Перевод на другую
работу осуществляется, как правило,
с согласия работника. Основанием
для перевода могут быть личное
заявление или представление
о переводе. В разрешенных законом
случаях, например, при производственной
необходимости или в случае
простоя, согласия работника не
требуется. При этом основанием
для перевода являются: докладные
записки руководителей структурных
подразделений, приказы по основной
деятельности, акты или другие
документы, фиксирующие причины
временной перестановки кадров
в связи со сложившейся производственной
ситуацией. Перевод на другую
работу оформляется приказом
по личному составу. Где указывается
новая должность и подразделение,
вид перевода (для временных переводов
с указанием продолжительности),
причина перевода (в полном соответствии
с требованиями КЗоТ РФ), изменение
оплаты труда (если оно возникает).
Затем изменения, связанные с
переводом работника на другую
работу, заносятся в трудовую
книжку, в личную карточку формы
№ Т-2 и/или личное дело, в лицевой
счет по заработной плате. Увольнение
работников предприятия производится
по причинам, указанным в статьях
КЗоТ РФ, на основании поданного
работником личного заявления,
или в связи с истечением
срока действия контракта, заключенного
на определенный срок, или при
наличии акта о нарушении трудовой
дисциплины и т.п. Увольнение
работников оформляется приказом
по личному составу, где указывается
причина увольнения, согласно статьям
КЗоТа РФ. Затем делаются записи
в трудовой книжке и в личной
карточке (формы № Т-2) и/или личном
деле. При увольнении работника
в его личное дело помещается
заявление об увольнении (служебная
записка) и копия приказа об
увольнении (другая копия передается
в бухгалтерию). Личное дело, после
помещения в него приказа об
увольнении, закрывается и обрабатывается
для передачи в архив на
долговременной хранение. Таким
образом, на предприятиях, в учреждениях,
организациях документация, сопровождающая
такие процессы движения кадров
как прием, перевод и увольнение
работников, должна обязательно
оформляться и вестись в соответствии
с общегосударственными законодательными
и нормативными актами, важнейшим
из которых является КЗоТ РФ.
3. Ведение трудовых книжек работников.
Согласно статьи 39 КЗоТ РФ, трудовая
книжка является основным документом
о трудовой деятельности рабочего
или служащего. Трудовые книжки
ведутся на всех работников, проработавших
свыше 5 дней, в том числе на
сезонных и временных работников,
а также на нештатных работников
при условии, если они подлежат
государственному социальному страхованию.
Лица, проступающие на работу, обязаны
предъявлять администрации предприятия
трудовую книжку, оформленную в
установленном порядке. Прием
на работу без трудовой книжки
не допускается. При оформлении
на работу по совместительству,
по трудовому соглашению, по договору
подряда трудовая книжка не
предъявляется. Лица, поступающие
на работу впервые, обязаны представить
администрации справку о последнем занятии,
выданную по месту жительства, а уволенные
из рядом Вооруженных Сил военный билет.
Все записи, внесенные в трудовую книжку
на последнем месте работы, должны быть
заверены подписью руководителя или работника
отдела кадров и печатью предприятия или
отдела кадров. На лиц, поступивших на
работу впервые, трудовая книжка заполняется
не позднее недельного срока со дня приема
на работу. В трудовую книжку вносятся
все записи о приеме, переводе на другую
постоянную работу, увольнении, награждениях
и поощрениях. Записи вносятся после издания
приказа (но
не позднее недельного
срока, а при увольнении в
день увольнения) и должны точно
соответствовать тексту приказа.
Порядок заполнения, ведения и
хранения трудовых книжек подробно
изложен в «Инструкции о порядке
ведения трудовых книжек на
предприятиях, в учреждениях и
организациях». В соответствии
с Инструкцией в трудовую книжку
вносятся: сведения о работнике;
сведения о работе; сведения о
награждениях и поощрениях; сведения
об открытиях. При оформлении
трудовой книжки сначала заполняется
ее титульный лист, содержащий
сведения о работнике. Указываются
фамилия, имя, отчество работника
и дата его рождения; образование;
профессия или специальность.
После указания даты заполнения
трудовой книжки работник своей
подписью заверяет правильность
внесенных сведений. Титульный лист
подписывает лицо, ответственное
за выдачу трудовых книжек, затем
ставится печать предприятия
(или печать кадровой службы).
Сведения о работе включают
в себя: прием на работу, перевод
на другую постоянную работу,
увольнение. Раздел «Сведения о
работе» представляют собой таблицу
из 4-х граф: графа 1 - № записи,
графа 2 дата (число, месяц, год),
графа 3 сведения о приеме на
работу, о переводах на другую
работу и об увольнении (с указанием
причин и со ссылкой на статью,
пункт закона); графа 4 - на основании
чего внесена запись (документ, его
дата и номер). Записи о причинах
увольнения должны производиться
в трудовой книжки в точном
соответствии с формулировками
действующего законодательства
и со ссылкой на соответствующую
статью, пункт закона. При увольнении
рабочего или служащего все
записи о работе, награждениях
и поощрениях, внесенные в трудовую
книжку за время работы в
организации, учреждении, фирме заверяются
подписью руководителя организации
или начальника отдела кадров
и печатью.
Организация обязана
выдать работнику его трудовую
книжку в день увольнения с
внесенной в нее записью об
увольнении. Если работник выходит
на пенсию, то производится «на
основании списка работников
пенсионного возраста подборка
трудовых книжке. По данным личной
карточки и трудовой книжки
уточнение общего стажа работы,
в том числе стажа непрерывного
и льготного. Регистрация заявления
работника. Консультации уходящего
на пенсию. Запись в заявление
о предоставляемых документах. Заполнение
и подпись «Представления». Комплектование
документов для представления
в органы социального обеспечения.
Запись в книгу учета лиц,
уходящих на пенсию.» В трудовой
книжке органами социального
обеспечения ставится штамп «Пенсия
назначена» в разделе «Сведения о назначении
пенсии». В тех случаях, когда в трудовой
книжке заполнены все страницы соответствующих
разделов, трудовая книжка дополняется
вкладышем. Он вшивается в трудовую книжку,
заполняется и ведется в том же порядке,
что и трудовая книжка и без нее он недействителен.
Работник, отвечающий за кадровую документацию,
ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей
к ним, бухгалтерией ведется приходно-расходная
книга по учету бланков трудовых книжек
и вкладышей к ним. При получении трудовой
книжки в связи с увольнением работник
расписывается в личной карточке (форма
№ Т-2) и в книге учета. Книга учета должна
быть пронумерована, прошнурована и скреплена
подписью и печатью. В случае выявления
неправильной или неточной записи сведений
о работе, переводе на другую постоянную
работу, о награждениях и поощрениях и
др. исправления производятся администрацией
того предприятия, где была внесена соответствующая
запись. Администрация по новому месту
работы обязана оказать работнику в этом
необходимую помощь. При наличии в трудовой
книжке записи об увольнении или переводе
на другую работу, впоследствии признанной
недействительной; при потере трудовой
книжки или если она пришла в негодность
по просьбе работника выдается дубликат
трудовой книжки. Выдача дубликата трудовой
книжки производится администрацией по
последнему месту работы. С целью обеспечения
сохранности трудовые книжки хранятся
в сейфах. Невостребованные трудовые книжки
хранятся до востребования не менее 50
лет. Таким образом, правильное оформление,
ведение и хранение трудовых книжек играет
огромную роль в жизни каждого человека,
так как это важнейший документ, подтверждающий
трудовую деятельность работника. ЗАКЛЮЧЕНИЕ.
Совокупность документов, в которых зафиксированы
этапы трудовой деятельности сотрудников,
называется документацией по личному
составу (кадрам, персоналу). Эти документы
являются наиболее важными документами
и требуют особой тщательности и аккуратности
при оформлении, ведении и хранении на
протяжении длительного срока. Обязательное
ведение кадровой документации на любом
предприятии предусмотрено соответствующими
общегосударственными законодательными
и нормативными актами: Кодексом законов
о труде Российской Федерации, Инструкцией
о порядке ведения трудовых книжек на
предприятиях, в учреждениях и организациях,
Перечнем типовых документов, образующихся
в деятельности госкомитетов, министерств,
ведомств и других учреждений, организаций,
предприятий с указанием сроков хранения,
Типовыми нормами времени на работы по
комплектованию и учету кадров и другими.
Следовательно, одной из наиболее важных
функций кадровойслужбы предприятия (или
сотрудника, ответственного за работу
с кадрами) является правильное документирование
трудовых правоотношений. В частности
большое внимание нужно уделять документам,
возникающим в процессе приема, перевода,
увольнения работников, для того, чтобы
они соответствовали правилам, формулировкам
действующего законодательства. Таким
образом, процедуры, выполняемые кадровой
службой при оформлении движения кадров,
документируются посредством работы с
определенными документами, важнейшими
среди которых являются трудовой договор
(контракт), приказы по личному составу,
трудовая книжка. «Одним из основных правовых
институтов законодательства о труде
является трудовой договор. С его помощью
граждане реализуют свою способность
к труду, определяют основные и дополнительные
условия труда, а также прекращают трудовые
отношения». Он составляется в двух подлинных
экземплярах, один из которых остается
на предприятии, а другой хранится у работника.
Каждый пункт приказа
по личному составу правового
акта, издаваемого по вопросам
регулирования трудовых правоотношений
граждан с администрацией предприятий,
учреждений и организаций - должен быть
сформулирован в строгом соответствии
с требованиями Кодекса законов о труде
Российской Федерации. Важнейшим документом
по личному составу является трудовая
книжка, которая также должна оформляться
и в дальнейшем вестись в точном соответствии
с законодательными и нормативными актами
Российской Федерации, в частности с КЗоТ
РФ и Инструкцией о порядке ведения трудовых
книжек. Согласно статье 2 КЗоТ РФ каждый
работник имеет право на судебное разбирательство,
защиту. Следовательно, любой работодатель
может оказаться в положении ответчика,
а работодатель, не соблюдающий трудовое
законодательство, скорее всего, проиграет
дело. В результате этого, ясно, что и в
интересах работника
и в интересах работодателя
правильное, соответствующее всем
требованиям законов и нормативов
оформление, ведение и хранение
документации по личному составу.
При этом работодатель имеет
возможность осуществлять наиболее
рациональное распределение работ,
обеспечивающее эффективную организацию
труда, а также определять степень
загрузки работника и совершенство
технологического процесса, а работник
более определенно представляет
свои трудовые обязанности и
резервы повышения производительности
своего труда. Список источников
и литературы. I. Источники. 1. Инструкция
о порядке ведения трудовых
книжек на предприятиях, в учреждениях
и организациях//Бюллетень Госкомтруда
СССР. 1986. - № 1. 2. Типовые нормы
времени на работы по комплектованию
и учету кадров (Утверждены Постановлением
Госкомтруда СССР и Президиума
ВЦСПС от 14.04.1985г. № 95/9 18). ЦБНТ
Госкомтруда СССР. М., 1988. 3. Перечень
типовых документов, образующихся
в деятельности госкомитетов, министерств,
ведомств и других учреждений,
организаций, предприятий с указанием
сроков хранения: Главное Архивное
Управление при Совете Министров,
ВНИИДАД М., 1989. 4. Распоряжение мэра
Москвы от 19.10.93 № 595-рм «Об утверждении
размеров штрафных санкций, налагаемых
объединением «Мосгорархив» за
нарушение действующего законодательства
по архивному делу». 5. Кодекс законов
о труде (с изм. и доп. на
01.12.94) М.: изд-во Брандес, 1994. 6. Федеральный
закон «Об информации, информатизации
и защите информации» от 20.02.95
№ 24 ФЗ//Собрание законодательства
РФ, 1995 № 8.
II. Литература 1. Андреева
В.И. Делопроизводство: требования
к документообороту фирмы (На
основе Гостов РФ).- М.: Бизн.-шк. Интел
Синтез, 1994. 2. Иритикова В.С. Приказ
по личному составу//Секретарское
дело. 1997. - № 1 с. 20-27 3. Комментарий
законодательства о трудовом
договоре. М.: Юрид. Лит-ра, 1994. 4. Кузнецова
Т.В. и др. Секретарское дело /Т.В.
Кузнецова, Г.А.Серова, В.И. Андреева,
Н.А. Литвинцева. М.: журн. «Секретарское
дело», 1996. 490 с.: им. (Спец. вып. Журн. «Секретарское
дело»). 5. Пустозерова В.М., Соловьев
А.А. Прием и увольнение работников.
М.: Приор, 1996. 6. Стенюков М.В. Документы.
Делопроизводство: Прктич. Пособие
по документационному обеспечению
деятельности предприятия. М.: Приор,
1996.
Иритикова В.С. Приказ по личному составу//Секретарское
дело. – 1997. № 1. – с. 20
Федеральное агентство по
образованию
Государственное образовательное
учреждение
Высшего профессионального
образования
Магнитогорский государственный
университет
Факультет педагогического
образования и сервисных технологий.
Кафедра русского языка, литературы
и методик их преподавания
Законодательная и нормативная
регламентация документирования кадровой
деятельности
(Курсовая работа по
документоведению)
Выполнил: студент (ка) III курса
по специальности
"Документоведение и
документационное обеспечение управления"
Фахритдинова Розалия
Надибовна
Научный руководитель: Санина
Л.В.
К.П.Н., профессор кафедры
русского языка, литературы
и методик их преподавания
Магнитогорск
2009
Оглавление
Введение
Глава I. Документирование кадровой
деятельности
§1. Общегосударственные законодательные
и нормативно-методические акты, необходимые
в работе службы кадров
§2. Организационно-правовые
документы организации
Глава II. Законодательная
и нормативная регламентация
документирования приема на работу
§1. Составление и оформление
заявления, анкеты, трудового договора
(контракта)
§2. Особенности подготовки
и оформления приказов по личному
составу (о приеме на работу)
§ 3. Оформление трудовой книжки
§4. Личная карточка работника
Заключение
Список использованной литературы
Приложение
Введение
Термин "делопроизводство"
характеризует совокупность работ
по документированию управленческой деятельности
учреждений и организации в них
документов. Понятием "документ"
определяется информация, записанная
любым способом на любом материале,
изданная или полученная любым физическим
или юридическим лицом, в любой
организации для использования
в своей деятельности. Таким образом,
понятия "управление", "информация",
"делопроизводство", "документ"
органически взаимосвязаны. Не случайно
авторы, изучающие эволюцию управленческой
мысли, начинают отчет от шумерской
письменности на глиняных табличках, датированных
третьим тысячелетием до нашей эры.
Эти первые документы содержат информацию
о коммерческих сделках и законах
Шумера, являясь доказательством
существования делопроизводства и
практики управления еще в древнем
мире. Решение проблем управления
документацией в современный
период прошло в развитых странах
два основных этапа, Первый этап 1970-1980гг.
В это время большинство авторов
считали, что "бумажное управление"
не нужно и устарело. Однако второй
этап делопроизводства показал, что "бумажный"
поток увеличивается, и делается вывод,
что существование традиционного делопроизводства
и обработки документов на ЭВМ будут весьма
продолжительными.
Отдел кадров традиционно
представлял собой самостоятельное
структурное подразделение предприятия,
подчиненное либо руководителю предприятия,
либо его заместителю по кадровой
работе. В зависимости от вида и
отраслевой принадлежности предприятия,
количества и структуры кадрового
потенциала изменилась структура и
численный состав самой кадровой
службы.
В условиях стремительного прогресса,
рыночных отношений и конкурентной
экономики своевременное и правильное
решение стратегических и тактических
задач определяет жизнеспособность
фирмы, организации.
Документированная информация
составляет основу управления, его
эффективность в значительной степени
базируются на производстве и потреблении
информации. В современном обществе
информация стала полноценным ресурсом
производства, важным элементом социальной
и политической жизни общества. Качество
информации определяет качество управления.
В современных условиях для повышения
эффективности управления необходимо
уделять достаточное внимание совершенствованию
работы с документами, так как
всякое управленческое решение всегда
базируется на информации, на служебном
документе.
Организация работы с документами
влияет на качество работы аппарата управления,
организацию и культуру труда
управленческих работников. От того, насколько
профессионально ведется документация,
зависит успех управленческой деятельности
в целом. Деловая информация представляется
в виде разного рода документов.
Исследования показывают, что 75% рабочего
времени сотрудников организаций
тратится на их подготовку, сопровождение,
заполнение, копирование и передачу[1].
По данным ISO (International Standards Organization), управление
документами становится одним из
главных факторов конкурентоспособности
любого предприятия[2]. Оно означает
особую организации работы с документами
и данными, координацию процессов
создания, изменения распространения.
Правильно организованное управление
делами снижает время необходимое
для поиска, повышает точность и
своевременность информации, устраняет
ее избыточность.
Во время рыночных отношений
немаловажное значение придается механизации
и автоматизации делопроизводственных
процессов, которые увеличивают
производительность труда работников
занятых в управлении. Рационализации
документационного обеспечения
управления в предприятиях любой
формы собственности необходимо
уделить большое внимание, потому,
что недостатки в постановке этой
работы приводят к серьезным трудностям
в работе руководителя и предприятия
в целом. За счет более совершенной
системы документационного обеспечения
управления достигается более быстрое
движение и исполнение служебных документов,
их сохранение, использование и правильный
отбор на государственное хранение.