Составление и оформление объяснительной записки, протокола и актов

                               Федеральная архивная служба России                        

                                                  (Росархив)                              

                                                                      

                                                  Протокол                               

                                                                      

   ______________                        Москва                     N __________

                                                                      

                                                                      

    заседания  комиссии по ...                                         

                                                                      

Председательствующий - Смирнов С.С.                                   

                                                                      

Секретарь - Антонова М.И.                                             

                                                                      

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)                       

                                                                      

          Повестка дня:                                               

                                                                      

    1. О  разработке и принципах ...                                   

       Доклад заместителя руководителя ...                            

                                                                      

    2. О  ...                                                          

                                                                      

1. Слушали:                                                           

    Соколову  А.И. - текст доклада прилагается                         

                                                                      

Выступили:                                                            

    Иванов  М.И. - краткая запись выступления                          

    Петров  Н.И. - краткая запись выступления                          

                                                                      

Постановили:                                                          

    1.1. Одобрить ...                                                 

    1.2. ...                                                          

                                                                      

2. Слушали:                                                           

                                                                      

   Выступили:                                                         

                                                                      

   Постановили:                                                       

                                                                      

Председательствующий              Подпись         Расшифровка  подписи 

                                                                      

Секретарь                         Подпись         Расшифровка  подписи 

                                                                      

Составление и оформление акта

     Одним из видов документов, с которыми в своей деятельности часто сталкиваются организация и ее кадровая служба, является акт. В широком смысле акты — это обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке [4]. Специфика акта состоит в том, что этот вид документа применяется в различных системах документации (организационно-распорядительной, финансово-бухгалтерской, проектно-конструкторской и др.). Термин «акт» широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.). В этой области термин «акт» выступает не как обозначение вида документа, а родовое понятие для группы документов. Например, к законодательным актам относятся такие виды документов, как Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации; к нормативным правовым актам (актам законодательства), кроме перечисленных, относятся такие виды документов, как постановления Совета Депутатов, постановления и приказы министерств и иных органов государственного управления, решения органов местного управления и самоуправления и др. Акты гражданского состояния — это акты, подтверждающие в установленном порядке факты рождения, смерти, заключения брака, его расторжения, усыновления, перемены фамилии, имени, отчества. Им соответствуют такие разновидности документов, как свидетельство о рождении, свидетельство о заключении (расторжении) брака и др. Акты международного права — это такие виды документов, как международные договоры, соглашения, конвенции и др. Оставив в стороне юридический аспект, акту можно дать следующее определение: Акт — документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия. Как видно из определения, в большинстве случаев акт составляется комиссией с целью объективной фиксации фактов или определенной ситуации (авария, хищение и т.п.). Возможно составление акта одним уполномоченным лицом — ревизором, инспектором и т.п. Акты готовятся по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, выделении документов к уничтожению и т.д. Так как акты применяются при документировании различных сторон деятельности организаций и должностных лиц, фиксации фактов, событий и действий в различных сферах, то единой, универсальной формы акта не существует. Оформление акта в каждом конкретном случае может иметь свои особенности. Кроме того, для некоторых видов актов нормативно-методическими документами установлены специальные формы, не подлежащие изменению. Тем не менее, к оформлению актов предъявляется ряд общих требований. Они зафиксированы в «Государственном стандарте 6.38-95 УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов» и Методических указаниях по его применению, а также в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях [2].

     При составлении и оформлении акта используются следующие реквизиты:

     • наименование организации;

     • название вида документа;

     • дата;

     • индекс;

     • место составления;

     • заголовок к тексту;

     • текст;

     • отметка о наличии приложения (если оно имеется);

     • виза ознакомления с актом;

     • отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

     • подпись.

     Дополнительными реквизитами акта могут быть: гриф утверждения; код организации по ОКПО; код документа по ОКУД (для  документов, входящих в УСОРД, код  по ОКУД, как было сказано выше, имеет  лишь форма акта о ликвидации (реорганизации) организации (предприятия); отметка  о контроле. Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др. 
 
 
 
 
 
 
 

     М.П.                                      УТВЕРЖДАЮ

  

                                        Руководителю предприятия

                                      _____________________________

                                      _____________________________

                                      (подпись, фамилия и инициалы)

  

  

                                     АКТ

                       на списание испорченных бланков

                               трудовых книжек

  

   г. __________________                         "___"__________ _____ г.

  

        Нами ____________________________________________________________

                 (перечисляются должности, инициалы  и фамилии членов

                            комиссии по списанию бланков)

  

   ______________________________________________________________________

   составлен  настоящий акт о том, что  за период с _______________________

   по ________________ на _______________________________________________

                                (полное наименование предприятия)

  

   испорчено  ____________________________________________________________

                         (подробная причина порчи)

  

   ___________________ штук ____________________________ бланков трудовых

     (количество)             (количество прописью)

  

   книжек (вкладышей  к ним), которые "___"__________ _____ г.

  

   уничтожены  путем сожжения.

  

  

        Подписи членов комиссии

                                  ___________________________

                                       (и., о., фамилия)

  

                                  ____________________________

  

                                  ____________________________

  

                                                ____________________________ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

     Распорядительные документы это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

     Принятие  унифицированной системы документации позволило поставить делопроизводство на более новый высокий уровень. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы

1. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. - М.: Бератор, 2006. – 208с.
2. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. М.: 2007
3. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Книга 1. Управленческое документоведение. - УрАГС: Екатеринбург. 2004
4. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М.: 2004
5. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин. А.Н.Сокова. – М., 2005. – 90 с.