Унификация системы организационно-распорядительной документации

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                      3

ГЛАВА 1. УНИФИКАЦИЯ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИОННО -РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ                                                7

     1.1. Основные понятия и классификация деловой документации             7

     1.2. Реквизиты организационно-распорядительной документации       12

     1.3. Требования к бланкам документов                                                     28

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИОННО -РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ООО «НОВИК»                36

     2.1. Краткая характеристика предприятия                                                 36

     2.2. Составление и оформление управленческой документации             41

     2.3. Мероприятия по оптимизации организационно-

распорядительной документации                                                                    58

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                               63

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 66

ПРИЛОЖЕНИЯ                                                                                                 70

ВВЕДЕНИЕ

     Актуальность. Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

     Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразием и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

     Эффективность работы предприятия, результативность проводимых им сделок не в последнюю очередь зависят от того, как организована деятельность этого предприятия, насколько четко определен круг вопросов, которые решает каждое подразделение, насколько верно с точки зрения производственных интересов установлены права и обязанности каждого сотрудника и полномочия должностных лиц, какова система принятия решений и их исполнения и каков порядок документооборота. Все это регламентируется организационно-распорядительными документами предприятия. К таким документам относятся положения о структурных подразделениях, регламенты работы отделов и отдельных специалистов, инструкции о должностных обязанностях, постановления, распоряжения, приказы, фиксирующие управленческие решения, протоколы, отражающие ход заседаний коллегий и собраний.

     Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

     Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

     Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

     Для написания дипломной работы, были использованы: Конституция РФ, Федеральные законы, Кодексы, Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Типовая инструкция по делопроизводству (2005г.), Положения, имеющие отношение к ОРД; научно-методические работы по указанной проблематике; публикации в периодической печати, текущее делопроизводство учреждений, предприятий, местных органов власти.

     ГОСТ Р 6.30-2003 определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах и др.

     В Единой Государственной системе делопроизводства определены виды документов, в том числе организационно-распорядительных. Пособие М.В. Кирсановой «Современное делопроизводство» основано на изучении существующей практики работы с документами в учреждениях государственных и негосударственных форм собственности.

     В статье В.И. Андреевой «Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства» изложены основные вопросы создания в организации таких нормативных актов, как Инструкция по ведению делопроизводства в организации и Табеля форм документов.
М.В. Ларин в статье «Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях»  приводит исследования, проведенные в 1996-1997-2004 гг.

     Объектом дипломной работы является процессы организационно-распорядительной документации предприятия ООО «Новик».

     Предметом технологии разработки организационно-распорядительной документации.

     Цель дипломной  работы  анализ унифицированных систем организационно-распорядительной документации в управлении.

     В соответствии с поставленной целью были выявлены следующие задачи:

     - изучить основные понятия и классификацию деловой документации;

     - рассмотреть требования к организационно-распорядительной документации, предъявляемых современной нормативно-правовой и нормативно-методической базой;

     - рассмотреть состав реквизитов организационно-распорядительной документации;

     - дать краткую характеристику предприятия ООО «Новик»;

     - проанализировать технологию разработки организационно-распорядительной документации;

     - рассмотреть мероприятия по оптимизации организационно-распорядительной документации.

     Практическая значимость работы. Большой аналитический матери­ал, использованный в дипломе, полученные результаты исследования могут быть применены при создании обобщающих трудов и учебных посо­бий по вопросам современного документоведения, при выборе методологии разработки и проектирования автоматизированных систем управления доку­ментацией в организациях или реальных систем информационного менедж­мента.

     Дипломная работа состоит из введения, двух глав и заключения, списка источников и литературы и приложений к диплому.

ГЛАВА 1. УНИФИКАЦИЯ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИОННО - РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1. Основные понятия и классификация деловой документации

     Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний, сферах жизни, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Документ – это материальный носитель информации о событиях, фактах и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.[1]

     Таким образом, общая функция всех документов – способность содержать информацию, передавать эту информацию во времени и на расстояние. Документная информация служит основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.

     Многие формы управленческой деятельности предприятия выражаются посредством соответствующих документов: планирование – подготовка различных планов, учет – составление и обработка статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации. Инструктирование – издание инструкций, методических указаний и т. д. Документация тесно связана со всеми формами управленческой деятельности предприятия, используется управленческим аппаратом в качестве способа и средств реализации возложенных на него функций.

     В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПК, полученные по телефаксу и т. д.

     Организационно-распорядительные документы в равной степени должны представлять интерес как для работника канцелярии, так и для специалиста, и в первую очередь для учетно-экономических работников всех подразделений и уровней. На протяжении длительного времени в документах этой группы встречалось разностилье в отличие, скажем, от документов по финансово-расчетным операциям. Документы различались по названиям и оформлению, хотя по содержанию были одинаковыми. Но когда стала внедряться электронно-вычислительная техника, положение осложнилось, поскольку разноликую документацию невозможно было ввести в ЭВМ.

     Поэтому для более эффективного использования электронно-вычислительной и организационной техники при работе с документами этой группы было решено унифицировать их, т. е. ввести стандарты на организационно-распорядительную документацию.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

     Унификация (от латинского unus – один + facere – делать) – приведение чего-либо к единой форме, системе, единообразию.[2]

     Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

     Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», они делятся на:

• организационные (положения, уставы, инструкции, правила);
• распорядительные (приказы, решения, постановления, распоряжения);
• документы по личному составу (личные дела, личные карточки, трудовые книжки и др.);

• документы финансово-расчетные (счета, кассовые документы, расчетные и др.);

• справочно-информационные (протоколы, докладные записки, справки, акты, письма, удостоверения).

     Привести полный перечень видов документов, входящих в эту систему, не представляется возможным, так как в сфере управления применяется много других видов документов, аналогичных перечисленным как по функциональному назначению, так и по составу информации.
Организационные документы по сравнению с распорядительными и справочно-информационными являются более общими, основополагающими. В то же время они обладают высшей юридической силой, так как документы двух других групп создаются на базе организационной документации.

     В зависимости от обстоятельств какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

     От правильной организации документооборота предприятия зависит эффективность его работы. Этому вопросу всегда уделялось немало внимания и средств. Электронная техника стала реальной необходимостью для документационного обеспечения управления предприятием. С появлением компьютерных технологий стало возможным работать с документами намного быстрее, проще, эффективнее, чем раньше.

     В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют повысить скорость оформления документа, повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными технологиями».

Информационные технологии позволяют также обеспечить удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера.