Система распорядительной документации

Содержание

12.Система распорядительной документации…………………………………3

14.Система  отчетной документации……………………………………………8

19.Конфиденциальные  документы и организация их  защиты от несанкционированного  доступа…………………………………………………9

Практическая  часть……………………………………………………………...20

Штатное расписание…………………………………………………………….20

Распоряжение……………………………………………………………………21

Гарантийное письмо…………………………………………………………….22

Список  литературы………………………………………………………………23

 

12.Система распорядительной  документации.

Независимо от характера  деятельности организации, её организационно-правовой  формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных  документов.

Основное назначение распорядительных документов -  регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты  работы  предприятия.

Решения, фиксирующиеся в  распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной  структуры предприятия, учреждения, характера, содержания, средств и  способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечение организации  финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления.

В юридическом  плане распорядительные документы  относятся к нормативно-правовым актам. В них получают выражение конкретные юридические властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов решаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются  конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

1. правовые акты, действующие  на федеральном уровне – акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством  РФ, органами федеральной исполнительной  власти;

2. правовые акты, действующие  на уровне субъектов  РФ  – краёв, областей, городов республиканского  значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов,  а также их территориальных  образований;

3. правовые акты, действующие  в пределах отрасли (издаются  отраслевыми органами федеральной  исполнительной власти);

4. правовые акты, действующие  в рамках отдельной организации,  предприятия, учреждения.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории  ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на:

1.акты, затрагивающие права,  свободы, законные интересы граждан  РФ;

2. акты межведомственного  характера;

3. акты, регулирующие отношения  органов федеральной исполнительной  власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.

Основанием  для  издания распорядительного документа  может быть:

1. необходимость исполнения  законодательных, нормативных правовых  актов и иных решений вышестоящих  органов;

2. необходимость осуществления  собственной исполнительно-распорядительной  деятельности, вытекающей из функций  и задач организации.

Распорядительные документы  могут издаваться совместно несколькими  органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы  делятся на две группы:

1. документы, издаваемые  в условиях коллегиальности;

2. документы, издаваемые  в условиях единоличного принятия  решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой  работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать сложные и крупные вопросы, требующие серьёзной проработки. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных  органов особо выделяются совещательные  по своему статусу органы, например, коллегии министерств. Их специфика  заключается в том, что решения  совещательных органов носят  не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять  собственное решение, вопреки решению  совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит её руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

В органах управления, действующих  на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные  решения по достаточно узкому кругу  вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации -  её кадрового  состава, материального или иного  обеспечения и некоторых других.

В соответствии с действующим  законодательством и компетенцией органы управления издают следующие  распорядительные документы: приказы, указания, решения, постановления, распоряжения.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления  и решения.

В условиях единоличного принятия решения издаются приказы, указания, распоряжения.

Постановление принято определять как  «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения».

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым местными органами власти. Решениями оформляются также и результаты деятельности других коллегиальных органов – коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.д.

Распоряжение – акт  управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенцией, имеющий обязательную силу для граждан  и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы:

• распоряжения общего, длительного действия;
• распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.

Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краёв, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.

Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителя подразделений в пределах их компетенций. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть  указаний начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку  в пределах календарного года.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями  министерств, ведомств, отделов, управлений, организаций, предприятий действующих на основе единоначалия. Приказ издаётся для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определённые сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Оформлению приказами  подлежат:

• решения и поручения, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия и другими основными вопросами деятельности, имеющие постоянный характер и обязательные к исполнению, а также с проведение важных организационных мероприятий;
• утверждение и введение в действие положений, уставов, правил, инструкций и т.п. и при необходимости решение вопросов по проведению определённых организационных мероприятий, связанных с введением этих документов;
• вопросы реорганизации, создания, ликвидации структурных подразделений;
• итоги работы предприятия, объявлении результатов проверок и ревизий;
• приём на работу, перевод на другую работу, увольнение работников;
• поощрения работников, наложение дисциплинарных взысканий и другие кадровые вопросы.

Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости. Изменения и дополнения в приказы, а также их а производится только приказами.

Юридическим основанием для  издания приказов являются:

• законы РФ;
• указы, распоряжения Президента РФ;
• постановления, распоряжения Правительства РФ;

• необходимость правового регулирования деятельности предприятиями решения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Посредством приказа руководитель ставить перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для исполнении для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчинённости.

 

 

14.Система отчетной  документации

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах  деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной  статистической отчетности разрабатываются  Министерством статистики и анализа  Республики Беларусь и являются обязательными  для всех учреждений, организаций  и предприятий. Порядок составления  и оформления документов государственной  статистической отчетности устанавливаются  постановлениями этого министерства.

Формы документов ведомственной  отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Национальный банк Республики Беларусь, Министерство по налогам  и сборам и Министерство финансов представляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой  отчетности, обязательные для всех организаций. Формы ведомственной  отчетности готовят органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим  территориальным органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой  и годовой.

В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о  выполнении планов, заданий, разовых  поручений руководства или поручений  вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами  структурных подразделений и  представляются на рассмотрение руководства  данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы  могут называться: отчет или справка  отчетного характера.

Государственная статическая  и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных  форм и в соответствии с утвержденными  нормативными документами. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном  листе бумаги. Обязательными реквизитами  отчета или справки отчетного  характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это  отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция  руководителя (на справке отчетного  характера).

В заголовке отчета указывается: наименование органа или  должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии…»; «Отчет о работе отдела…»); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).