Унификация текста документа

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………...............................3

1. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ УНИФИКАЦИИ ТЕКСТОВ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ  ДОКУМЕНТОВ……………………....................4

2. ФОРМЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ

     ТЕКСТОВ: ТРАФАРЕТ, АНКЕТА, ТАБЛИЦА,

     СВЯЗНЫЙ ТЕКСТ………………………………………………………..7

3. ОБЩИЕ ПРАВИЛА СОКРАЩЕНИЯ СЛОВ И

     СЛОВОСОЧЕТАНИЙ……………………………………………………13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….17

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТИЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………18

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

      В настоящее время изменение методов управления и широкое использование новейших информационных технологий делают особо актуальной проблему формирования системы документационного обеспечения, совершенствования применяемых документов. Одним из важнейших направлений совершенствования управленческой документации   является унификация текстов документов. Унификация текстов рассматривается в настоящее время как организованная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления, что достигается путем сокращения времени на составление документов и их восприятие.

    Таким образом, актуальность данной темы заключается  в том, что изучение унификации текста документов позволяет более рационально  и грамотно работать с управленческой документацией. Следовательно, цель моей курсовой  работы заключается изучить процесс унификации текста документа.

      Исходя  из обозначенной цели, можно выявить  ряд следующих задач:

      - изучить основные этапы унификации  текстов управленческих документов.

      -   рассмотреть формы представления унифицированных текстов.

      - продемонстрировать общие положения  сокращения слов и словосочетаний  в унифицированных текстах.

      Исследование  состоит из: введения, трех глав, заключения, списка литературы.

      В работе предпринята попытка проанализировать и изучить всю структуру формирования унификации текста документа. 
 
 

1. ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ  УНИФИКАЦИИ ТЕКСТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ  ДОКУМЕНТОВ  

      Историческое  развитие документирования управленческой деятельности, направленное на совершенствование  документа как инструмента управления, четко выделило два составных компонента управленческого документа: формулярную часть (формуляр) и текстовую часть (текст), которая содержит сведения о конкретных управленческих ситуациях и является основанием для дальнейших управленческих действий. Для начала рассмотрим следующие варианты определения текста. Текст (от лат. textus — ткань, сплетение) — в лингвистике понимается как продукт речевой деятельности, относящийся к "речи" в ее противопоставлении "языку"¹. В общесемиотическом понимании, термин "текст" применяется к любой знаковой последовательности, способной выступать как самостоятельный знак². Делая вывод из выше предложенных определений, можно сказать, что Текст – это любая информация зафиксированная на каком-либо носителе и несущая в себе всю или основную честь речевой информации документа.

        Рассмотрим ряд особенностей  управленческих документов, обусловленных  спецификой их функционирования: устойчивость языковых конструкций,  определяемая наличием в управлении  однотипных, циклично повторяющихся операций; зависимость лексики документов управления от законодательных и нормативных актов органов власти, вышестоящих и функциональных органов управления; насыщенность документов специальной терминологией; нейтральность лексики, то есть отсутствие экспрессивно и эмоционально окрашенных выражений; однотипность структуры текстов отдельных групп документов.  Именно эти особенности текстов документов создают предпосылки для их унификации. 

      Так же выделяют основные этапы унификации текстов, к ним относятся следующие:

      - унификация структуры текста - выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа; 

      - унификация языковых средств выражения содержания в тексте документа; 

      -разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы. 

      Что касается основы унификации тестов, то в ней лежит метод выделения  постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная информация конкретизирует тему, обозначенную постоянной частью текста³. 

      Особое  внимание нужно акцентировать на том, что текст унифицированного управленческого документа должен быть ясным, информационно емким и убедительным. 

      Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью выражения содержания. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, дополнений, определений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов, придаточных предложений), а также от правильности выбора формы предложения (односоставное, двусоставное или сложное). 

      Точность  текста или предложения заключается в правильном употреблении слов и словосочетаний с точки зрения их значения и формы. Правильность формы слова или словосочетания определяется нормами словообразования, управления, употребления предлогов с учетом специфики деловой речи. Существуют конкретные правила, необходимые для достижения логичности и точности текста.

      Одной из важнейших черт текста документа  является убедительность. Убедительным является документ, содержащий аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управленческого решения. Убедительность текста зависит от последовательности расположения смысловых компонентов, выражающей логическую зависимость между аргументами и следствием.

      Если  же речь идет о деловом стиле, то этот стиль требует специфических  средств выражения модальности. Модальность выражает отношение автора к содержанию документа и достигается такими средствами как употребление неопределенной формы глагола, наклонений глагола, а в некоторых случаях - собственным значением глагола. Выбор того или иного средства выражения модальности зависит от конкретного содержания документа, однако можно говорить и о типовых способах ее выражения.  

      Таким образом, в унификации текстов выделяют три основных этапа, в которых в дальнейшем становился видно структуру текста, языковые средства выражения, а так же разработку унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы. Рассматривается метод выделения постоянной и переменной информации текста. А также ясность, точность, убедительность и информационная емкость текста. 
 
 
 
 

2. ФОРМЫ  ПРЕДСТАВЛЕНИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ  ТЕКСТОВ: ТРАФАРЕТ, АНКЕТА, ТАБЛИЦА, СВЯЗНЫЙ ТЕКСТ 

      Различают следующие формы представления унифицированного текста: связный текст, трафарет, анкету и таблицу. При этом нужно учитывать, что текст документа в общем виде может содержать информацию о действиях или отношениях (предикат) между учреждениями, организациями, предприятиями или лицами (субъект и объект), о признаках или характеристиках предиката, субъекта и объекта. Поскольку от наличия и организации в документе информации о субъекте, объекте, их признаках, действиях и отношениях между ними зависит выбор формы представления текста.

      Трафарет - форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию⁴. 

Например, трафаретный текст в письме: "Согласно разнарядке от 

00.00.00 N ______________ нашему предприятию выделен  фонд на 19___ 

год на ___________________________________________________________ 

в количестве ______________________ шт., в том числе по кварталам: 

I кв. ______________________ шт. III кв. _____________________ шт. 

II кв. _____________________ шт. IV кв. ____________________ шт.". 

      При разработке трафаретов для подразделения всей информации на постоянную и переменную должны быть изучены и учтены все особенности управленческой ситуации, оформляемой документом. При этом следует учитывать, что постоянная часть каждого предложения трафаретного текста должна быть сформулирована так, чтобы можно было быстро и однозначно выбрать вариант переменной информации для внесения ее в трафарет. Каждое предложение в трафаретном тексте начинается с постоянной информации. Переменная информация помещается вслед за постоянной и может чередоваться с ней. Когда дело касается выбора анкеты или таблицы, первым делом смотрят, имеется ли наличие информации об объекте и его признаках.

      Анкета  и таблица - это результат определенной формализации, в процессе которой текст лишается обычной грамматической связности, а содержание текста передается упрощенными конструкциями, цифрами или другими знаками.

      Анкета- форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам⁵. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень указанных признаков и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.  Но в отдельных случаях наименования признаков могут быть расположены горизонтально. При построении анкет следует стремиться к выражению постоянной информации словосочетаниями, в которых опорное слово - существительное, которое стоит в именительном падеже. При заполнении анкет грамматическая форма и значение переменной информации определяются значением и формой выражения постоянной информации. 

Например: Приказ о поощрении 

Табельный номер 0243 

Фамилия Петров 

Имя Иван 

Отчество  Владимирович 

Должность ст. научн. сотрудник 

Структурное отдел экономических исследований 

подразделение 

Мотив поощрения досрочное выполнение планового задания 

Вид поощрения  благодарность 

Основание Докладная записка зав. отделом. 

Дата  поощрения 01.02.81 

      Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков⁶. Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. 

      

      Обобщенные  наименования признаков в таблице  составляют заголовок и подзаголовки граф (головка), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк  таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик).

Например:   

      Постоянными частями текста, которые вносятся в форму документа при его изготовлении, являются: заголовок и подзаголовки граф, заголовок строк.

      Наименования  признаков рекомендуется располагать  в порядке, последовательно раскрывающем информационные характеристики объектов.

      Заголовки и подзаголовки строк и граф таблицы  должны быть сформулированы в максимально  лаконичной форме: в виде отдельного слова в именительном падеже или  словосочетания с опорным словом в именительном падеже.