой счет по заработной  плате.

 

Увольнение работников предприятия  производится по причинам, указанным  в статьях КЗоТ РФ, на основании  поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока  действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о  нарушении трудовой дисциплины и  т.п.[31]

 

Увольнение работников оформляется  приказом по личному составу, где  указывается причина увольнения, согласно статьям КЗоТа РФ. Затем  делаются записи в трудовой книжке и в личной карточке (формы №  Т-2) и/или личном деле.

 

При увольнении работника  в его личное дело помещается заявление  об увольнении (служебная записка) и  копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело, после помещения в  него приказа об увольнении, закрывается  и обрабатывается для передачи в  архив на долговременной хранение.

 

Таким образом, на предприятиях, в учреждениях, организациях документация, сопровождающая такие процессы движения кадров как прием, перевод и увольнение работников,

 

должна обязательно оформляться  и вестись в соответствии с  общегосударственными законодательными и нормативными актами, важнейшим  из которых является КЗоТ РФ.

 

 

3.     Ведение трудовых  книжек работников.

 

Согласно статьи 39 КЗоТ РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или  служащего.[32]

 

Трудовые книжки ведутся  на всех работников, проработавших  свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также  на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

 

Лица, проступающие на работу, обязаны предъявлять администрации  предприятия трудовую книжку, оформленную  в установленном порядке. Прием  на работу без трудовой книжки не допускается.

 

При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

 

Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации  справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а  уволенные из рядом Вооруженных  Сил – военный билет. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем 

 

 

месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или 

 работника отдела кадров  и печатью предприятия или  отдела кадров. На лиц, поступивших  на работу впервые, трудовая  книжка заполняется не позднее  недельного срока со дня приема  на работу. В трудовую книжку  вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную  работу, увольнении, награждениях и  поощрениях. Записи вносятся после  издания приказа (но не позднее  недельного срока, а при увольнении  – в день увольнения) и должны  точно соответствовать тексту  приказа.

 

Порядок заполнения, ведения  и хранения трудовых книжек подробно изложен в «Инструкции о порядке  ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях».[33]

 

В соответствии с Инструкцией  в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях.

 

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный  лист, содержащий сведения о работнике. Указываются фамилия, имя, отчество работника и дата его рождения; образование; профессия или специальность. После указания даты

 

 

заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет

 правильность внесенных  сведений. Титульный лист подписывает  лицо, ответственное за выдачу  трудовых книжек, затем ставится  печать предприятия (или печать  кадровой службы).

 

Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод  на другую постоянную работу, увольнение.

 

Раздел «Сведения о  работе»  представляют собой таблицу  из 4-х граф: графа 1 - № записи, графа 2 – дата (число, месяц, год), графа 3 –  сведения о приеме на работу, о переводах  на другую работу и об увольнении (с  указанием причин и со ссылкой  на статью, пункт закона); графа 4 -  на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

 

Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжки в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

 

При увольнении рабочего или  служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные  в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме  заверяются подписью руководителя организации  или начальника отдела кадров и печатью.

 

 

Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку

 в день увольнения  с внесенной в нее записью  об увольнении.

 

Если работник выходит  на пенсию, то производится «на основании  списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжке. По данным личной карточки и трудовой книжки уточнение  общего стажа работы, в том числе  стажа непрерывного и льготного. Регистрация заявления работника. Консультации уходящего на пенсию. Запись в заявление о предоставляемых  документах. Заполнение и подпись  «Представления». Комплектование документов для представления в органы социального  обеспечения. Запись в книгу учета  лиц, уходящих на пенсию.»[34]

 

В трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена» в разделе  «Сведения о назначении пенсии».

 

В тех случаях, когда в  трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он вшивается  в трудовую книжку, заполняется и  ведется в том же порядке, что  и трудовая книжка и без нее  он недействителен.

 

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета  трудовых книжек и вкладышей к  ним, бухгалтерией ведется – приходно-расходная  книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При  получении трудовой книжки в связи  с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.