Система управления документооборотом на основе web-технологий

Важное  значение для организации эффективного управления неструктурированными документами  имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов  служит средством группирования  и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа есть возможность  задания длинных имен каталогов  и файлов в качестве названий папок  и документов, а также имеются  соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

В свою очередь, накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода  бумажных документов, могут быть переведены в электрон-ные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управ-ляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск в вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно. Сегодня отсутствие веб-клиент у СЭУД уже нонсенс. Более того, многие производители ПО постепенно забывают о настольных клиентах и разрабатывают ИС только с веб-клиентом. Такой подход на первый взгляд сулит множество преимуществ перед настольными клиентами: веб-клиент предоставляет универсальный интерфейс для всех категорий пользователей, независимо от их роли и географического местоположения, что упрощает настройку системы и техническую поддержку пользователей. Однако без настольных интеграционных компонентов, устанавливаемых на рабочих местах, не может быть и речи об организации единого хранилища документов и повышении эффективности работы пользователей. Поэтому портальные технологии СЭУД должны использоваться скорее только для привлечения к бизнес-процессам внешних пользователей, которых невозможно или нецелесообразно включать в корпоративную сеть.

Разумеется, использование корпоративных информационных порталов (КИП) не ограничивается применением  их в рамках управления документооборотом. Современные порталы интересны и как самостоятельные информационные системы, позволяющие организовать единый персонализированный безопасный доступ ко всем бизнес-приложениям и корпоративной информации. КИП является еще одной технологией консолидации информационных систем: если СЭУД консолидирует все документоориентированные информационные системы, то портал накрывает «зонтиком» все бизнес-приложения организации, включая СЭУД.

В заключении можно сказать, что комбинация методов  и средств офисной автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной  информации), систем workflow (управление, маршрутизация и координация  передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск неструктурированной  информации), а также интеграция программных продуктов, реализующих  эти методы, обеспечивает комплексную  автоматизацию учрежденческой деятельности.

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Федеральный закон РФ от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете»

2. Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

3.  Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98. Утверждено приказом МФ РФ от 09.12.98 г. №60н.

4. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99. Утверждено приказом МФ РФ от 06.07.99 г. №43н.

5.  Бархатнова А. Сроки хранения документов и последствия их утраты // Финансовая газета. – 2004.

6.  Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. – 2004.

7.  Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учеб. пособие / Под ред. проф. В.Д. Новодворского. – М.: ИНФРА-М, 2003.

8. Елгина Е.Б. Первичные документы. – М.: Статус-кво, 2004

9. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа - «Интел-синтез» 2001.

10.  Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – М.: ИНФРА – М, 2004.

11.  Кузнецова Т.В. Ведение контроля над сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 2000.

12.  Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.

13. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях. - М., 2005.

14.  Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 2-е издание – М.: ООО «НИТАРАЛЬЯНС», 2003.

15. Храмцовская Н.А. Что такое «документ»? /Делопроизводство и документооборот на предприятии/ N7, июль 2004.

                                                                                                         (Приложение 6)

 

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

 

 

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает  правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически  инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой  для их составления являются Примерные  и Типовые инструкции, а также  действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими  документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

• сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
• ответственность за ее несоблюдение;
• подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
• нормативно-методическую базу.

                                                                                                 

  (Приложение 2  )

 

ЖУРНАЛЬНАЯ ФОРМА  РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Журнал регистрации  входящей корреспонденции

Дата поступ-  ления и   регистраци-  онный номер	Корреспон-  дент, дата   и номер   документа	Краткое   содержание	Распределе-  ние и перерас-  пределение	Ход исполне-  ния, отметка   о хранении
1	2	3	4	5

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер  записи. Сведения графы 1 соответствуют  реквизиту 28 поступившего документа.

Сведения в графу 2 переносятся  из бланка (06, 09,10 реквизиты корреспондента).

В графу 3 переносится заголовок (17) поступившего документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие  приложений и т.д.).

В графу 4 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи графы 4 датируются.

В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.

Журнал регистрации  исходящей корреспонденции

Дата и регистра-  ционный номер	Корреспондент	Краткое  содержание	Отметка  о хранении
1	2	3	4

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер  записи. Сведения графы 1 соответствуют  реквизитам 09 и 10 документа.

Сведения в графу 2 переносятся  из реквизита 14. Достаточно указать  только наименование организации.

В графу 3 переносится заголовок (17) отправленного документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие  приложений и т.д.).

В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного  документа и, если необходимо, делается отметка об ответе корреспондента. Записи графы 4 датируются.

Журнал регистрации  внутренних документов (примерная форма)

Дата и  регистацион-  ный номер	Краткое  содержание	Исполнители	Срок  исполнения	Ход исполне-  ния, отметка  о хранении
1	2	3	4	5

Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер  записи. Сведения графы 1 соответствуют  реквизитам 09 и 10 документа.

В графу 2 переносится заголовок (17) документа. Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).

В графе 3 указывают фамилии тех  должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа).

В графу 4 вносится срок (сроки) исполнения. (Информация из текста документа).

В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и без документных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения графы 5 соответствуют реквизиту 27.

Заголовки граф иначе называются реквизитами  регистрационной формы или поисковыми признаками. При журнальной форме  регистрации активными поисковыми признаками являются только порядковый регистрационный номер и дата (сведения графы 1), что серьезно затрудняет справочно-информационную работу. Журналы  целесообразно использовать, если в  течение года в каждом из них делается не более двухсот записей.

Более удобной является карточная  система регистрации, поскольку  она позволяет преодолеть два  принципиальных недостатка журнальной формы. Регистрационно-контрольная  карточка позволяет более подробно фиксировать этапы перераспределения  и хода исполнения документа и  оптимизировать оперативный поиск  документа или информации о нем.

 

 

 

 

 

                                                                                                   (Приложение 3 )

КАРТОЧНАЯ ФОРМА  РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

 

Единая регистрационно-контрольная  карточка оформляется на бумаге формата А5 или А6 (рис. 1).

Рис. 1. Форма регистрационно-контрольной карточки

В поля карточки заносят следующую  информацию.

1. Корреспондент. Для входящих документов в этой позиции указывают реквизит 06 поступившего документа, для исходящих - сведения переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации. Для внутренних - указывают вид документа (08).
2. Дата поступления и регистрационный номер. Заполняется только при регистрации входящих документов.
3. Дата и номер документа. Сведения переносятся из бланка (09,10 реквизиты).
4. Краткое содержание - заголовок документа (17); Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.).
5. При регистрации входящих документов в позицию 5 последовательно вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи датируются. При регистрации внутренних документов указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. (Информация из текста документа).