Автор работы: Пользователь скрыл имя, 12 Марта 2012 в 08:47, доклад
Стандарт ISO 15489 «Information and documentation – Records management» («Информация и документация – Управление документами») был принят в 2001 г. Он содержит общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах. ISO 15489 был разработан на основе стандарта Австралии AS 4390 «Records management». Определяющая идея AS 4390 – управление документацией является важнейшей частью управления деловой деятельностью организации, т. к. документ по своей сути является не только входом и/или выходом деловых операций, но и юридическим свидетельством их выполнения.
изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры,
соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет)
сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для
обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется
бескислотный картон.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и
последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски
тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей,
мучной и крахмальный
Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному
оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких
обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы
дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты
обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления
архивного шифра, количества листов в деле).
Документы федерального органа исполнительной власти являются
федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности
в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат
обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как
часть Архивного фонда Российской Федерации.
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
(Наименование федерального
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
(Наименование федерального
подразделения)
ДЕЛО N ________ ТОМ N _________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
______________________________
(Заголовок дела)
______________________________
(Крайние даты)
-----------------------
|Ф. N ______________ |
| |
|Оп. N _____________ |
| |
|Д. N ______________ |
-----------------------
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________
В деле подшито и пронумеровано _____________________________ лист(ов),
в том числе:
литерные номера листов ______________________________
пропущенные номера листов ______________________________
+ листов внутренней описи ______
------------------------------
| Особенности физического
| дела
|-----------------------------
|
1
|-----------------------------
|
------------------------------
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма листа-заверителя дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _______________
------------------------------
| N п/п | Индекс | Дата | Заголовок | Номера листов | Примечание |
| | документа | документа | документа | дела | |
|-----------------------------
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|-----------------------------
| | | | | | |
------------------------------
Итого ________________________
(цифрами и прописью)
Количество листов
внутренней описи _____________
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела
Дата
Форма внутренней описи
Наименование федерального
органа исполнительной власти УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности
______________ N ___________ исполнительной власти
____________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих Дата
хранению
На основании ______________________________
(название и выходные данные перечня документов с
указанием сроков их хранения)
______________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N
________________________
(название фонда)
------------------------------
| N | Заголовок | Дата | Номера | Индекс дела | Количество | Сроки | Примечание |
| п/п | дела или | дела или | описей | по | дел | хранения | |
| | групповой | крайние | | номенклатуре | | дела | |
| | заголовок | даты дел | | или | | и номера | |
| | дел | | | N дела по | | статей по | |
| | | | | описи | | перечню | |
|-----------------------------
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
|-----------------------------
| | | | | | | | |
|-----------------------------
| | | | | | | | |
|-----------------------------
| | | | | | | | |
|-----------------------------
| | | | | | | | |
------------------------------
Итого ______________________________ дел за _____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК
______________________________
(наименование архивного
(протокол от ___________________________ N ___________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от ________ N ___________
Документы в количестве ______________________________
весом _______________________ кг сданы в _____________________________
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________ N __________
Наименование должности
федерального органа исполнительной
власти, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
архива (службы ДОУ), внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма
акта о выделении к
не подлежащих хранению
Журнал учета печатей и штампов
------------------------------
| N | Оттиск | Наименование | Дата | Предприятие- | Кому выдана |
| п/п | печати | печати | получения | изготовитель, | (должность, |
| | (штампа) | (штампа) | печати | дата и N | подразделение) |
| | | | (штампа) от | сопроводительного | |
| | | | изготовителя | документа | |
|-----------------------------
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------
------------------------------
| Роспись | Дата возврата | Роспись | Дата уничтожения | Дата, |
| работника | печати | работника | печати | номер акта |
|-----------------------------
| 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
------------------------------
ЖУРНАЛЫ УЧЕТА БЛАНКОВ
Журнал учета поступления
------------------------------
| Наименование | Дата | Дата и N | Наименование | Кол-во | Серия и номера |
| вида | поступления | сопроводительного | организации - | экз. | гербовых бланков |
| | бланка | документа | поставщика | бланков | |
| | | | бланков | | |
|-----------------------------
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------
Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения
------------------------------