Требования к оформлению реквизитов текста документов

     Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части  верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфические продукцией, подлежащей учёту.

     Порядку изготовления, учёта, использования  и хранения бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъекта Российской Федерации посвящён специальный пятый раздел стандарта.

     Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, надо помнить, что Правительством Российской Федерации издано Постановление «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», в котором установлено, что «изготовление … бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические … предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне».

     Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03).

     В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление её деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

     Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный  герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

     Эмблема облегчает поиск документа, позволяет  сразу определить, от кого получен  документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стороне эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организации.  

     Товарный  знак, знак обслуживания изображаются на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации . Товарный знак – это обозначение, способное отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

     Товарный  знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объёмные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой: государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и др. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца. Зона и правила расположения  товарного знака на бланках те же, что и у эмблемы.     

     Код организации (реквизит 04).

     Код организации проставляют по Общероссийскому  классификатору предприятий и организации (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации. Код по  ОКПО может быть проставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлении типографическим способом.

     Каждая  организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например, любая организация (юридическое лицо) в г. Москва должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате, иметь свидетельство о том, что она внесена в реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняя цифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума – 0509876 5. каждая цифра в коде несёт определённую информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определённой отрасли, к определённому уровню в данной отрасли, виду деятельности и т.д.

       Код организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов после реквизита «Наименование организации» (на общих бланках) или после реквизита «Справочные данные об организации» на бланках служебных писем). Код организации является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа. Код необходим также при внедрении компьютерных технологий обработки информации.

     Основной  государственный  регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05).

     Основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

     Идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (реквизит 06).

     Идентификационный номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

     Код формы документа (реквизит 07).

     Код формы документа проставляют  по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Он должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора.

     Код по ОКУД используется реже и проставляется  только на унифицированных документах, название форм которых включено в  общероссийский классификатор управленческой документации, например:

• 0222152 – штатное расписание;
• 0276030 – график отпусков;
• 0221052 – должностная инструкция.

     Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. На общем бланке код  формы документа впечатывается  при составлении конкретного  вида документа.

     Наименование организации (реквизит 08).

     В документе мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации  или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может  выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться ещё и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях – наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

     Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

           Например:

Министерство  общего

и профессионального

образования

Российский  государственный

Гуманитарный  университет

     Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда соответствовать установленными требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором).

     Сокращенное наименование приводится только в том  случае, если оно закреплено в учредительном  документе. Помещаются сокращенное  наименование организации ниже полного.

     Если  в учредительном документе название организации было повторено на иностранном  языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском  языке.

     Наименование  филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения  организации указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации».

     Субъекты  Российской Федерации, имеющие в  качестве государственного наряду с  русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках – национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

     Название  структурной части чаще всего  указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты  бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках. 

     Справочные  данные об организации (реквизит 09).

     Чем полнее заполнен этот реквизит, тем  меньше вопросов возникнет у адресата при общении с данной организацией.

     Почтовый  и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи.

     Данный  реквизит включает в себя:

     - почтовый адрес, элементы которого  указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными Постановлением Правительства РФ. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем название города, штата или округа, почтовый индекс и название страны. Российская Федерация также переходит на международную систему написания адреса;

     - номера телефонов и другие  сведения по усмотрению организации  (номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и  www – страницы (если они есть), номера счетов в банке).

     Данный  реквизит указывается только на бланках  служебного письма, так как письмо предполагает переписку и в бланке для письма помещается адрес организации-автора.

     Счета в банке указываются только в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположения реквизитов, так как информация о счёте в банке занимает значительный объём и, как правило, не помещается на бланке с угловым вариантом.

     При составлении письма на бланке без  указания счёта в банке в случае необходимости его указания сведения о нём приводятся в конце текста, например: «Оплату гарантируем. Наш счёт № 40603810900071733211 в КБ «Мост-Банк» к/с 30101810700000000705 БИК 044583705 ИНН 7701113887». При необходимости указывают почтовый адрес бланка.

     Наименование вида документа (реквизит 10).

     Наименование  вида документа должно соответствовать  компетенции организации и содержанию управленческого действия.

     Наименование  вида документа не указывают в  служебном письме.

     Этот  реквизит располагают на бланке документа  за реквизитом, указывающим наименование организации (от 0-го положения табулятора). Оформляют реквизит прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ПРИКАЗ, ДОГОВОР и др.). Разрешается название А К Т печатать прописными буквами вразрядку.

     Регламентируется  уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме «наименование вида документа» не указывается.

     В бланке конкретного вида документа  данный реквизит проставляется после  наименования организации – автора документа.

     Дата  документа (реквизит 11).

     Дата  – обязательный реквизит любого документа. Дата на документе всего несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

     Основной  датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписи. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.