Унификация системы организационно-распорядительной документации

В.А. Жуков

924 45 67

     Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.[11]

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

     Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

     Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

     Вывод: Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование    вида документа, адресат, дата, подпись).

     Современные требования к оформлению организационной распорядительной    делопроизводства (ОРД) зафиксированные в гос.госте (ГОСТ Р 6.30-2003).

     Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (30) но и зоны и последовательность их размещение на документе.

1.3. Требования к бланкам документов

     В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Самый обширный - раздел «Архивное дело», включающий основные термины и определения, наиболее используемые в современной практике. Они составлены в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Термины и определения» бланком называется набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного документа информацию.[12]

     Понятие бланка применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи нформации на машинных носителях принципиально иные.

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

     Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

     Бланки документов оформляют в соответствии с приложением 1. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

     В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (приложение 4) и продольный (приложение 5).

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.[13]

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Унифицированные формы документов кадровой службы

     О важности кадровой документации свидетельствует прежде всего тот факт, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность. Применение унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты является обязательным с тоски зрения трудового законодательства РФ и Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Бланк приказа о приеме работника на работу (Унифицированная форма № Т-1).
Бланк приказа о приеме работников на работу (Унифицированная форма № Т-1а).

Бланк личной карточки (Унифицированная форма № Т-2).
Бланк личной карточки госслужащего (Унифицированная форма № Т-2ГС (МС)).
Бланк штатного расписания (Унифицированная форма № Т-3).
Бланк типового трудового договора (контракта)

Бланк о предоставлении отпуска работнику, форма Т-6.
Бланк о предоставлении отпуска работникам, форма Т-6.
Бланк о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), форма Т-8.

Бланк приказа о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) форма № Т-8a.

Бланк о направлении работника в командировку, форма Т-9.
Бланк приказа о направлении работников в командировку, форма № Т-9a.
Бланк командировочного удостоверения, форма Т-10 .
Бланк служебного задания для направления в командировку и отчет о его выполнении форма № Т-10a.

Бланк табеля учета использования рабочего времени (Унифицированная форма № Т-13).

Формы журналов (журналы регистрации приказов и др.).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (см. приложение 7.).

Приказ о приеме на работу - это документ, фиксирующий факт принятия работника на работу. Приказ о приеме издается на основании подписанного трудового договора между работником и работодателем.

    Приказ о приеме на работу подготавливается и оформляется работником кадровой или юридической службы, подписывается руководителем организации и доводится до сведения работника под роспись. В дальнейшем данный приказ уже является основанием для внесения соответствующих записей в личную карточку работника, его трудовую книжку, а также для открытия бухгалтерией лицевого счета работника.[14]
     Для оформления и учета лиц, принимаемых на работу, организация может разработать и использовать собственную текстовую форму приказа о приеме. В этом случае в содержательной части приказа должны быть отражены следующие данные:

        указание распорядительного действия,

        фамилия имя отчество принимаемого работника,

        должность (профессия), на которую принимается сотрудник,

        наименование подразделения или отдела,

        уровень оплаты труда,

        условия испытательного срока (в случае необходимости),

        дата заключения и номер трудового договора, на основании которого принимается работник.

Приказ о приеме на работу может быть издан на группу сотрудников. Тогда все перечисленные выше пункты должны быть указаны в приказе для каждого работника в отдельности.

     Также, для оформления лиц, принимаемых по трудовому договору, можно использовать специальную унифицированную форму приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу: форма № Т-1 - применяется для приема одного работника, форма № Т-1а - для группы работников.
     Заполнение унифицированной формы № Т-1 и Т-1а не должно вызвать каких-либо затруднений, но все-таки есть некоторые особенности оформления данных форм:

1.      Если с работником (работниками) трудовой договор заключается на неопределенный срок, тогда в строке «Дата» формы № Т-1 (в столбце «Период работы» формы № Т-1а) графа «по» не заполняется.

2.      В форме № Т-1 в качестве условий приема на работу и характера предстоящей работы необходимо указать одну из форм организации труда. Например, «по совместительству», «постоянно», «в порядке перевода из другой организации», «для выполнения определенной работы», «для замещения временно отсутствующего работника» и так далее.

3.      Тарифная ставка, оклад и надбавки в приказе о приеме на работу указываются согласно штатному расписанию и должны соответствовать (совпадать) с условиями оплаты труда, прописанными в трудовом договоре.

     Основным преимуществом унифицированных форм приказа (распоряжения) о приеме на работу является их сравнительная простота, гораздо меньшая формализованность по сравнению с текстовой формой, которая во многом является произвольной. В унифицированных формах не надо делать отметки о согласии работника с условиями труда, о прохождении им необходимого инструктажа, медицинского осмотра и так далее. Однако это влечет за собой необходимость составления листков согласования, медицинского осмотра, листа прохождения инструктажа и т.п.
     Согласно изданному приказу работник должен с определенного дня приступить к своим профессиональным обязанностям. Если в установленный день работник не выйдет на работу без уважительных на то причин, приказ может быть аннулирован.

     Вывод: Бланк документа - стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации.

     Бланки изготавливаются типографским способом, а также с помощью компьютера. Бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке документов. Он имеет установленный комплекс реквизитов и порядок их расположения. ГОСТы предполагают такие виды бланков, как:

     - общий бланк для всех видов ОРД;

     - бланк конкретного вида документа, кроме письма;

     - бланк для письма.

     Бланки структурных подразделений организации или должностного лица имеют право на существование, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо обладают правом подписи.

Основные требования к бланку определены ГОСТ Р 6.30-2003.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИОННО -РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ООО «НОВИК»

2.1 Краткая характеристика предприятия ООО «Новик»

     ООО «Новик» организовано в 2004 году, расположено по адресу: Башкортостан, 450000, г. Уфа, Пушкина 67, офис 301.  ООО «Новик» специализируется на выполнении проектных, монтажных и пусконаладочных работах по системам вентиляции, кондиционирования, отопления, водоснабжения, объектов производственного, административно-технического и бытового назначения, жилых домов и коттеджей, а так же осуществляет послегарантийное обслуживание.

     Официальный дилер крупнейших как российских, так зарубежных поставщиков оборудования вентиляции, кондиционирования воздуха и отопления. Организационная структура ООО «Новик» представлена на рисунке 1.

Рис. 1. Схема организационной структуры ООО «Новик»

     Приоритетным в работе предприятия является использование новых технологий, материалов и оборудования ведущих отечественных и зарубежных производителей.

     В настоящее время в ООО «Новик» работают 30 человек, из них 19 – инженерно-технические работники.

     Структурными подразделениями предприятия являются: маркетинговая, проектно-сметная, производственно-техническая, монтажно-пусконаладочная и сервисная группы.

     Монтажные бригады оснащены современным оборудованием для выполнения общестроительных, монтажных и пусконаладочных работ систем кондиционирования, вентиляции и отопления, а так же оборудованием для изготовления воздуховодов и фасонных деталей.